Требования к оформлению официальных документов

Содержание

• 1 Как составлять документы по госту
• 2 Когда документ на нескольких страницах
• 3 Отступы и интервалы
• 4 Выравнивание — по ширине
• 5 Нумерация и названия реквизитов
• 6 Появилась отметка об электронной подписи
• 7 Как указать исполнителя
• 8 Заголовок документа
• 9 От какого лица писать текст
• 10 ЭДО и новый ГОСТ
• 11 Дополнительные изменения в оформлении документов
  • 11.1 1. Общие положения
• 12 Итог

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

1. Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
2. Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
3. В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
4. Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
5. У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
6. Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
7. Печать не должна заходить на подпись.
8. Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
9. На копии надо написать, где находится подлинник.
10. Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
3. Между буквами — обычный.
4. Между словами — один пробел.
5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

• левое — 20 мм;
• правое — 10 мм;
• верхнее — 20 мм;
• нижнее — 20 мм.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyen-GB

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.

Нумерация и названия реквизитов

№	ГОСТ Р 6.30-2003	ГОСТ Р 7.0.97-2016
01	Государственный герб Российской Федерации	Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)
02	Герб субъекта Российской Федерации	Эмблема
03	Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)	Товарный знак (знак обслуживания)
04	Код организации	Код формы документа
05	Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица	Наименование организации – автора документа
06	Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)	Наименование структурного подразделения – автора документа
07	Код формы документа	Наименование должности лица – автора документа
08	Наименование организации	Справочные данные об организации
09	Справочные данные об организации	Наименование вида документа
10	Наименование вида документа	Дата документа
11	Дата документа	Регистрационный номер документа
12	Регистрационный номер документа	Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа
13	Ссылка на регистрационный номер и дату документа	Место составления (издания) документа
14	Место составления или издания документа	Гриф ограничения доступа к документу
15	Адресат	Адресат
16	Гриф утверждения документа	Гриф утверждения документа
17	Резолюция	Заголовок к тексту
18	Заголовок к тексту	Текст документа
19	Отметка о контроле	Отметка о приложении
20	Текст документа	Гриф согласования документа
21	Отметка о наличии приложения	Виза
22	Подпись	Подпись
23	Гриф согласования документа	Отметка об электронной подписи
24	Визы согласования документа	Печать
25	Оттиск печати	Отметка об исполнителе
26	Отметка о заверении копии	Отметка о заверении копии
27	Отметка об исполнителе	Отметка о поступлении документа
28	Отметка об исполнении документа и направлении его в дело	Резолюция
29	Отметка о поступлении документа в организацию	Отметка о контроле
30	Идентификатор электронной копии документа	Отметка о направлении документа в дело

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

1. 19.10.2018;
2. 19 октября 2018 г.

Появилась отметка об электронной подписи

Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

В адресате и тексте инициалы пишут после фамилии: Иванов И. И. А в подписи — перед ней: И. И. Иванов. Мы не знаем, почему так.

Если документ на фирменном бланке, название компании в подписи можно не писать. Если вверху уже указана должность автора, то внизу хватит только подписи и инициалов с фамилией.

Если подписей несколько, их располагают друг под другом по подчиненности или убыванию важности. Сначала директор, потом зам, а потом зам зама.

Если в договоре или письме уже указали директора, а подписать пришлось кому-то другому по доверенности, нельзя писать «за» перед должностью, хотя многие так делают. Нужно от руки исправить фамилию или поставить штамп.

Теперь гост не только для бумажных документов. И не только для обычных писем по электронной почте. Если подпись электронная, ее реквизиты должны стоять там же, где стояла бы ручная. Она не может перекрывать текст.

Как указать исполнителя

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И. И.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressen-GB

Министерство финансов Российской федерации

ООО «Завод Литий» Начальнику транспортного цеха Петрову П. П.

И. И. Иванову

Иванову И. И.

А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

1. составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
2. указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Заголовок документа

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

От какого лица писать текст

Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

ЭДО и новый ГОСТ

https://www.youtube.com/watch?v=ytdeven-GB

●   код формы
документа проставляется в правом верхнем углу рабочего поля документа и состоит
из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода;

●   дата документа
не допускает запись в последовательности: год, месяц, день месяца;

●   в реквизитах
«Адресат» и «Текст документа» инициалы ставятся после фамилии;

●   при
согласовании документа коллегиальным органом, гриф согласования документа
заполняется в последовательности: сведения об органе, согласовавшем документ,
дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании;

●   печать
проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего
документ;

●   отметка об
исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона;

●   если копия
документа выдается для предоставления в другую организацию, отметка о заверении
копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была
изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации)
в деле № … за … год»), и заверяется печатью организации;

●   отметка о
направлении документа в дело дополнительно должна содержать год дела, в которое
направляется документ, должность лица, оформившего отметку.

●   наименование
структурного подразделения автора документа;

●   наименование
должности лица – автора документа.

Был исключен реквизит «Идентификатор электронной копии
документа». Это логичное действие, ранее реквизит предполагал указание наименования
файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие
поисковые данные, принятые в организации. Указание пути к файлу – это
анахронизм.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsen-GB

●   
документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое
поле не менее 30 мм;

●   
допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа, при
котором ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной
стороне листа должны быть равны.

Требования ГОСТ более адаптированы под современную
реальность использования не печатных машинок, а компьютеров и текстовых
редакторов. Конечно, можно усмотреть недоработку в ГОСТе, так как шрифты Times New Roman, Verdana имеют явную принадлежность авторского права
зарубежным компаниям.

●    Times New Roman № 13, 14;

●    Arial № 12, 13;

●    Verdana № 12, 13;

●    Calibri № 14 и приближенные к ним;

●    при составлении
таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

●   
абзацный отступ текста документа – 1,25 см;

●   
заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются
по ширине текста;

●   
заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не
превышает 4-5 строк;

●   
многострочные реквизиты печатаются через один междустрочный интервал,
составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом;

●   
текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала;

https://www.youtube.com/watch?v=upload

●   
если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст
печатается через два интервала;

●   
интервал между буквами в словах – обычный;

●   
интервал между словами – один пробел;

●   
текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и
правого полей документа);

●   
длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов
не более 7,5 см;

●   
длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении
реквизитов не более 12 см.

●   
бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть
идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта;

●   
бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков
изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем
организации;

●   
электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от
несанкционированных изменений;

●   
виды применяемых бланков и их разновидности устанавливаются нормативными
правовыми актами.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 учитывает широкое распространение в
организациях применения СЭД. Новый стандарт допускает проведение согласования
документов в системах электронного документооборота согласно ГОСТ Р ИСО
15489-1. Внесение резолюций по документу можно проводить непосредственно в
системе электронного документооборота.

Документ на бумажном и электронном носителях должны
выглядеть одинаково, поэтому требования к оформлению реквизитов
распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

●   
место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать
месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном
носителе;

●   
элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми
при отображении документа в натуральном размере;

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseen-GB

●   
элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или
накладываться друг на друга;

●   
элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы
текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Дополнительные изменения в оформлении документов

Методические рекомендации разъясняют положения стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержат методику их практического использования органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями при реализации процессов документационного обеспечения управления, в том числе в работе по созданию электронных документов, а также при разработке и внедрении систем электронного документооборота.

Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности. Методические рекомендации могут использоваться также в процессе обучения студентов по соответствующим дисциплинам.

1. Общие положения

1.1. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов” (далее – Методические рекомендации) разработаны в целях определения:- порядка применения положений ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее – Стандарт);- последовательности действий по организации его применения.

1.2. Методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ “О стандартизации в Российской Федерации”, а также в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами в сфере информации и делопроизводства.________________Федеральный закон от 29 июня 2015 г.

1.3. Методические рекомендации будут способствовать применению положений Стандарта в организациях различных организационно-правовых форм.

1.4. Положения Методических рекомендаций распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

1.5. Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ “О стандартизации в Российской Федерации” установлен принцип добровольности применения стандартов.________________Пункт 1 статьи 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ “О стандартизации в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст.3953;

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrighten-GB

2016, N 15, ст.2066; N 27, ст.4229).Применение Стандарта предполагает:- приведение локальных нормативных актов организации, устанавливающих правила оформления документов, в соответствие со Стандартом (инструкция по делопроизводству, стандарт организации, правила работы с документами в СЭД);- разработку бланков и электронных шаблонов документов в соответствии с положениями Стандарта.

1. Общие положения;

2. Термины и определения;

3. Общие требования к созданию документов;

4. Оформление реквизитов документов;

5. Подготовка текстов документов;

6. Бланки документов;

7. Особенности подготовки электронных документов.

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

________________Пункт 48 ГОСТа Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Стандартинформ, 2014.Документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

________________ Подпункт 4 пункта 2 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст.3060; 2011, N 37, ст.5263; 2016, N 18, ст.2641).Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

________________ Там же.Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

________________ Там же.Национальный стандарт – документ по стандартизации, который разработан участником или участниками работ по стандартизации, по результатам экспертизы в техническом комитете по стандартизации или проектном техническом комитете по стандартизации утвержден федеральным органом исполнительной власти в сфере стандартизации и в котором для всеобщего применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации;

________________Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ “О стандартизации в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст.3953; 2016, N 15, ст.2066; N 27, ст.4229).Оформление документа – проставление на документе необходимых реквизитов;

________________Пункт 52 ГОСТа Р 7.0.8.-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Стандартинформ, 2014.Подписание (документа) – выражение ответственности за содержание документа посредством заверения его собственноручной подписью должностного или физического лица;

________________Пункт 57, там же.Подпись – реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица;

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

________________Пункт 58, там же.Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

________________Пункт 85, там же.Реквизит документа – элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

________________Пункт 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст.3060; 2011, N 37, ст.5263; 2016, N 18, ст.2641).Электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

________________Пункт 1 статьи 2 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ “Об электронной подписи” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст.2036; 2011, N 27, ст.3880; 2012, N 29, ст.3988; 2013, NN 14, ст.1668, N 27, ст.3463, N 27, ст.3477; 2014, N 11, ст.1098, N 26 (ч.I), ст.3390; 2016, N 1 (ч.I), ст.65, N 26 (ч.I), ст.3889).

Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.________________Подпункт 11.

1 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст.3448; 2010, N 31, ст.4196; 2011, N 15, ст.2038, N 30, ст.4600; 2012, N 31, ст.4328; 2013, N 14, ст.1658, N 23, ст.

2870, N 27, ст.3479, N 52, ст.6961, 6963; 2014, N 19, ст.2302, N 30, ст.4223, N 30, ст.4243, N 48, ст.6645; 2015, N 1, ст.84, N 27, ст.3979, N 29, ст.4389, N 29, ст.4390; 2016, N 26, ст.3877, N 28, ст.4558, N 52, ст.7491, N 52, ст.7491; 2017, N 18, ст.2664, N 24, ст.3478, N 25, ст.3596, N 27, ст.3953, N 31, ст.

4825, 4827, N 48, ст.7051; 2018, N 1, ст.66; N 18, ст.2572; N 27, ст.3956; N 30, ст.4546).Иные понятия используются в Методических рекомендациях в значении, соответствующем ГОСТ Р 7.0.8-2013 “Система стандартов по библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”.

3.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

3.3. Для изготовления документов используются свободно распространяемые шрифты по выбору организации, входящие в стандартный пакет офисного программного обеспечения.Размер шрифта – N 12-14.При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до N 10, 11).В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить единую гарнитуру шрифта для всех организационно-распорядительных документов.

3.4 Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.

3.5. Абзацный отступ текста документа – 1,25 см.Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

3.6. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут отделяться дополнительным интервалом.Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки.

3.7. Реквизиты “подпись” и/или “гриф согласования” должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов документа на отдельный лист.________________ Исключением является Лист согласования, оформляемый при наличии более 4-х грифов согласования.

Итог

1.  
Провести аудит локальных нормативных документов, регулирующих
делопроизводство, например, инструкцию по делопроизводству. Исправить
несоответствия.

2.  
Разработать и утвердить новые бланки документов. Новые бланки заказать в
типографии и актуализировать электронные шаблоны.

https://www.youtube.com/watch?v=ytabouten-GB

3.  
Если в организации есть документы только в электронной форме,
подписанные электронной подписью, то необходимо обеспечить размещение информации
об электронной подписи при печати такого документа. Для этого возможно
потребуются доработки системы электронного документооборота (СЭД).