Образец письма в банк о предоставлении документов

Содержание

• 1 Когда пишется письмо о предоставлении информации
• 2 Для чего составляется
• 3 Обоснование причины, по которой запрашиваются бумаги
• 4 Письмо-запрос в налоговую
• 5 Что должно входить в содержание?
• 6 Как сделать выписку по счету в Сбербанке
• 7 Сроки ответа
• 8 Письмо-запрос о предоставлении информации
  • 8.1 Запрос в банк
  • 8.2 Сроки ответа
• 9 Когда требуется?
• 10 Структура письма о предоставлении информации
• 11 Какие виды существуют и каковы их особенности?
• 12 Как правильно оформить?
• 13 Как ответить?
  • 13.1 Положительно
  • 13.2 Отрицательно
• 14 Ходатайство об истребовании информации о счетах в банках. Образец и бланк 2019 года
• 15 Как зарегистрировать сопроводительное письмо
• 16 Процедура хранения
• 17 Направляю вам документы согласно приложению

Когда пишется письмо о предоставлении информации

Следует отметить, что в ходе осуществления хозяйственной деятельности, зачастую возникает необходимость в написании запроса о предоставлении документов или же составлении ответа на корреспонденцию такого рода. Можно привести несколько наиболее распространенных случаев, когда составляется такое письмо:

1. при необходимости получить от хозяйствующего субъекта финансовую отчетность (запрос может направить налоговая инспекция или органы государственной статистики);
2. при желании покупателя ознакомиться с полным прейскурантом организации-продавца;
3. в переписке между деловыми партнерами (например, одна сторона может запросить у другой, копию договора);
4. судебные органы могут запросить у хозяйствующего субъекта документы, проходящие по делу, как доказательство какого-либо происшествия;
5. банковское учреждение, прежде чем выдать кредит, может запросить у другого банка ответ по поводу деловой репутации клиента и т.д.

Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон. Напишите буквально одну вводную фразу, например:

• «на основании наших предварительных договорённостей»;
• «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
• «в соответствии с заключенным договором»;
• «для заключения договора».

Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства. Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать: «В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07.2012 № 397-ФЗ…». Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения). А вот если повод для обращения нестандартный, следует описать ситуацию и изложить ваши мотивы подробно, чтобы у получателя не осталось вопросов.

В содержательной части нужно сформулировать (по возможности – лаконично) одно конкретное требование. Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам. Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму. Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке. Начинают содержательную часть со стандартных вводных конструкций:

• «просим сообщить о…»;
• «будем крайне признательны, если Вы…»;
• «просим выслать…».

Письмо-запрос всегда требует письма-ответа. Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее. С этой целью можно использовать следующие фразы:

• «просим ответить по возможности скорее»;
• «настоятельно просим ответить в пятидневный срок»;
• «просим дать ответ в двухнедельный срок»;
• «с нетерпением ждём Вашего письма»;
• «прошу прислать документы при первой возможности по электронной почте».

В большинстве случаев послание-запрос получается очень коротким. Не нужно растекаться мыслью по древу и высказывать свои соображения по теме и не по теме.

Ниже представлены примеры самых распространённых запросов.

Ситуация, когда для принятия каких-либо управленческих решений требуется дополнительная информация не такая уж редкая. Решением вопроса, конечно, может стать устный запрос или обращение по телефону. Но такой ответ не имеет юридической силы, даже если в его достоверности никаких сомнений нет. В таких случаях необходимо составить письмо о предоставлении информации, на которое адресат по закону обязан предоставить официальный ответ в установленные сроки.

Письмо о предоставлении информации или письмо-запрос — распространенный вид деловой переписки, содержащие соответствующую просьбу, а в некоторых случаях, указание. С просьбой о предоставлении недостающих сведений компания может обратиться к деловым партнерам, контрагентам, сторонним предприятиям. Часто адресатом запроса являются государственные органы и профильные структуры.

И письмо-запрос, и письмо-ответ являются документами, обладающими юридической значимостью. Для того, чтобы это условие было соблюдено, такие письма составляются и оформляются в строгом соответствии с действующими государственными регламентами. Регламентами устанавливаются не только требования к оформлению и наличию обязательных реквизитов, но и к текстовому содержанию письма о предоставлении информации.

Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Чаще всего сопровождение оформляется:

• к договору на подпись;
• при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
• к акту сверки;
• к коммерческому предложению;
• к документации в налоговую инспекцию;
• к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
• к исполнительной документации;
• к кадровой документации.

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено.

Для чего составляется

Составление письма-запроса о предоставлении документов, можно представить в виде пошаговой инструкции:

1. Необходимо составить «шапку» документу.

   Как правило, в верхнем левом углу указываются реквизиты организации, составляющей запрос, а в правом верхнем углу указывается адресат.

   К обязательным реквизитам отправителя, относятся:

   • его полное наименование;
   • адрес;
   • контактный телефон.

   ВНИМАНИЕ. Письмо-запрос обычно пишется на имя руководителя организации, в которую он направляется.

2. Далее необходимо указать дату и номер регистрации документа в журнале исходящей корреспонденции.

   Некоторые организации также указывают тему письма (например, о получении архивной справки).

3. По центру бумаги необходимо поместить обращение к адресату документа. Как правило, оно имеет следующий вид: «Уважаемый(ая) ……..!».
4. Написание основного содержания письма. В начале текста целесообразно разместить доходчивое разъяснение причины своего обращения, а затем запросить конкретную документацию.

   В случае если вопрос срочный, то имеет смысл тактично упомянуть о том, что ответ на данный запрос должен быть предоставлен в короткие сроки.

5. Далее ставится подпись руководителя организации, а также печать.

   Кроме того, в самом конце запроса необходимо указать исполнителя документа, а также контактный номер телефона, по которому с ним можно будет связаться, в случае возникновения вопросов.

Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

1. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
2. Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).

Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

3. Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
4. При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
5. Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
2. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
3. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
4. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Обоснование причины, по которой запрашиваются бумаги

Составляя запрос о предоставлении какой-либо информации, в том числе и документов, необходимо в обязательном порядке указать причину обращения.

ВАЖНО. Требование документов без объяснения причин, считается признаком дурного тона. Вторая сторона вполне имеет право не отвечать на подобный запрос.

Обосновать причину представления документов можно следующим образом, например:

1. в случае если запрос делает одна из сторон сделки, то тут можно сослаться на договор, который был заключен ранее;
2. государственные органы в своем запросе могут ссылаться на соответствующие нормы законодательства, согласно которым организация обязана представить ту или иную документацию;
3. судебные органы могут сослаться на исковое заявление и т.д.

Следует отметить, что не указывать причину обращения можно только в том случае, если она является очевидной (например, составление запроса коммерческого предложения, согласно образцу). В иных ситуациях необходимо подробно расписать мотивы, направленного запроса, чтобы у адресата не оставалось вопросов.

Письмо-запрос в налоговую

Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенна информация, которой владеют налоговые органы. Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице. Для конкретного человека это будет ФИО и полный адрес, а для юрлица нужно указать:

• название;
• ИНН;
• адрес;
• ФИО и подпись руководителя;
• печать (если применяется организацией).

Желательно использование фирменного бланка.

Что должно входить в содержание?

В настоящее время нет единого образца письма-запроса о предоставлении документов. Как правило, такая бумага составляется на усмотрение лица, которое ее запрашивает. Тем не менее данный документ должен содержать в себе следующие разделы:

1. «Шапку» письма.
2. Регистрационный номер и дату составления.
3. Обращение к адресату по имени и отчеству.
4. «Тело» документа.
5. Подпись и печать.

Как сделать выписку по счету в Сбербанке

Документы или предметы (бумаги для заключения договора, образцы товара и т. д.).

Словом, если вы чего-то не знаете или не вполне понимаете, если вам нужны документы или прайс-листы – отправляйте письмо-запрос.Структура письмаПишутся такие послания по той же схеме, что и другие деловые письма:

1. должность, ФИО и подпись отправителя.
2. затем – дата составления и исходящий номер документа;
3. обращение к получателю (как правило – по имени и отчеству, если только вы не пишете в официальные инстанции);
4. заголовок, отражающий суть вопроса;
5. благодарность;
6. суть вопроса;
7. благожелательное изъявление надежды на сотрудничество;
8. сперва указываются реквизиты получателя и отправителя;

В некоторых случаях клиентам Сбербанка может потребоваться выписка по счету. Этот документ требуется, к примеру, при получении визы или оформлении заявления на возврат средств.

Предприниматели запрашивают для проверки своих операций и для формирования отчетности.

В этой бумаге содержится запись обо всех транзакциях, связанных со счетом, а также приводятся сведения о текущем его состоянии.

Заполучить в свое распоряжение выписку может только сам клиент Сбербанка, так как находящаяся в ней информация относится к разряду конфиденциальной. Есть несколько вариантов (в том числе онлайн), как это осуществить. Предлагаем вашему вниманию вариант, который требует личного посещения одного из банковских отделений.

Итак, самый очевидный способ, как сделать документ по счету в Сбербанке – явиться в отделение банка. Получателю документа понадобятся:

• паспорт;
• номер карты, расчетного или депозитного счета.

Чтобы сделать отчет по карте — не нужно заполнять никаких документов – достаточно подтвердить свою личность и назвать номер счета. Даже можно не предъявлять карту – все нужные сведения уже находятся в системе. Если сотрудник отказывается выдавать выписку, необходимо обращаться к руководителю подразделения – как правило, такие вопросы разрешаются достаточно быстро.

Оформить справку можно по любому имеющемуся счету, в том числе валютному. Она предоставляется бесплатно за последний календарный год. Если нужны более поздние сведения, то придется уплатить некоторую сумму – обычно около 100 рублей.

Помимо выписки, можно заказать в банке расшифровку отдельных операций – с указанием данных отправителя или получателя средств, суммы, назначения транзакции и т.д. Иногда такие сведения нужны для налоговой службы.

Если вы хотите сделать выписку за другого человека в Сбербанке — это будет законный повод для отказа в данном случае

Большой плюс личного обращения в отделение – выдача документа производится вместе с печатью банка и подписью уполномоченного работника, что не может быть сделано в режиме онлайн. Такая бумага считается правильно оформленным документом и принимается для обработки официальным органами власти.

При получении визы или при предоставлении отчета в налоговую службу обязательно понадобится подлинная выписка по лицевому счету Сбербанка со всеми реквизитами банка. Какие требования должны быть соблюдены в этом случае? Прежде всего, документ должен отвечать принципу предоставления полной и достоверной финансовой информации.

В документе должны быть указаны:

• название отделения банка, где сформирован документ;
• номера р/с и банковского договора с клиентом;
• Ф.И.О. получателя;
• период отображения транзакций;
• дата формирования бумаги;
• валюта счета и процентная ставка (если речь идет о депозите);
• обороты по дебету (приходу) и кредиту (списанию средств), при этом каждый оборот должен сопровождаться датой и кодом операции (по коду можно определить характер транзакции – покупка в магазине, снятие наличных, перечисление зарплаты, получение средств от стороннего клиента и т.д.);
• сальдо – т.е. размер оборотных средств за отчетный период;
• количество денег на счете.

В банке существует единый образец выписки по счету Сбербанк. В конце каждого документа ставится круглая печать с реквизитами банка и подпись ответственного лица – руководителя подразделения или исполняющего его обязанности.

Без печати с реквизитами банка документ будет считаться недействительным — делайте его правильно

При запросе отчета по счетам для получения визы не лишним будет уточнить, в какую страну вы собираетесь вылететь. Дело в том, что некоторые государства требуют специфического оформления документа, и работник Сбербанка обязательно учтет это при печати.

Если выписка необходима на другом языке или с отображением операций в валюте, отличной от валюты счета, то об этом нужно предупредить сотрудника заранее. Такая справка готовится в течение 3 рабочих дней и стоит 100 рублей за 1 календарный год.

Если же выписка нужна справочно (т.е. самому клиенту, например, чтобы проверить поступления средств или подсчитать свои расходы и доходы), то можно прибегнуть к другим способам взятия данных по расчетному счету в Сбербанке. Здесь к вашим услугам — банкомат/терминал учреждения или ваш сотовый телефон с активным Мобильным банком. Какие шаги нужно выполнить в каждом случае?

Например, в банкомате следуйте такой процедуре. Вставьте в устройство карту, с которой нужно оформить отчет, и укажите ее ПИН-код. На главном экране выберите Запрос баланса. Далее — нужно нажать «Получить мини-выписку».

Обратите внимание, мини-выписка по карте, полученная в банкомате, не содержит сведений о том, где была потрачена указанная сумма или с какого счета зачислена

Банкомат выдаст чек, на котором будет представлена краткая информация об операциях зачисления и списания по счету — их 10. Также на нем можно будет отыскать дату и время получения, номер и адрес установки банкомата и некоторые другие справочные сведения.

Стоимость услуги – 15 рублей. Количество запросов – не ограничено. Такая выписка принимается некоторыми банкам-партнерами Сбербанка в качестве альтернативы справке о доходах при оформлении займа или кредитной карты.

Причина проста – отображается в виде кода приход заработной платы, что позволяет вычислить среднемесячный доход заявителя.

Выписку по карте, сделанную в банкомате, принимают небольшие банки и микрофинансовые организации, для которых важно только наличие зарплаты у соискателя

Однако прежде чем делать и брать финансовый отчет по счетам в банкомате, будет нелишним проконсультироваться в отделении банка, где вы собираетесь брать деньги, подойдет ли она в качестве справочного документа. Вполне возможно, что придется всё же сделать полноценную справку о доходах.

Если вы не хотите тратить деньги, а получение данных о приходах и расходах нужно для личного сведения, то есть вариант, как получить выписку по счету в Сбербанке бесплатно. Но он подразумевает наличие у клиента активированного Мобильного банка.

Клиенту нужно отправить абоненту 900 запрос по форме ИСТОРИЯ_1234, где 1234 – это заключительные цифры номера карточки. Через несколько минут в ответном сообщении придет мини-выписка, в которой будут приведены 10 последних операций.

Она будет с такими сведениями:

• датой;
• размером транзакции;
• назначением транзакции (покупка, перевод, поступление и т.д.);
• остатком на балансе.

Выписка по карте, полученная через Мобильный банк, не является официальным документом, ее можно сделать только для сверки ваших операций

Услуга полностью бесплатна, единственное, за что придется заплатить – за СМС по тарифу вашего оператора. Два последних способа оформления – с помощью удаленного банкинга.

Если у вас подключен удаленный банкинг, то вы можете легко получить выписку по счету в Сбербанке Онлайн. Кроме того вам станут доступны настройки формирования этого документа. Выбрав удобный способ получения информации, вы всегда будете ей владеть к заданному периоду времени. Представляем подробную инструкцию по получению финансового отчета по карточке Сбербанка.

Сбербанк является крупнейшим российским банком. Он обслуживает не только физических, но и юридических лиц.

Взаимодействие между ними может происходить не только через отделение банка, но и дистанционно. Нередко можно встретить вопросы о том, как необходимо писать заявления в Сбербанк от юридических лиц.

Чтобы ответить на него максимально точно, следует рассматривать частные случаи отдельно.

Имущественные споры, задержка выплаты заработной платы, алименты… Ситуаций, в которых одна из сторон хотела бы доказать наличие у соперника по процессу наличие достаточной суммы для покрытия обязательств, множество.

Как правило, в таких ситуациях стороны обращаются к суду с ходатайством об истребовании информации о счетах в банках. Разберемся, есть ли на то законные основания.

Файлы в .

DOC:Бланк ходатайства об истребовании информации о счетах в банкахОбразец ходатайства об истребовании информации о счетах в банках

Законодательство России требует, чтобы кредитные организации, обслуживающие клиентов, сохраняли банковскую тайну.

Банки, МФО и т.п. защищают информацию об открытых счетах, историю движений по ним, а также иные сведения, получаемые от клиента.

Однако ст. 26 ФЗ «О банках и банковской деятельности» гласит, что выписки по истории операций и наличии счетов могут быть выданы не только самим клиентам, но и другим организациям, в список которых входят:

• суды (в т.ч. арбитражные);
• Счетная Палата;
• ПФР;
• налоговые органы;
• ФСС;
• ФССП;
• кредитные бюро;
• представители органов предварительного следствия (при определенных условиях);
• должностные лица, если это дозволено законодательными актами.

Значит ли это, что получить данные о наличии у гражданина в банке конкретных сумм легко? Это совсем не так: ст. 857 ГПК РФ указывает, что раскрытие информации возможно строго в тех случаях, что предусмотрены законом.

Если кредитная организация раскрывает сведения о своем клиенте без веских на то оснований, она несет ответственность перед гражданином. Пострадавшие лица вправе требовать возмещения убытков, нанесенных им подобным нарушением закона.

Однако суд, если в ходатайстве об истребовании информации о счетах в банках, поданном участником процесса, есть веская причина для получения документа, может запросить необходимые сведения. В ответ банк должен предоставить «справки о счетах». Форма их не закреплена в Кодексах, поэтому, как правило, используют установленный внутренним регламентом шаблон.

Сроки ответа

Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее. Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

Любой запрос предполагает получение ответа на него. Всего можно выделить две разновидности ответа на письмо-запрос:

1. положительный;
2. отрицательный.

Итак, для наглядности, порядок составления ответа на запрос документов, можно представить в виде следующей инструкции:

1. «Шапка» ответа — составляется по аналогии с письмом-запросом. Необходимо указать все реквизиты организации отправителя, а также ФИО должностного лица организации, в которую направляется документ.
2. Регистрационные данные – дата и номер регистрации ответа на запрос.
3. Обращение к представителю организации, для которой готовится ответ.
4. «Тело» документа – будет отличаться в зависимости от того, к какому виду относится тот или иной ответ.

   В случае положительного ответа:

   • необходимо сослаться на ранее полученный запрос (указываются его реквизиты, а также кратко излагается суть);
   • дается ответ о согласии представить запрашиваемые документы;
   • к письму-ответу прилагается соответствующая документация.

   При отрицательном ответе указывается:

   • ссылка на ранее полученный запрос;
   • причина, по которой организация отказывает в предоставлении документов;
   • констатация отказа.
5. Приложения – указываются в случае, если ответ носит положительный характер.
6. Подпись руководителя организации, печать, а также контактные данные исполнителя письма-ответа.

ООО «Акварель» Генеральному директору

г. Москва, ул. Ломоносова, д. 32 ООО «Эстель»

тел. (095) 961-11-58, факс. (095) 967-13-55 Алексееву И.И.

ОКПО 2835478, ОГРН 1123543647567

ИНН/КПП 77885974/77843545

01.12.16 № _12__

На № 01-11/323 от 25.11.16

Уважаемый Игорь Иванович!

В ответ на Ваш запрос от 25 ноября 2016 года № 01-11/323 о представлении прейскуранта на новую линию декоративной косметики, направляем в Ваш адрес уточненный прайс-лист (копия прилагается).

Приложение на __8__ л.

С уважением,

Генеральный директор ООО «Акварель» Иордан С.Н.

ООО «Виктория» Генеральному директору

г. Санкт-Петербург, ул. Пушкина, д. 12 ООО «Эклат»

тел. (095) 966-15-67, факс. (095) 467-19-11 Погожему С.И.

ОКПО 245637, ОГРН 112734748595

ИНН/КПП 7754654/7735476

20.09.17 № _29__

На № 01-20/21 от 15.09.17

Уважаемый Степан Игоревич!

В ответ на Ваш запрос от 15 сентября 2017 года № 01-20/21 о предоставлении технологической карты производства мебели, сообщаю, что ООО «Виктория» отказывает Вам в представлении данной документации в связи с тем, что она является коммерческой тайной.

С уважением,

Генеральный директор ООО «Виктория» Иванов С.А.

В заключение следует подчеркнуть, что при написании письма-запроса необходимо соблюдать все правила деловой переписки, а также следить за тем, чтобы текст был изложен максимально понятно и без грамматических ошибок.

Письмо-запрос о предоставлении информации

В деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос. Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица. Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье.

 Бланк письма-запроса (word)

 Образец составления письма-запроса (word)

Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого. Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:

• индивидуальными предпринимателями;
• частными гражданами;
• представителями органов власти;
• общественными деятелями и др.

Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования документа. В нем обязательно отражаются такие сведения:

1. Наименование отправителя.
2. Наименование получателя (адресата).
3. Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
4. Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».
5. Основная часть – изложение обстоятельств, побудивших написать запрос.
6. Просительная часть – собственно просьба о том, какие именно сведения необходимо получить.
7. Иногда образец письма-запроса также сопровождают приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладывают к основной бумаге. Указывают название документа, и количество страниц.
8. В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.
9. Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись.

Как правило, он составляется на фирменном бланке организации. Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде.

Отправить можно разными способами:

• по обычной почте;
• по е-мэйл;
• передать по факсу;
• передать с курьером.

Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.

Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5.

Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.). Далее рассмотрены наиболее распространенные виды.

Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:

• прайс-лист;
• условия акции, предоставления скидок;
• технические характеристики товара и т.п.

В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.

В этом случае запрашивают выписки из разных документов (например, из приказов о приеме или увольнении с работы). Причина составления письма-запроса связана с необходимостью подтвердить те или иные сведения (например, работал ли сотрудник в тот или иной период, когда был уволен и т.п.). 

В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (как правило, речь идет о копиях). Указывают конкретное название каждой бумаги. Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).

В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки. Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам.

Обычно такой документ составляется от имени главного бухгалтера. Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др.

Запрос в банк

В банк составляют обращения с просьбой прояснения отдельных положений договора, возможности реструктурировать долг, оформить кредит на более выгодных условиях, пролонгировать договор и т.п.

Сроки ответа

Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.

Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.

В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.

Как написать письмо-запрос? –

Образец №1. при оформлении письменного запроса необходимо соблюдать определенные правила.

id=»zapros-kontragentu-o-predostavlenii-dublikatov-dokumentov-dogovorov-schetov-nakladnyh-i-t» {amp}gt;Запрос контрагенту о предоставлении дубликатов документов (договоров, счетов, накладных и т Запрос контрагенту о предоставлении дубликатов документов (договоров, счетов, накладных и т.д.) в связи с утратой В связи с утратой по причинам _______________________________ и в соответствии с п.

___ договора банковского счета просим Вас предоставить дубликаты следующих документов: Указанные документы просим передать следующим образом: _________________. Копия документа, на основании которого организация сотрудничает с данным контрагентом. Запрос контрагенту о предоставлении дубликатов документов (договоров, счетов, накладных и т.д.) в связи с утратой (Касенов Е.Б., 2010) Форма подготовлена с использованием правовых актов по состоянию на 04.08.2010.

Автор КакПросто! Письмо-запрос – часть деловой переписки между организациями или между организациями и гражданами. Его главной целью является получение автором от адресата каких-либо официальных сведений или документов.

Генеральный директор А.А. Степанов Образец №2. Письмо-запрос о предоставлении материалов научных конференций.

Уважаемый Глеб Романович! В соответствии с договором от 6 ноября 2002 года № 206 просим Вас предоставить в редакцию «XXX» исправленные материалы следующих научных конференций: Материалы 3-ой научной конференции (Псков, 10-15 февраля 2001 г.)/ Отв.

› › В деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос.

Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:

1. частными гражданами;
2. общественными деятелями и др.
3. индивидуальными предпринимателями;
4. представителями органов власти;

Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования документа.

— один из наиболее распространенных видов деловой переписки.

Основные требования к его оформлению и содержанию остаются типичными для деловых писем. Но есть некоторые нюансы, которые следует учитывать, составляя официальный запрос на предоставление информации, образец которого представлен в статье. Из статьи вы узнаете:

1. когда пишется письмо о предоставлении информации;
2. как оформить письмо о предоставлении информации.
3. какова структура письма о предоставлении информации;
4. какая информация может быть предоставлена по письменному запросу;

Ситуация, когда для принятия каких-либо управленческих решений требуется дополнительная информация не такая уж редкая.

Решением вопроса, конечно, может стать устный запрос или обращение по телефону.

ФОРМА ЗАЯВЛЕНИЯ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ДУБЛИКАТА ДОКУМЕНТА, ПОДТВЕРЖДАЮЩЕГО НАЛИЧИЕ ЛИЦЕНЗИИ, ДЛЯ ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА Министерство регионального развития Российской Федерации Заявление о предоставлении дубликата документа, подтверждающего наличие лицензии Лицензиат _____________________________________________________________ (указывается полное и сокращенное наименование (в случае, _______________________________________________________________________ если имеется), в том числе фирменное наименование, и организационно-правовая форма юридического лица в соответствии с учредительными документами) место нахождения ______________________________________________________ (адрес места нахождения в соответствии с документами _______________________________________________________________________

Указанные документы просим передать следующим образом: _________________.

Форма подготовлена с использованием правовых актов по состоянию на 04.08.2010.

о предоставлении дубликатов документов (договоров, счетов,

накладных и т.д.) в связи с утратой

В связи с утратой по причинам _______________________________ и в соответствии с п.

Просим предоставить документы офис-менеджеру открытого акционерного общества «YYY» Светлане Ивановне Петровой. Генеральный директор А.А. Степанов Образец №2. Письмо-запрос о предоставлении материалов научных конференций.

Уважаемый Глеб Романович! В соответствии с договором от 6 ноября 2002 года № 206 просим Вас предоставить в редакцию «XXX» исправленные материалы следующих научных конференций: Материалы 3-ой научной конференции (Псков, 10-15 февраля 2001 г.)/ Отв.

Впрочем, если причина запроса очевидна, то допускается сразу переходить к изложению сути обращения без каких-либо разъяснений.

• правильное указание реквизитов автора письма;
• ясное изложение проблемы;
• по возможности, ссылки на документальные или законодательные подтверждения своих слов;
• по Интернету запрос в банк стоит отправлять только при наличии электронной подписи, в других ситуациях предпочтительнее бумажный вариант с собственноручной визой.

Когда требуется?

Условно, можно выделить несколько наиболее распространенных ситуаций, когда встает необходимость в составлении письма-ответа:

• В адрес государственных органов (например, при поступлении запроса от налоговой о предоставлении финансовой отчетности предприятия, отдельной информации о деятельности хозяйствующего субъекта и т.д.).
• В адрес поставщиков (например, если поставщик письменно запросил уточненный список материалов, на которые оформляется заказ).
• В адрес покупателей (например, при поступлении запроса о возможности осуществления поставки товара на определенную дату).
• В адрес судебных органов (например, запрос судом конкретных доказательных документов).
• В банковское учреждение (например, если банк запросил справку о деловой репутации из другого банка, обслуживающего организацию).
• В адрес физического лица (например, в ответ на запрос информации о возможности устроиться на определенную должность в данную организацию) и др.

Структура письма о предоставлении информации

Унифицированный образец письма-запроса о предоставлении информации не утвержден, поскольку каждая конкретная ситуация является уникальной. Его общий вид должен соответствовать тому, в котором обычно оформляется деловая переписка. Естественно, раз это официальный запрос, такое письмо должно содержать все необходимые для этого типа документов реквизиты, полный перечень которых приведен в ГОСТ Р 6.30-2003, который с 1 июля 2017 года будет заменен на ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Структура письма о предоставлении информации состоит из нескольких смысловых блоков:

1. Заголовок письма, в кратком виде отражающий суть вопроса: «О предоставлении информации по договору…», «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления аналитической информации»;

2. Обращение, оно необходимо, если письмо направляется в адрес партнеров, другой стороны договора, контрагентам;

3. Вводная часть, содержащая пояснение, по какой причине компании требуется предоставить запрашиваемые сведения;

4. Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить;

5. Выражение благодарности за предоставление информации и надежды на дальнейшее плодотворное и взаимовыгодное сотрудничество;

6. Подпись ответственного лица — руководителя компании, с расшифровкой.

В некоторых случаях, например при обращении в государственные органы, из образца письма запроса о предоставлении информации можно исключить пункты 2 и 5 — обращение и выражение благодарности.

Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

1. Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
2. Номер и дата обращения.
3. Перечень прилагаемых документов.
4. Лицо, подтверждающее достоверность.
5. Контакты.

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД).

В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него. Для этого можно использовать такие фразы:

• прошу подтвердить получение;
• прошу подписать и возвратить в срок;
• прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
• прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
• прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
• прошу информировать установленным порядком.

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

Какие виды существуют и каковы их особенности?

Все разновидности данного документа можно условно разделить на два вида:

1. Положительный ответ на запрос информации – выражает согласие организации предоставить информацию, которая изначально запрашивалась.
2. Отрицательный ответ – означает мотивированный отказ в предоставлении данных или отклонение предложения.

Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании.

Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос. В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации.

При составлении отрицательного ответа на запрос информации, в обязательном порядке необходимо аргументированно указать причину отказа в представлении данных или отклонения предложения.

ВАЖНО. Также в отрицательном письме рекомендуется указать, при каких условиях организация, направившая запрос, сможет получить запрашиваемую информацию.

Как правильно оформить?

Порядок составления ответа на запрос информации можно представить в виде пошаговой инструкции:

1. Составление шапки документа. В левом верхнем углу необходимо указать полные реквизиты организации, от которой направляется ответ (наименование, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, адрес, контактный телефон, факс).
   В правом верхнем углу указывается имя должностного лица организации, в которую направляется документ. Как правило, документы составляются на имя генерального директора предприятия.
2. Необходимо проставить номер и дату регистрации документа в журнале исходящей корреспонденции. По желанию можно также кратко указать тему письма. Однако данное требование не является обязательным.
3. Далее необходимо выразить обращение к представителю организации, в которую будет направлен ответ на запрос. Пример: «Уважаемый Иван Сергеевич!».
4. Составление «тела» документа. Содержание ответа будет отличаться в зависимости от его вида. При положительном ответе указывается:
   • реквизиты ранее направленного запроса (номер и дата регистрации), а также его основная суть (буквально пару слов);
   • информация по запросу.

   В случае отрицательного письма указываются:

   • реквизиты и содержание запроса (по аналогии с положительным письмом);
   • причина отклонения просьбы;
   • констатация отказа.
5. Приложения. Указываются в случае, если была запрошена какая-либо документации, которую предприятие готово представить.
6. Ставится подпись генерального директора организации или его представителя, а также печать юридического лица.

Важно! В левом нижнем углу документа необходимо указать фамилию и номер телефона исполнителя документа (на случай возникновения вопросов со стороны адресата).

Как ответить?

Положительно

ООО «Силуэт» Генеральному директору

г. Москва, ул. Ленина, д. 54 ООО «Стиль»

тел. (095) 967-32-45, факс. (095) 957-23-11 Шинкарюк Е.С.

ОКПО 2885678, ОГРН 1023678954746

ИНН/КПП 77894364/773553

13.12.17 № _46__

На № 01-19/678 от 10.12.17

Уважаемый Евгений Сергеевич!

В ответ на Ваш запрос от 10 декабря 2017 года № 01-19/678 о представлении расценок на новую коллекцию «Жемчужина», направляем в Ваш адрес уточненный прайс-лист (копия прилагается). Также рады сообщить Вам о том, что мы готовы предоставить скидки на отдельные наименования единиц коллекции (размер скидки зависит от объема закупок).

Приложение на __5__ л.

С уважением,

Генеральный директор ООО «Силуэт» Иванов П. Д.

Отрицательно

ООО «Эксим» Петровой Е. П.

г. Москва, ул. Забелина, д. 36 г. Москва, ул. Ленина, д. 41. Кв. № 9

тел. (095) 987-11-32, факс. (095) 934-56-51

ОКПО 267459, ОГРН 103526384949

ИНН/КПП 7746475/7748576

11.10.17 № _33__

На № 01-19/412 от 05.10.17

Уважаемая Елена Павловна!

В ответ на Ваш запрос от 11 октября 2017 года № 01-19/412 о возможности устроиться в нашу компанию на должность главного бухгалтера, сообщаю, что ООО «Эксим» отказывает Вам в заключении трудового договора в связи с несоответствием требованиям, предъявляемым к должности главного бухгалтера, а именно:

• опыт работы в аналогичной должности не менее 5 лет;
• ведение бухгалтерского учета в коммерческой организации.

Указанные требования отражены в должностной инструкции главного бухгалтера № 21, утвержденной приказом генерального директора ООО «Эксим» от 15.01.10 г. № 45 «Об утверждении должностных инструкций».

С уважением,

Генеральный директор ООО «Эксим» Голубев А.Ю.

Ходатайство об истребовании информации о счетах в банках. Образец и бланк 2019 года

Файлы в .

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:

• «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
• «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
• «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).

1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:

• полное название документа;
• количество экземпляров;
• при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).

1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:

• дата принятия документа;
• общее количество пересылаемых экземпляров;
• количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
• при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Процедура хранения

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

В общем случае придерживаются таких правил:

1. Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
2. После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
3. В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
4. Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.

Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.

В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:

• Просим подтвердить получение…
• Просим передать…
• Просим информировать…
• Просим возвратить…
• Просим руководствоваться… и т.п.

Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. образец).

Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.

{amp}gt;Образец сопроводительного письма к документам

Директору ООО «Стандарт» Е.С.

Направляю вам документы согласно приложению

Пример 5).Пример 5

Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи

Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

Пример 6

Приложение к письму имеет собственное приложение

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

Пример 7

Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ.

В ней должны присутствовать такие графы:

1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один.
   Если же документов множественное число, то пишется «Приложения».

10. Секретарь передает задачу исполнителю по принятым в организации правилам. В этот момент чаще всего сопроводительное письмо и его приложения разделяются: исполнителя интересуют именно последние, а не письмо, и что делать с приложениями, он, скорее всего, знает. Если письмо содержит какие-то особенные инструкции по работе с приложенными документами, то исполнитель получает от секретаря копию, а не оригинал письма. Оригинал остается у секретаря (в канцелярии) и подшивается в дело.

11. Приложение между тем идет своим путем, который определяется видом документа и может быть сколь угодно долгим.

Если что-то пошло не так. Если при первичном рассмотрении в канцелярии, еще при доставке, выяснится, что в приложенном пакете не хватает одного или нескольких заявленных в сопроводительном письме документов, об этом составляется акт (см.

Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

Пример 8

Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений.

ВниманиеЕсли все в порядке, письмо регистрируется (что делать, если не все в порядке, описано далее).

7. Зарегистрированное входящее письмо поступает на рассмотрение первому лицу организации или другому уполномоченному руководителю, по общему правилу – вместе с приложениями.

ИнфоНо в организации могут быть установлены свои правила на этот счет. Например, если письмо типовое и точно известно, кто из должностных лиц будет назначен исполнителем по нему, секретарь может договориться с директором и передавать приложения исполнителю сразу, не дожидаясь резолюции.В крайне редких случаях, если в типовом письме содержится «нештатная» информация, приложения оперативно доставляют руководителю на рассмотрение.

8. С приложениями или без сопроводительное письмо попадает на рассмотрение руководству организации-адресата.

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2013

Рубрика Оформление документов

Сопроводительное письмо к документам

• Рейтинг 4.88

• 0 комментариев

• 16901 просмотр

• Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Кроме обычной переписки, мы ежедневно высылаем контрагентам различные документы: договоры, протоколы, счета, презентационные материалы… Правила делового этикета да и элементарная осмотрительность в обращении с документами требуют написания в этих случаях сопроводительного письма.

ВажноПод этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией.

Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е.

30 календарных дней.

Благодаря тому, что сопроводительному письму присваиваются регистрационные данные, определить срок его исполнения становится значительно проще.

Следует понимать, что даже при отправке одного документа наличие сопроводительного письма может стать обязательным, если документ не содержит адресную часть.

Сопроводительное письмо о передаче документов (образец)