Как правильно прошивать документы по госту

Содержание

1 Как правильно прошивать документы по ГОСТУ, фото, схемы и нормы
2 Сшивка документации гост
3 Обложки
4 Правила прошивки документов по госту
5 Опись – всему голова
6 Правила сшивания документов гост — Юридический справочник
7 Как пронумеровать листы?
8 Ошибки в нумерации
9 Как сшивать документы?
10 Заверительная надпись

Как правильно прошивать документы по ГОСТУ, фото, схемы и нормы

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 7 (499) 455-03-75. Это быстро и бесплатно!

Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы. Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством.

Форма хранения документов также строго регламентирована и имеет ключевое значение для благополучного функционирования каждого предприятия.

Другими словами документы должны быть верно и надежно прошиты вручную:

Первое — неправильная прошивка бумаг с большой степенью вероятности станет причиной отказа контролирующих органов принять документы. Здесь следует учитывать, что каждый такой отказ приведет к дополнительным потерям времени и материальным затратам. Но это не единственное следствие.
Второе – небрежное сшивание финансовых документов организации может открыть легкий путь для недобросовестных лиц к важным бумагам. Отчетные и первичные документы могут быть расшиты, а их внутренняя информация скорректирована. При необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать. А возникшие проблемы придется решать предприятию, в том числе восстанавливать отчетность за конкретный период, платить штрафы, выявлять слабых членов команды.

Поэтому проще предупредить негативный расклад и выполнить организацию хранения внутренних и отчетных документов в надежной форме.

Во-первых, требование прописано на законодательном уровне. Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439.

Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.

Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!

Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами…

Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях. На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов.

Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится.

На наклейке пишется следующее: «Прошито, пронумеровано (количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью». Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.

Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками. Либо сделать отверстия дыроколом. Кстати, этот вариант предпочтительнее. Если пакет документов будут помещать в скоросшиватель, то возможна неприятная ситуация: дыроколом могут «сломать печать», попросту порвать нить, скрепляющую бумаги.

По традиции, несколько раз продеть нить в отверстия и закрепить в узелок. Кончики нити оставить торчать из-под наклейки.

Если необходимо представить прошитые и заверенные документы, ставим «копия верна» можно от руки или штампом», подпись и расшифровка лица, которое заверяет документы, его должность и дата формирования пакета.

Еще один вариант, как сшивать документы — «ноу-хау для ленивых», кстати, подсмотрено у налоговой инспекции: просто скрепить степлером, а поверх скрепок, как обычно прикрепит наклейку и поставить печать.

Обычно документы сшивать стоит с краю листа – посередине, но не возбраняется прошить листы через верхний левый угол. Для больших объемов используют специальные устройства – скоросшивающие машины.

Чаще всего вопросом «как сшивать документы» задаются те, кто получил требование из налоговой, представить заверенные копии первички. Не понятно, как в этом случае оформить пакет. Нужно ли заверять каждый лист по отдельности, или поставить «копия верна» только на последнем листе подшивки.

Минфин «показания»

Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.

Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет. Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел.

К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, и, конечно, ГОСТ Р 51141.

Это относится и к копиям уставных документов юридических лиц (разница между прошитыми оригиналами и копиями состоит в том, что на копии не ставится печать). Кроме того, при подшивании документов, все страницы нумеруются. Это делается арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа.

На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода. Среди них необходимо выделить следующие:

Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. №БГ-3-09/198.
Пункт 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России №536 от 8 ноября 2005 года «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
Пункт 2.2.4. Инструкцию Центрального банка России «По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)”, которая была утверждена Приказом №02-213 от 7 декабря 1992 года.
Пункты 4, 5 «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. №439.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”.

Сшивка документации гост

Звонок бесплатный

— Новости — Сшивка документации гост

Если этих материалов под рукой не оказалось, можно воспользоваться обычными суровыми нитками. Если листы прошивают хлопчатобумажной швейной нитью, ее складывают в несколько раз, чтобы крепление было более надежным.

Полезная статья: Читайте о том, где и как секретарю закупать канцтовары Иногда при выборе ниток, можно увидеть в названии аббревиатуру «ЛШ». Например, нить лавсановая для прошивки документов ЛШ-210. Это обозначение вида нити и ее линейная плотность.

Такая маркировка означает, что нить изготовлена из полиэфирных волокон и имеет плотность 210 текс. Такие нитки устойчивы к кислоте, органическим растворителям, большинству слабых щелочей, микроорганизмам и плесени, повышенной влажности, перепадам температур.

Они долговечны и удобны в использовании. Наклейки для прошивки документов Наклейки необходимы для того, чтобы закрепить нить на обратной стороне подшивки.

Иногда рекомендуют для того, чтобы дело не «развалилось», и не испортился титульный лист, приклеить полосы из картона в месте прошивания спереди и сзади. Через эти полоски и пройдет нить. Длина нитки зависит от стопки, стандартный размер – около 70 см. Алгоритм прошивки на 3 дырки:

Пропустите иглу через среднее отверстие, оставив на обратной стороне конец нитки.
Теперь вдеваем нить в верхнюю дырку. Оба конца нити оказались на обратной стороне дела.
Продеваем иглу в нижнее отверстие, выводя нить на титульную сторону.
Снова пускаем нить в среднее отверстие.
Нить прошла через все дырки, теперь можно завязать на обратной стороне документа крепкий узел из двух концов нитки.
Оставлять нужно 5-6 см. На узел наклеивается заверительная надпись.

Внимание

Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы.

Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

На прошитые документы клеится лист бумаги.

На нем ставится печать, подпись и дата

Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.

На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.

Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.

Какой нитью сшивать документы

Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
2-3 листа сшиваются обычной нитью.
Иглу вводят сначала в среднее отверстие.

Лучше использовать двойную прошивку.

А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России.

Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил.

Подготовка документов к сшиванию Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить. Процесс подготовки проходит в несколько этапов: 1. Оформление обложки. Обложки для документации бывают трех видов:

Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.
Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.

2. Комплектация.

На маленьком прямоугольном листочке пишется от руки или заранее печатается на компьютере: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ( ) лист ». Листы обязательно нумеруются. Количество листов пишется цифрами и прописью.

Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем. Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге.

То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа.

Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала.

Обложки

Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела. Обложки могут быть:

стандартными
нестандартными
длительного хранения

Стандартные обложки обычно имеют размер 229х324 миллиметра и используются при сшивании документов, которые исполнены на стандартных листах. Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера. Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов.

Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения (от двадцати пяти лет). А для сдачи документов в государственные архивы применяют обложки из бескислотного картона.

Правила прошивки документов по госту

Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку. Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.

Также прошивают тендерную документацию и дела перед передачей в архив. Можно выделить несколько основных видов документации, которые принято сшивать: Среди исключений можно выделить документацию, передаваемую в налоговую службу.

Какой нитью сшивать документы Нормативные акты о прошивке документов Прошивка документов не имеет регламента нормативами актов, но существуют инструкции, которые содержатся в таких документах, как:

ГОСТ Р51141, «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения».

Методические рекомендации по делопроизводству. Во всех этих источниках указываются единые правила прошивки.

Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию. Инструкция: Там делается узел и клеится отрезок бумаги для штампа

Как прошить папку с 4 дырками: схема Можно ли и как правильно, с какой стороны скреплять документы степлером? Об этом посмотрите видео. Между ними должно быть расстояние 3-5 см.

Правильная подготовка документов — дело кропотливое и непростое.

Ведь практически от каждой буквы и запятой во многом зависит конечный результат их рассмотрения в учреждениях и связанные с этим последствия.

Думаем, что нет необходимости отдельно останавливаться на том, какие плачевные последствия небрежная прошивка может иметь для будущего вашей организации и вашего бизнеса в целом.

На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода.

Среди них необходимо выделить следующие: Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г.

Подготовить документы для регистрации ООО

Правильная подготовка документов — дело кропотливое и непростое. Ведь практически от каждой буквы и запятой во многом зависит конечный результат их рассмотрения в учреждениях и связанные с этим последствия.

Несмотря на то, что на сегодняшний день в сети Интернет существует множество руководств о том, как правильно заполнять, составлять и структурировать документы, вряд ли вы где-то найдете полную и подробную инструкцию по их прошивке. С нашей точки зрения, правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все остальные стадии его подготовки по нижеприведенным причинам.

Первое — неверная прошивка документа однозначно послужит весомым основанием для отказа в его принятии. Как вы понимаете, каждый подобный отказ влечет за собой потерянное время, дополнительные усилия и финансовые затраты. Но и это не самое опасное в данной ситуации.

Второе – некачественная или небрежная прошивка документов вашего предприятия может быть использована заинтересованными лицами не в вашу пользу.

То есть важные документы могут быть расшиты и расформированы, а листы содержащие важную информацию подменены. И доказать подмену будет очень сложно.

Руководствуясь вышеуказанными нормативными актами, мы рассмотрим один из завершающих этапов подготовки документов, а именно их прошивку.

Базовыми, то есть такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы:

Обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (пункт 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7 декабря 1992 года).
Прошивке подлежат все документы, которые состоят из двух и более листов.
Копии уставных документов также стоит прошить, с той лишь разницей, что после прошивки на них не клеится наклейка и не проставляется печать.
Прошивку необходимо производить специальной толстой прошивочной иглой с использованием шила и прошивочных ниток либо шпагата. Для качественной прошивки требуется надежный клей, который не потеряет свои свойства в течении длительного времени.

Подготовить документы для регистрации ООО

1. Удаляем все булавки, скрепки и другие металлические скрепления из листов документов.

2. Ровно и аккуратно в нужной очередности складываем листы, которые будут прошиваться, не забыв при этом проверить правильность их нумерации.

3. Берем специальное шило либо, если количество листов не велико, прошивочную иглу и по левому полю документа, сделав отступ около 1.5 см от текстовой части, проделываем 3 сквозных отверстия. Данные отверстия должны быть вертикальными относительно нижней части документа, а расстояние между каждым из них – не менее 3-х сантиметров относительно центральной части листа.

4. Отмеряем длину нитки равную 70 см (чуть больше длины вашего предплечья) и продеваем в иголку;

5. Для нашего максимального удобства прошивочные отверстия в дальнейшем тесте инструкции будут пронумерованы от №1 до №3 сверху вниз;

6. После чего, стараясь не сместить листы, продеваем иглу сквозь отверстие №2, оставив один из концов нити с тыльной стороны и следя за тем, что бы он оставался на этом месте на протяжении всего процесса прошивки.

7. Затем с лицевой стороны листов пропускаем иглу через отверстие №1;

8. Теперь, когда игла вышла с задней стороны документа, снова продеваем ее сквозь отверстие №3, а затем с лицевой стороны проводим через отверстие №2 так, что бы игла с нитью опять оказалась с тыльной стороны листов.

9. Таким образом, оба конца нашей нити оказались с тыльной стороны листов, продетые через отверстия №2 и №3.

10. Отрезаем излишнюю длину нити, не забыв при этом оставить концы длиной около 6-7 см, чтобы связать их в узел.

11. Делаем из концов нити узел как можно ближе к листу документа и плотно прикладываем его к тыльной стороне последнего листа.

12. Наклеиваем сверху при помощи канцелярского клея лист бумаги размером два на пять сантиметров (наклейка) так, чтобы он закрывал весь указанный узел и частично оставшуюся длину нитей. При этом концы нитей примерно 1-2 см остаются свободными от наклейки.

13. На указанном листе бумаги делаем надпись «Пронумеровано, прошито и скреплено печатью на ___ (___ количество прописью) листах» так, чтобы она частично заходила на заднюю сторону последней страницы документа, выходя за пределы наклейки.

14. Заверяем данную надпись подписью соответствующего уполномоченного лица и печатью юридического лица. И оттиск печати, и подпись должны захватывать часть последнего из листов, выходя за пределы наклейки.

Опись – всему голова

Каждый отдельно прошитый комплект документов обязательно снабжается описью, которая должна содержать определенную информацию, а именно:

наименование документа;
дату составления описи;
заголовок и аннотацию (в ней поясняется, для каких целей нужен данный комплект документации);
перечисление всех имеющихся в подшивке документов (для каждого указывается количество листов);
фамилию, должность и подпись ответственного лица – составителя описи.

Закрытое акционерное общество

«Восток»

Санкт-Петербург 00.00.0000

Опись документов

N п/п	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов	Количество листов	Примечание
1
2
3

Итого ______________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Делопроизводитель ____________________ Петрова А.И.

Правила сшивания документов гост — Юридический справочник

Ставим печать и подпись. Важно! Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле. Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов.

Как сшивать документы правильно (видео) Для более подробного изучения этапов прошивки рекомендуется посмотреть видео, где наглядно показан процесс сшивания документов: Прошивка большого объема документов Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки.

Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию. Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.

Используются суровые нитки, банковский шпагат или прошивные нитки ЛШ-210. Последние являются наиболее часто используемыми в делопроизводстве.

Для начала уберите из документа все скрепки или иные металлические предметы и сложите дело ровной стопочкой. На полях с левой стороны необходимо сделать 3 отверстия с помощью шила или иглы.

Внимание

Дырки лучше всего делать на половине свободного поля левого отступа – примерно 1,5 см. Это важно, поскольку документ должен остаться читабельным после прошивки.

Можно воспользоваться дыроколом, чтобы все отверстия имели ровные края, но будьте аккуратны, так как он не сможет сделать отверстия на большом количестве листов. Все 3 дырки располагаются симметрично по высоте, расстояние между ними – около 3 см. Среднее отверстие должно быть на середине листа.

Сведения об этом в описи не указываются.

Специфические документы, например, чертежи, фотографии, диаграммы, занимающие весь лист, нумеруют на обороте листа в верхнем левом углу.
Карты или схемы могут быть склеены из нескольких листов, они имеют один номер, но в примечаниях необходимо написать количество листов, находящихся в подобной склейке.

Если в ходе нумерации были выявлены незначительные погрешности, то есть пропущен один или два листа, то можно использовать буквенные обозначения, вместо того чтобы перенумеровывать все листы.

Например, вместо пропущенного листа 12, следующего за одиннадцатым, ставят номер 11а. Другие листы не меняют свой номер. Устранять ошибки таким путем можно только согласовав данное исправление с сотрудником архива.

При наличии грубых ошибок документ подлежит перенумерации. Прежний номер аккуратно зачеркивается, и ставится новый.

По такому же алгоритму нить потом заводят в третье и последнее отверстия (с тыльных сторон). По завершении процедуры игла должна быть продета с лицевой стороны в дырку № 3 и затем быть связанной в узелок.

И в завершение процесса, сверху должен быть наклеен прямоугольник. 5 дырок Данный способ является самым сложным и в то же время самым надежным.

Обычно используется работниками бухгалтерских служб, поскольку именно в ней документы бывают самыми увесистыми и объемными.

Отверстия рассредотачиваются по краю листа с шагом в 5 см. После проведения сортировки листов, нужно их аккуратно сложить в стопку и проделать отверстия с помощью дрели специального пресса.

После того, как отверстия будут сделаны, останется только прошить всю стопку.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 7 (499) 455-03-75.

Это быстро и бесплатно!

Сотрудники предприятий и государственных служб Российской Федерации не понаслышке знают, что такое прошивка документов.

Существует множество организаций, которые принимают только прошитую и заверенную документацию. Сотрудникам предприятий необходимо знать основные правила прошивки документов. Познакомимся с ними подробнее.

https://www.youtube.com/watch?v=WwZ5bXpSdWI

Как правило, в делопроизводстве прошивка требуется для кадровой и бухгалтерской отчетности, на хранение которой отводится более 10 лет. Исключение составляет Федеральная Налоговая Служба. В этот орган с 2013 года позволено подавать документы без прошивки.

Итак, прошивать необходимо документы:

для сдачи в архив;
перед отправкой на проверку в государственные инстанции (кроме ФНС);
бухгалтерского учета;
кадрового учета.

Дела прошиваются для предотвращения ситуаций с их подменой или потерей. Прошитая стопка с пронумерованными страницами является защитой от подобных действий.

Прошитые бумаги проще систематизировать. Преимуществом прошивки является и компактность хранения дел в архиве.

Звонок бесплатный

Они долговечны и удобны в использовании. Наклейки для прошивки документов Наклейки необходимы для того, чтобы закрепить нить на обратной стороне подшивки.

Внимание

Как пронумеровать листы?

При нумерации листов следует помнить несколько правил:

нумеруются именно листы, а не страницы;
опись нумерации не подлежит;
при наличии в пачке документов писем, сначала нумеруется сам конверт, а потом поочередно все вложенные листы;
номера следует проставлять в правом верхнем углу каждого листа, не касаясь текста документов;
нумерация выполняется по возрастанию арабскими цифрами;
если дело состоит из нескольких томов, то нумерация выполняется отдельно по каждому тому, а приложения к делам, которые оформлены в виде самостоятельных томов, тоже нумеруются отдельно;
если в деле подшиты документы из нескольких листов, имеющие собственную нумерацию (в том числе и печатные издания), их все равно следует нумеровать в общем порядке;

листы больших форматов – А2, А3 – обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край;
лист с наглухо приклеенными фрагментами (чеками, товарными накладными, газетными вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист, но на его обороте или внизу (если там есть место) необходимо от руки составить опись приклеенных документов, при этом в общей описи дела в графе «Примечание» или в заверительной надписи нужно обязательно указать, что на листе № 00 наклеены такие-то документы или фотографии в количестве 00 штук согласно описи на обороте листа;
если же фотографии, чеки, справки приклеены к листу только с одного края, они нумеруются как отдельные документы по порядку нумерации дела;
если в деле имеются диаграммы, чертежи или фотографии, а также прочие специфические вложения, которые являются самостоятельным листом, то их нужно нумеровать в левом верхнем углу на обороте;
склеенные из нескольких листов карты или схемы нумеруются как один лист, а в общей описи в графе «Примечание» и на обороте карты следует указать количество листов в склейке.

Ошибки в нумерации

Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки (пропущенные листы), то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы). Например, 5, 6, 6а, 7…

Но если в нумерации дела допущены более грубые ошибки, например, не пронумерованы приклеенные одной стороной мелкие документы, то нумерацию придется сделать заново. Это значит, что старые номера нужно будет аккуратно зачеркнуть одной наклонной чертой, а рядом проставить правильный номер. Если нумерация была сделана заново, следует также сделать и новую заверительную надпись. При этом старая надпись не изымается из дела, а просто перечеркивается.

Как сшивать документы?

Для систематизации документы нужно правильно оформить. Основное требование сводится к удобству хранения и обеспечения сохранности документации, что достигается за счет скрепления нитками.

Как в 2019 году прошивать документы? Перед сдачей документов в различные инстанции или передаче их на архивное хранение требуется правильно скрепить листы.

Для этого бумаги прошиваются нитками. В таком виде документы защищены от потери и подмены. Но как правильно сшить документацию нитками?

Что нужно знать

Хранение, обработка и представление документов в различные инстанции требуют прошивания бумаг.

Чаще всего необходимость прошивки возникает при сдаче документации в регистрационные или контролирующие органы.

Сшивание является неотъемлемой частью процесса подготовки документов наравне с проверкой достоверности информации и соблюдением порядка заполнения.

Сшивание выступает наиболее надежным способом для предотвращения потери части документов. Правильно сшитые документы нельзя подделать и подменить.

Но такой простой процесс как прошивка бумаг в отношении официальной документации является строго регламентированным процессом.

То есть нельзя просто скрепить листы нитками, необходимо соблюсти определенные правила оформления.

Определения

Прошивка документов подразумевает, что документы скрепляются между с собой в надлежащей последовательности.

Неправильное сшивание может становиться причиной расформирования документов с последующей утратой или подменой листов.

В подобной ситуации доказать, что документы были в порядке, практически не реально. В зависимости от важности документов последствия могут стать настоящей катастрофой.

Для прошивания документов используются степлер, специальное оборудование или нитки. Но самым надежным продолжает оставаться скрепление нитками, поскольку подменить отдельные листы в этом случае не удастся.

Но прошивая документы, нужно делать это правильно. Ненадлежащее скрепленная документация не будет принята госорганами.

Отдельные фирмы специализируются на том, что предлагают услугу прошивки документов по всем правилам.

Но, по сути, дело это несложное. Если знать, как правильно сшивать листы, можно выполнить такую работу самостоятельно.

Сам смысл процедуры прошивки заключен в надежном закреплении бумаг. Документы защищены от случайной утраты, и нельзя неприметно извлечь из стопки пронумерованных бумаг отдельный лист.

Преимущество прошивки и в удобстве сохранения. Прошитые дела довольно компактны, они занимают немного места, и их легче систематизировать.

Некоторые документы имеют весьма длительный срок архивного хранения. Сшитые бумаги сохраняются в надлежащем виде, при необходимости можно легко найти нужную документацию.

Что же касается сдачи документов в госорганы, то нередко именно неправильное сшивание бумаг становится причиной отказа в их приеме.

Какими-то специальными нормативами прошивка документов не регламентирована. Но это не означает, что сшивать документы можно как попало.

Процесс осуществляется в соответствии с существующими требованиями, касающимися обработки важной документации.

Перед тем как начать сшивать документы, их нужно подготовить. Для этого все бумаги сортируются по дате. Далее с соблюдением последовательности документы складываются и каждый отдельный лист нумеруется.

Для нумерации используются арабские цифры. Проставляется номер в правой части листа. При этом начинается нумерация с цифры 1, но опись сшитых документов не учитывается.

С целью сохранности документов от внешнего воздействия используется специальная картонная обложка «Дело», какая бывает разнообразных размеров и различного качества.

При сшивке стандартных документов применяется типовой скоросшиватель формата А4. Подлежат нумерации в документации и конверты.

В таком случае сначала номер проставляется на конверт, а уже потом нумеруются хранившиеся в нем фотографии и бумаги.

Если в процессе нумерации была сделана ошибка, то неправильное значение перечеркивается одной чертой и далее нумерация дальше продолжается.

Лист с наличием зачеркнутой ошибки заверяется посредством надписи «Исправленному верить», подписи ответственного лица и печати.

Какие именно нужно

Прошивке подлежат самые разные виды документов – бухгалтерские, налоговые, уставные, отчетные и т.д.

Общий порядок прошивки стандартен, несмотря на то, что применяться могут разные методы сшивания. Но для отдельных видов документации существуют некоторые особенности.

Бухгалтерские документы прошиваются как и обычные документы. Но есть один нюанс – при прошивке делается пять отверстий, поскольку дела выходят довольно объемными.

Причем сшить документы вправе только уполномоченный сотрудник, в основном бухгалтер, ведущий дела.

Нумерация на бухгалтерской документации проставляется карандашом. Обязательно составляется опись всех присутствующих в деле документов.

При подготовке документов к сдаче в архив требуется:

Систематизация всех документов.
Нумерация.
Подшивание всех бумаг в общую папку в зависимости от ее предназначения.
Создание описи.
Оформление обложки сшитой папки.

Такой порядок предусматривается при архивировании документации со сроком хранения 25 лет и более.

Бумаги со сроком сохранения до 10 лет можно не нумеровать в деле и хранить в папке-скоросшивателе, но скрепление нитью все же надежнее.

Для архивных документов важно оформить правильно обложку. На картонной обложке указывается:

название учреждения;
подразделение;
период хранения;
наименование и тема дела.

При подготовке документов для налоговой также существуют тонкости. Так бумаги для регистрации ИП или юрлица, для внесения изменений в налоговые данные документы прошиваются в присутствии нотариуса.

Это гарантирует, что после заверения подписи ответственного лица никаких исправлений в составе документов не произошло.

С июля 2013 года отчетность в налоговую можно подавать не прошивая. Предприниматели могут выбирать сами – сшивать бумаги или сдавать в скрепленном виде.

Порядок действий

Комплектация	рассортировать документы в пачки не более 250 листов с толщиной не более 4 смв начало каждой пачки положить лист для внутренней описидобавить к каждому блоку по чистому листу для сопроводительной надписи
Нумерация	специальным нумератором или черным карандашом проставить номера страниц в правом верхнем углу лицевой стороныподшитый за середину лист нумеровать за два листаиллюстрации пронумеровать на оборотной стороне листа
Подготовка	составить описьготовую опись вклеить на обложку или подшить с остальными документамиподготовить материалы для скрепления (капроновые или суровые нитки, канцелярский клей, шило, картон)
Обложка	для документов длительного хранения выбирается твердый картон (формат зависит от формы подшиваемых бумаг)указать на обложке сведения об организации, виде документов, сроках хранения, количестве листов и дате подшивки
Пробивка отверстий	отверстия делаются шилом или обычным дыроколомместо для отверстий – на полях слева с отступом от края в 1,5-2 см, с расстоянием меж соседними проколами около 3 см, и строго по вертикали
Прошивка	документы длительного хранения прошиваются насквозь вместе с обложкойобычные бумаги подшиваются с листа, следующего за переплетомпрошиваются листы дважды

В две дырки

Самым простым вариантом является сшивание документов через два прокола. Порядок действий таков:

Удалить из документов скобки и скрепки.
Уложить ровно листы и проверить нумерацию.
Используя шило или дырокол и отступив от края сделать два отверстия.
Пропустить нить через оба прокола и связать концы ее с тыльной стороны.
Связать кончики нитей.
На часть узла наклеить прямоугольник из плотной белой бумаги либо из папирусной бумаги (при хранении более 10 лет).

сшивание документов в два прокола

В три дырки

Прошивка в три дырки начинается со стандартной подготовки документов. Далее схема действий такова:

сделать на пачке документов отверстия с расстоянием друг от друга около 3 см, причем средний прокол должен находиться по центру.
подготовить иглу с нитью длиной около 80 см.
продеть нитку в центральное отверстие с тыльной стороны документа.
ввести иглу в крайнее верхнее отверстие.

далее нить провести сквозь крайнее нижнее отверстие через оборотную сторону документов.

вернуть иглу с нитью в центральный прокол через лицевую сторону.

нити окажутся с тыльной стороны, но если прошивается объемная пачка, то процесс можно повторить.
связать концы нити, оставшийся кончик должен быть в длину около 7-8 см.

на узел наклеить бумажный прямоугольник с указанием основных данных.

на приклеенном прямоугольнике проставить печать и подпись.

В четыре дырки

Сшивка в четыре отверстия наиболее надежна. Обычно так скрепляются документы, которые хранятся в объемных томах.

Алгоритм действий следующий:

Сделать четыре отверстия, соблюдая стандартные требования.
Начать прошивку со второго верхнего прокола.
Нить вводится в самый верхний прокол.
Затем пропускается нить через второе отверстие, а затем сквозь третье.
Нитка через четвертое отверстие направляется на тыльную сторону подшиваемой пачки.
Напоследок игла вводится в третий прокол с лицевой стороны.

Как выглядит на практике сшивание документов в четыре отверстия можно просмотреть на ниже приведенных фото.

Завершение прошивки

Завершает процесс прошивки опечатывание узла и заверение. Для этого используется прямоугольник из папирусной бумаги (простой белой бумаги для документов с малым сроком сохранения).

: как правильно сшивать документы используя нитку с иголкой

Клеится листок так, чтобы хорошо просматривалась часть узла, и концы нитей свободно свисали. После того как клей хорошо просохнет на наклеенном листочке делается заверительная надпись (можно наклеить лист с готовой надписью).

«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ___ (________) лист ___»

Подпись ставится, как правило, лицом, подписавшим оригинал документов. Но может заверяться документ уполномоченным лицом.

Заверительная надпись

После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе и располагается на обороте последнего листа дела. В этой надписи обязательно указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов в деле (цифрами и прописью), а также при необходимости особенности имеющихся документов и их состояние (фотографии, рисунки, чертежи, наличие помарок, порванных или испорченных листов).

https://www.youtube.com/watch?v=Gsyu8Uowf8c

Подписывает заверительную надпись руководитель или уполномоченный составитель, который указывает также свою должность и расшифровку подписи. Заверительная надпись выполняется на наклейке размером 5 на 6 сантиметров. Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити (оставляя концы свободными), которыми прошито дело, и скрепляться печатью. При этом печать должна быть проставлена так, чтобы оттиск частично находился на наклейке, а частично – на листе дела.

Нет комментариев

Как правильно прошивать документы по госту