Правила оформления документов по новому ГОСТ

Содержание

• 1 Сфера применения
• 2 Содержание стандарта
• 3 ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное). СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
  • 3.1 7.1 Общие положения
• 4 ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное). ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ
• 5 Приложение Е (рекомендуемое). Перечень допускаемых сокращений слов, применяемых в графических документах (дополнение к ГОСТ 2.316)
• 6 Как правильно нумеровать документы при подшивке
• 7 Как правильно нумеровать сшитые документы
• 8 Как правильно нумеровать документы для архива
• 9 Как правильно нумеровать и шнуровать документы
• 10 Предисловие
• 11 2 Нормативные ссылки
• 12 Приложение Е (рекомендуемое). Перечень допускаемых сокращений слов, применяемых в графических документах (дополнение к ГОСТ 2.316)
  • 12.1 3.2 Сокращения

Сфера применения

Настоящий стандарт устанавливает основные требования к проектной и рабочей документации для строительства объектов различного назначения.Примечание – В настоящем стандарте понятие “строительство” включает в себя новое строительство, реконструкцию, техническое перевооружение и капитальный ремонт объектов капитального строительства.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 “Общероссийский классификатор управленческой документации” (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов – в приложении Б.Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

1 июля 2018 г. был введен в действие новый национальный стандарт на оформление организационно-распорядительных документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Новый стандарт принят взамен ГОСТ Р 6.

ГОСТ Р 7.0.97-2016, как и любой другой национальный стандарт, введенный в действие после 2002 года, применяется добровольно4. Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации. На практике он означает, что:

• организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет. Если она принимает решение применять национальный стандарт, он приобретает для нее характер нормативного документа;
• никакой административной ответственности за неприменение стандарта не может быть в принципе.

Конечно, при этом следует учитывать, что применение стандарта дает определенные преимущества:

• применение стандарта оправдано экономически;
• позволяет исключить возможные проблемы при взаимодействии посредством документов различных организаций между собой;
• применение стандарта повышает культуру работы с документами.

Любой стандарт всегда основывается на лучшей практике, в стандарте всегда закрепляются наиболее оптимальные для определенного периода времени решения (правила, нормы, требования) в отношении объекта стандартизации. Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует юридическую значимость документа как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа в процессе оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.

Стандарт предназначен всем, кто в той или иной степени участвует в подготовке организационно-распорядительных документов, при этом:

• исполнитель получает простые и понятные правила оформления документов;
• руководитель получает инструмент для оценки правильности оформления документов исполнителями;
• служба делопроизводства получает инструмент для оценки качества подготовки документа.

По сложившейся практике применение стандарта на оформление документов осуществляется в организациях через включение его положений в локальные нормативные акты (далее – ЛНА), устанавливающие требования к документам, прежде всего в Инструкцию по делопроизводству. В связи с введением стандарта в действие основной задачей, стоящей перед организацией (работниками, ответственными за организацию работы с документами), становится приведение ЛНА, содержащих правила оформления документов, в соответствие с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

По сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого принят ГОСТ Р 7.0.97-2016, у нового стандарта несколько изменились название и номер.

Изменения в названии стандарта обусловлены тем, что новый стандарт не имеет жесткой привязки к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД). В новом стандарте эта система не упоминается ни в названии, ни в разделе 1 «Область применения». В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 требования стандарта распространялись только на документы, включенные в раздел 02 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД).

В связи с тем, что УСОРД с 1993 г. не ведется и раздел 02 ОКУД включает лишь очень незначительную часть унифицированных форм организационно-распорядительных документов, ГОСТ Р 7.0.97-2016 не связан с УСОРД и распространяется на все организационно-распорядительные документы, в т.ч. включенные в ОКУД.

Изменение номера стандарта вызвано тем, что Технический комитет (ТК) Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован. Поэтому было принято решение вести пересмотр стандарта в ТК 191 Росстандарта, который ответственен за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). По этой причине новый ГОСТ имеет иной номер и входит в иной класс стандартов.

Содержание стандарта

Приложение Д(обязательное)

Таблица Д.1

Обозначение и наименование стандарта	Условия применения стандарта
ГОСТ 2.004-88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ	–
ГОСТ 2.051-2006 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения	–
ГОСТ 2.052-2006 Единая система конструкторской документации. Электронная модель изделия. Общие положения	–
ГОСТ 2.101-68 Единая система конструкторской документации. Виды изделий	–
ГОСТ 2.102-68 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов	С учетом положений ГОСТ 21.501, относящихся к выполнению чертежей строительных изделий
ГОСТ 2.105-95 Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам	С учетом положений разделов 4, 5 и 8 настоящего стандарта
ГОСТ 2.109-73 Единая система конструкторской документации. Основные требования к чертежам	С учетом положений ГОСТ 21.501. Ссылки на ГОСТ 2.106, а также 1.1.11, 1.1.12, 1.3 ГОСТ 2.109 не учитывают
ГОСТ 2.113-75 Единая система конструкторской документации. Групповые и базовые конструкторские документы	С учетом положений ГОСТ 21.501
ГОСТ 2.114-95 Единая система конструкторской документации. Технические условия	С учетом положений 5.2.1, 5.2.2, 5.2.5-5.2.7 и раздела 8 настоящего стандарта. Положения 3.7.1 и 3.8 ГОСТ 2.114 не учитывают
ГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. Форматы	С учетом требований соответствующих стандартов СПДС
ГОСТ 2.302-68 Единая система конструкторской документации. Масштабы	С учетом положений 5.1.6 настоящего стандарта
ГОСТ 2.303-68 Единая система конструкторской документации. Линии	С учетом положений 5.1.3 настоящего стандарта
ГОСТ 2.304-81 Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные	С учетом положений 5.1.5 настоящего стандарта
ГОСТ 2.305-2008 Единая система конструкторской документации. Изображения – виды, разрезы, сечения	С учетом положений 5.5 настоящего стандарта
ГОСТ 2.306-68 Единая система конструкторской документации. Обозначения графические материалов и правила их нанесения на чертежах	С учетом положений ГОСТ 21.302, таблицы 4 и 5
ГОСТ 2.307-2011 Единая система конструкторской документации. Нанесение размеров и предельных отклонений	С учетом положений 5.4.1-5.4.4 настоящего стандарта
ГОСТ 2.308-2011 Единая система конструкторской документации. Указание допусков формы и расположения поверхностей	С учетом положений ГОСТ 21.113
ГОСТ 2.309-73 Единая система конструкторской документации. Обозначение шероховатости поверхностей	–
ГОСТ 2.310-68 Единая система конструкторской документации. Нанесение на чертежах обозначений покрытий, термической и других видов обработки	–
ГОСТ 2.311-68 Единая система конструкторской документации. Изображение резьбы	–
ГОСТ 2.312-72 Единая система конструкторской документации. Условные изображения и обозначения швов сварных соединений	–
ГОСТ 2.313-82 Единая система конструкторской документации. Условные изображения и обозначения неразъемных соединений	–
ГОСТ 2.314-68 Единая система конструкторской документации. Указания на чертежах о маркировке и клеймении изделий	–
ГОСТ 2.315-68 Единая система конструкторской документации. Изображения упрощенные и условные крепежных деталей	–
ГОСТ 2.316-2008 Единая система конструкторской документации. Правила нанесения надписей, технических требований и таблиц на графических документах. Общие положения	С учетом положений 5.4.5-5.4.7 настоящего стандарта
ГОСТ 2.317-2011 ЕСКД. Аксонометрические проекции	–
ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения	В части формы инвентарной книги, абонентской карточки и указаний по складыванию чертежей
ГОСТ 2.511-2011 Единая система конструкторской документации. Правила передачи электронных конструкторских документов. Общие положения	–
ГОСТ 2.512-2011 Единая система конструкторской документации. Правила выполнения пакета данных для передачи электронных конструкторских документов. Общие положения	–
Примечание – Условия применения стандартов ЕСКД классификационной группы 7 определены стандартами СПДС, в которых приведены ссылки на эти стандарты.

1. Область применения;

2. Нормативные ссылки;

3. Общие требования к созданию документов;

4. Реквизиты документа;

5. Оформление реквизитов документов;

6. Бланки документов;

• Приложения (справочные):
• А «Расположение реквизитов на титульном листе документа»;
• Б «Схемы расположения реквизитов документов»;
• В «Образцы бланков документов».

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 появилось два новых раздела: 2 «Нормативные ссылки» и 3 «Общие требования к созданию документов» и одно новое приложение – с формой титульного листа документа.

В разделе 2 «Нормативные ссылки» приводятся сведения о так называемых ссылочных стандартах5:

• ГОСТ Р 7.0.8 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• ГОСТ Р ИСО 15489-1 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Совершенно новым разделом стандарта является раздел 3 «Общие требования к созданию документов», в котором изложены положения, относящиеся к изготовлению документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.). Основными положениями этого раздела являются следующие:

• документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов;
• вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер страницы проставляется посредине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа);
• допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;
• абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см;
• текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал;
• текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);
• допускается выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Новое приложение к стандарту (приложение А) определяет состав реквизитов титульного листа документа и порядок их расположения. Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке таких документов, как программы, планы, отчеты и т.п.

ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное). СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

4.1.1 Состав проектной документации объектов капитального строительства и требования к ее содержанию установлены законодательством [1], утвержденным Правительством Российской Федерации Положением [2] и нормативно-правовыми актами федеральных органов исполнительной власти.Проектную документацию комплектуют, как правило, по отдельным разделам и подразделам, установленным Положением [2].

Наименования и шифры разделов проектной документации приведены в таблицах А.1 и А.2 (приложение А).В бумажной форме проектную документацию комплектуют в тома в соответствии с 4.1.4, 4.1.5 и разделом 8.При большом объеме (в бумажной форме) раздела или подраздела, а также, при необходимости, в других случаях (например, при привлечении субподрядчиков) допускается разделять его на части, а части, в случае необходимости, на книги.

4.1.2 Каждому разделу, подразделу, части и, при необходимости, книге, скомплектованным в том, а также каждому текстовому и графическому документу, включенному в том, присваивают самостоятельное обозначение, которое указывают на обложке, титульном листе и/или в основной надписи, а также в колонтитулах текстовых документов, выполняемых без основных надписей.

4.1.3 В состав обозначения раздела включают базовое обозначение, устанавливаемое по действующей в проектной организации системе, и через дефис* – шифр раздела проектной документации. В базовое обозначение включают, например, номер договора (контракта) и/или код объекта строительства (цифровой, буквенный или буквенно-цифровой).

В базовое обозначение допускается включать другие коды, используемые в САПР и СЭД._______________* В обозначении допускается использовать другие разделительные знаки, например точку, наклонную черту и т.п.Если раздел делят на части, то обозначение части составляют из обозначения раздела, к которому добавляют номер части.Примеры

1 2345-ПЗ – Раздел 1. Пояснительная записка.

2 2345-ПЗУ1 – Раздел 2. Схема планировочной организации земельного участка. Часть 1. Общие сведения.

3 2345-ПЗУ2 – Раздел 2. Схема планировочной организации земельного участка. Часть 2. Решения по внутреннему железнодорожному транспорту.Если часть делят на книги, то обозначение книги составляют из обозначения части, к которому через точку добавляют номер книги.Обозначение подраздела составляют из обозначения раздела, к которому добавляют номер подраздела.

1 2345-ИОС4.1.1 – Раздел 5. Сведения об инженерном оборудовании, о сетях инженерно-технического обеспечения, перечень инженерно-технических мероприятий, содержание технологических решений. Подраздел 4. Отопление, вентиляция и кондиционирование воздуха, тепловые сети. Часть 1. Отопление, вентиляция и кондиционирование воздуха. Книга 1. Основные решения.

2 2345-ИОС4.1.2 – Раздел 5. Сведения об инженерном оборудовании, о сетях инженерно-технического обеспечения, перечень инженерно-технических мероприятий, содержание технологических решений. Подраздел 4. Отопление, вентиляция и кондиционирование воздуха, тепловые сети. Часть 1. Отопление, вентиляция и кондиционирование воздуха. Книга 2. Системы автоматизации отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха.

3 2345-ИОС4.2 – Раздел 5. Сведения об инженерном оборудовании, о сетях инженерно-технического обеспечения, перечень инженерно-технических мероприятий, содержание технологических решений. Подраздел 4. Отопление, вентиляция и кондиционирование воздуха, тепловые сети. Часть 2. Тепловые сети.На основании положений 4.1.1-4.1.3, 4.2.3-4.2.

4.1.4 Текстовые и графические материалы, включаемые в том, в общем случае комплектуют в следующем порядке:- обложка;- титульный лист;- содержание тома;- ведомость “Состав проектной документации”.Примечание – Допускается не включать ведомость “Состав проектной документации” в состав каждого тома, а комплектовать ее отдельным томом;

4.1.5 Количество листов, включаемых в том, определяют из необходимости обеспечения удобства работы, как правило, не более 300 листов формата А4 по ГОСТ 2.301 или эквивалентного количества листов других форматов.

4.1.6 Общие требования к выполнению графической документации приведены в разделе 5.

4.1.7 Текстовые документы, содержащие, в основном, сплошной текст (в том числе текстовые части разделов и подразделов проектной документации), выполняют по ГОСТ 2.105 с учетом 5.1, 5.2 настоящего стандарта.

4.1.8 Разрешается выполнять текстовые документы, указанные в 4.1.7, без основных надписей, дополнительных граф к ним и рамок. В этом случае:- на первом листе приводят список исполнителей, в котором указывают должности, инициалы и фамилии лиц, принимавших участие в разработке, контроле и согласовании текстового документа, и предусматривают места для подписей и дат подписания.

в левом углу (при односторонней печати) или правом углу четных страниц и левом углу нечетных страниц (при двухсторонней печати);- в нижней части (нижнем колонтитуле) каждого листа указывают: логотип и наименование организации, подготовившей документ, наименование документа, номер листа (страницы) документа (в нижнем правом углу – при односторонней печати или в левом углу четных страниц и правом углу нечетных страниц – при двухсторонней печати), а также, при необходимости, номер версии документа, идентификатор (имя) файла и другие сведения. Допускается логотип и наименование организации приводить в верхнем колонтитуле;- данные об изменениях указывают в соответствии с 7.3.

4.1.9 Расчеты конструктивных и технологических решений, являющиеся обязательным элементом подготовки проектной документации, в состав проектной документации не включают. Их оформляют в соответствии с требованиями к текстовым документам и хранят в архиве проектной организации. Расчеты представляют заказчику или органам экспертизы по их требованию.

4.2.1 В состав рабочей документации, передаваемой заказчику, включают:- рабочие чертежи, объединенные в основные комплекты рабочих чертежей по маркам. Марки основных комплектов рабочих чертежей приведены в таблице Б.1 (приложение Б);- прилагаемые документы, разработанные в дополнение к рабочим чертежам основного комплекта.

4.2.2 В состав основных комплектов рабочих чертежей включают общие данные по рабочим чертежам, чертежи и схемы, предусмотренные соответствующими стандартами СПДС.

4.2.3 Основной комплект рабочих чертежей любой марки может быть разделен на несколько основных комплектов той же марки (с добавлением к ней порядкового номера) в соответствии с процессом организации строительных и монтажных работ.Пример – АР1; АР2; КЖ1; КЖ2.

4.2.4 Каждому основному комплекту рабочих чертежей присваивают обозначение, в состав которого включают базовое обозначение, устанавливаемое по действующей в организации системе, и через дефис – марку основного комплекта.Пример – 2345-12-АР,где 2345-12 – базовое обозначение. В базовое обозначение включают, например, номер договора (контракта) и/или код объекта строительства (см. 4.1.

4.2.5 Допускается оформление основного комплекта рабочих чертежей отдельными документами с присвоением им обозначения, состоящего из базового обозначения, марки основного комплекта, и добавлением через точку порядкового номера документа арабскими цифрами.Пример – 2345-12-ЭО.1; 2345-12-ЭО.2,где 2345-12 – базовое обозначение;

4.2.6 К прилагаемым документам относят:- рабочую документацию на строительные изделия;- эскизные чертежи общих видов нетиповых изделий, выполняемые в соответствии с ГОСТ 21.114;- спецификацию оборудования, изделий и материалов, выполняемую в соответствии с ГОСТ 21.110;- опросные листы и габаритные чертежи, выполняемые в соответствии с данными изготовителей (поставщиков) оборудования;

– локальную смету;- другие документы, предусмотренные соответствующими стандартами СПДС.Конкретный состав прилагаемых документов и необходимость их выполнения устанавливаются соответствующими стандартами СПДС и заданием на проектирование.Прилагаемые документы проектная организация передает заказчику одновременно с основным комплектом рабочих чертежей в количестве, установленном для рабочих чертежей.

4.2.7 Каждому прилагаемому документу присваивают обозначение основного комплекта с добавлением через точку шифра прилагаемого документа. Шифры прилагаемых документов приведены в таблице В.1 (приложение В).Пример – 2345-12-ЭО.С,где 2345-12-ЭО – обозначение основного комплекта рабочих чертежей;С – шифр спецификации оборудования, изделий и материалов.

7.1 Общие положения

ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное). ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Обратите внимание на второй абзац п. 6.8 нового ГОСТ, где появилось положение, которого не было в стандарте 2003 года, но которое было в стандартах 1990 и 1997 годов. Оно о том, что для переписки с иностранными корреспондентами используется бланк, где «к левой колонке на русском языке» добавляется «правая колонка» на любом иностранном. Т.е. это будет опять же двуязычный бланк.

Итак, мы дали общую характеристику новому стандарту – ГОСТ Р 7.0.97-2016, устанавливающему требования к оформлению документов и принятому взамен ГОСТ Р 6.30-2003, а также рассмотрели основные изменения в оформлении документов, вводимые новым стандартом. Пройдясь по этому выявленному списку изменений, вы сможете решить, что из новинок станете внедрять у себя. Тогда это еще надо будет отразить в своей Инструкции по делопроизводству (или ином ЛНА) и настройках шаблонов документов в СЭД.

Анализ содержания ГОСТ Р 7.0.97-2016 свидетельствует о том, что, несмотря на изменения в составе реквизитов и правилах их оформления, в целом сохраняется преемственность нового стандарта со старым ГОСТ Р 6.30-2003, действующим до 1 июля 2018 г. Новшества стандарта обусловлены, прежде всего, изменением законодательства в сфере информации и документации, а также применяемыми в практике работы с документами информационными технологиями.

А в заключение приведем образец полностью оформленного документа «в стилистике» нового стандарта – письмо на бланке структурного подразделения с грифом ограничения доступа.

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:- общий бланк;- бланк письма;- бланк конкретного вида документа.

4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Рисунок Б.5 – Образец бланка конкретного вида документа организации

УДК 658.516:002:006.354	ОКС 01.140.30	Т54	ОКСТУ 0006
Ключевые слова: организационно-распорядительные документы, состав реквизитов документов, документ, бланк, гербовый бланк, учет, регистрация, контроль, реквизит

Электронный текст документаподготовлен АО “Кодекс” и сверен по:официальное изданиеМ.: Стандартинформ, 2007

Приложение Е (рекомендуемое). Перечень допускаемых сокращений слов, применяемых в графических документах (дополнение к ГОСТ 2.316)

Таблица Е.1

Полное наименование	Сокращение
Автомобильная дорога	а. д.
Альбом	Альб. (ц)
Аннулирован	Аннул.
Антисейсмический шов	а.с.ш. (и)
Архитектор	Арх. (о)
Асфальтобетон	асф. бет.
Бетон, бетонный	бет.
Вентиляционная камера	венткамера
Вместимость	Вмест. (ц, т)
Выпуск	Вып. (ц)
Главный инженер	Гл. инж. (о)
Главный инженер (архитектор) проекта	ГИП (ГАП) (о)
Главный специалист	Гл. спец. (о)
Группа	гр. (т, о)
Деформационный шов	д. ш. (и)
Диаметр	диам.
Директор	Дир. (о)
Документ	док. (т, о)
Допускаемый	допуск.
Железная дорога	ж. д.
Железнодорожный	ж. -д.
Железобетон, железобетонный	ж. б.
Заведующий	Зав. (о)
Изоляция, изоляционный	изол.
Институт	Ин-т (о)
Конструкция	констр.
Коэффициент	коэф.
Коэффициент полезного действия	КПД
Лестница, лестничный	лестн.
Мастерская (в проектных организациях)	Маст. (о)
Материалы	мат-лы (т)
Монтажный	монт.
Нормативная нагрузка	норм. нагр.
Оборудование	оборуд.
Общий	общ.
Отметка	отм. (ц)
Раздел	разд. (ц)
Размер	разм. (ц)
Расчетная нагрузка	расч. нагр.
Санитарно-технический	сан. техн.
Санитарный узел	сан. узел.
Сборный	сб.
Сектор	сек. (ц)
Скважина	скв. (ц)
Снеговой	снег.
Температурный шов	т.ш. (и)
Технологический	технол.
Техник	Техн. (о)
Типовой	тип.
Труба	тр.
Уровень головки рельса	ур. г. р. (и)
Уровень грунтовых (подземных) вод	УГВ (и)
Уровень земли	ур. з. (и)
Уровень чистого пола	УЧП (и)
Участок	уч. (и, ц)
Фундаментный	фунд.
Цемент, цементный	цем.
Цементобетон	цем. бет.
Часть	Ч. (ц)
Шаг	ш. (ц, т)
Штукатурка	штукат.
Щебень, щебеночный	щеб.
Электрический	эл.
Элемент	эл-т (и, т)
Этаж	эт. (ц)
Примечания 1 Сокращения, отмеченные знаком (о), применяют только в основной надписи; (т) – в таблицах; (ц) – с цифрами или шифрами; (и) – на графических изображениях. 2 Сокращения слов, указанные в данной таблице и ГОСТ 2.316, допускается указывать в текстовых документах, разбитых на графы.

Прежде чем говорить о нумерации страниц, давайте разберемся, какие документы необходимо нумеровать для сшивания.

Ознакомлению предоставлен не полный список документов, которые подлежат нумерованию. Начиная с 2013 года нет четко оговоренных правил по нумерованию документации для не государственных предприятий и частных предпринимателей/ИП. Поэтому, нумероваться и подшиваться может значительно больше количество документации.

Правила нумерации страниц документов:

• Нумерации подлежит лист, а не страница целиком. Помним, документ имеет две стороны, следовательно, два разных листа.
• На листе положено ставить цифру в возрастающем порядке.
• Нумерование проводят простым карандашом.
• Цифры положено проставлять на верху страницы. Для этого выделяется правый угол.
• Проставленная цифра не должна находить на текст, либо слишком близко приближаться к нему.

На сегодняшний день нет закона или положения, которые регламентируют правила комплектования документации для подшивки. Существуют положения ведомственных структур, которые устанавливают правила подачи документов в определенных отраслях.

Для нумеровки выделяют только верхнюю часть листа, угол.с правой стороны. Номера пишутся только простым карандашом.

• Таких правил придерживаются при нумеровке всей документации.
• Под исключение попадают чертежные схемы, фото, части иллюстративных документов. Их положено нумеровать с тыльной стороны, в верхней части ближе к левому углу.

Полное описания правил нумерации документов для подшивки с последующей сдачей в архив. Даже если документация не подлежит сдаче в будущем, вы готовите ее для визита в государственное учреждение, правила по оформлению остаются неизменны.

Нумеровка документов вопрос довольно щепетильный, требует определенной последовательности и внимания, Справиться с такой работой под силу каждому. Следуя несложным правилам, вы с легкостью проведете подготовку необходимых документов.

Как правильно нумеровать документы при подшивке

Прошивка документов требует внимательности и терпения. Ведь листы нужно складывать так, чтобы при прошивке они не торчали в разные стороны.

• Поверх пачки с вложенной документацией необходимо приложить лист титул, на котором содержится вся информация о вложении.
• Поверх сшивки нужно расположить обложку, желательно из картона, если срок хранения ваших документов не менее 25 лет.
• Титульную страницу можно не прятать под картон, если срок хранения документов менее 25 лет.

Нумеровка листов начинается сразу после титульного описания.

• Следующий лист за титульным считается первым. Это значит, что в правом углу нужно ставить цифру «1»
• Нумеровка листов проходит по стандарту. Размещение цифр только справа, в верхней части угла.
• Нумерование проходит с одной или двух сторон документа!

Одна страница документа может иметь два листа, лицо обязательно четное, а тыльная часть не четная. Если же расположения текста с одной стороны, тогда нумеруют только одну сторону.

• Если пропущен лист, можно проставить номер с маленькой буквой.

Во время подшивку в общую пачку могут вкладываться разные документы: листы разных форматов, конверты и т.д.

• При вкладывании конверта с содержимым последовательность следующая. Сначала нумеруют конверт, затем поочередно вложенные в него листы.
• При вкладывании в основную пачку для прошивки листов большего формата чем А 4, нужно проставить нумерацию согласно стандарту. Затем левую сторону согнуть к подшивке.Помним, лист должен складываться и разворачивать по первому же требованию.
• При вкладывании мелких листов, чеков, квитанций, необходимо провести опись этих документов. После их крепят вместе с описью. Нумерации подлежит опись.

В одну пачку допустимо вложить до 250 листов, не более. Титул/опись можно приклеить к твердой обложке.

• Сшивание производят в той же последовательности, что и нумерацию.
• Прошивку выполняют дважды, после чего завязывают узелок, хвостики приклеивают чистым прямоугольным листочком/фиксатором.
• Листочек/фиксатор обязательное условие. На нем прописывают количество пронумерованных страниц в пачке, проставляют дату и подпись.

Как правильно нумеровать сшитые документы

Подготовленная и прошнурованная ранее папка с документацией нумеруется так же, как и та, которая только готовится к прошивке.

• Последовательность нумерации начинается с листа следующего за описью.
• Если в уже сшитой пачке документов описи нет, ее нужно сформировать.
• Так же поступают и с обложкой.
• Если требуется приложить опись, твердую обложку, их крепят к основной прошивке в те же дырочки. После завязывают узелок, заклеивают его прямоугольным листиком/фиксатором.
• Если подшитые документы в папке уже с нумерацией, и она в правильной последовательности, без ошибок, менять ее не нужно.
• Если в сшитой папке допущены ошибки, а она состоит из нескольких вложений, тогда проводят повторную нумерацию. При этом вложения не разделяются, а составляют одну целую папку.
• При проведении повторного нумерования, старые порядковые номера нужно зачеркнуть. Рядом с ним прописываются новые номера. Лист/фиксатор в конце нужно привести в негодность, перечеркнув карандашом. Новый фиксатор приклеить рядом, прописав на нем все изменения вместе с должностным лицом.
• Если в папке обнаружено пропущенные листы, им необходимо присвоить номер предыдущие с прибавленной буквой, например а, б.
• Если обнаружено повторение одного номерного знака, к нему прибавляются буквы, например а, б.
• Если обнаружен пропуск, например, 27,29. Тогда в конце на фиксаторе нужно это прописать, к примеру: пропущено номер 28,30,45.

Все, что будет выявлено и невозможно исправить, обязательно прописывается в конце на фиксаторе. Все изменения могут не вместиться. В таком случае допускается описание на всей последней странице.

• После нумеровки сшитых ранее документов, на новой расшифровке следует написать: «Произведено нумерацию/перенумерацию. Ставят дату, количество пронумерованных листов, подпись, фамилию ответственного лица».

Как правильно нумеровать документы для архива

На архивирование идет документация юридических и государственных предприятий, ИП, через год. Могут быть отклонения от правил, если делопроизводство не завершилось. По завершению определенного срока, сшитая документация сдается в архивы. Архивы могут быть государственными, региональными, муниципальными.

При сдаче документации папка должна иметь твердую обложку. Обложка из простого картона не принимается, это должен быть особенный, безкислотный. На ней нужно указать аббревиатуру предприятия, подразделений, обозначить дело, прописать дату начала и завершения, сколько листов, длительность сохранности документации.

Если сшитая документация хранится меньше 25 лет, обложку можно не цеплять. В таком случае достаточно одной описи.

Правила нумерования документов для сдачи в архив:

• Нумерование идет по стандарту, начиная со следующего листа за титульным описанием.
• Если есть дополнительные вложения, их можно провести с тем же числом, добавляя букву.
• Все остальные правила остаются без изменений, согласно ГОСТу.

• После завершения нумерования обязательно проклеить узелок и хвостики нитки.
• На прямоугольном листике нужно указать, сколько листов пронумеровано. Обязательно прописать цифрами и прописью.
• Дополнительно описать какие документы вложены, может есть ветхие или порванные.
• Инициалы сотрудника нумеровавшего документы в подшивке. Обязательно дату и подпись.
• Мокрый оттиск штампа предприятия или ИП.

Важно! Оттиск должен быть размещен таким образом, чтобы он разместился и на прямоугольной наклейке и на листе рядом. Это же касается и подписи лица оформлявшего данную документацию.

Как правильно нумеровать и шнуровать документы

Нумеровать документацию нужно только по ГОСТу. Данные правила действуют для всех субъектов предпринимательской деятельности, предприятий, государственных учреждений.

• Проставление номеров только в правом углу.
• Номера не находят на текст.
• Нумерование начинается со следующего листа за титульным.
• Последующие правила читать в разделе «Правильное нумерование для архива». Нумерацию и сшивания документов проводят один раз. Правильная последовательность действий поможет избежать ошибок, внесению правок при передаче документов в архив.

Правильного сшивания бумаг есть несколько способов. Единственное что следует исключить в работе, так это степлер. Он категорически запрещен.

• Принимаются в архиве папки сшитые ниткой, банковским шпагатом, лавсановой лентой.
• Отверстия под нитку/шпагат можно проделать дыроколом и только с левого края.

Технология шитья/шнуровки:

• Документация, которая хранится до 10 лет, может шнуроваться через 3-4 прокола. Фиксирующая наклейка на обычной офисной бумаге.
• Документация, которая хранится свыше 10 лет, шнуруется на 5 проколов. Фиксирующая наклейка на тыльной стороне только папирусная.
• Расстояние между проколами стандартно 3 см. Отмеряют его от середины листа.
• Приклеивание наклейки только клеем: силикатный, ПВА, сухой карандаш, значения не имеет. Готовые покупные наклейки не пригодны для использования.
• Шнуровать нужно минимум два раза. Шнуровка обязательно пересекается между собой. После завязывания узелка поверх клеится листик/фиксатор прямоугольной формы, приблизительно 3 на 4 см.
• Завершающий этап после шнуровки подпись, штамп, опись на листике/фиксаторе.

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы РоссииВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России

2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

4 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Март 2007 г.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документовГОСТ Р 21.1001-2009 Система проектной документации для строительства.

Общие положенияГОСТ Р 21.1002-2008 Система проектной документации для строительства. Нормоконтроль проектной и рабочей документацииГОСТ Р 21.1003-2009 Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документацииГОСТ Р 21.1703-2000 Система проектной документации для строительства.

Правила выполнения рабочей документации проводных средств связиГОСТ 2.004-88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМГОСТ 2.051-2006 Единая система конструкторской документации.

Электронные документы. Общие положенияГОСТ 2.052-2006 Единая система конструкторской документации. Электронная модель изделия. Общие положенияГОСТ 2.101-68 Единая система конструкторской документации. Виды изделийГОСТ 2.102-68 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документовГОСТ 2.

105-95 Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документамГОСТ 2.106-96 Единая система конструкторской документации. Текстовые документыГОСТ 2.109-73 Единая система конструкторской документации. Основные требования к чертежамГОСТ 2.113-75 Единая система конструкторской документации.

Групповые и базовые конструкторские документыГОСТ 2.114-95 Единая система конструкторской документации. Технические условияГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. ФорматыГОСТ 2.302-68 Единая система конструкторской документации. МасштабыГОСТ 2.303-68 Единая система конструкторской документации. Линии

ГОСТ 2.304-81 Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежныеГОСТ 2.305-2008 Единая система конструкторской документации. Изображения – виды, разрезы, сеченияГОСТ 2.306-68 Единая система конструкторской документации. Обозначения графические материалов и правила их нанесения на чертежахГОСТ 2.

307-2011 Единая система конструкторской документации. Нанесение размеров и предельных отклоненийГОСТ 2.308-2011 Единая система конструкторской документации. Указания допусков формы и расположения поверхностейГОСТ 2.309-73 Единая система конструкторской документации. Обозначения шероховатости поверхностейГОСТ 2.

310-68 Единая система конструкторской документации. Нанесение на чертежах обозначений покрытий, термической и других видов обработкиГОСТ 2.311-68 Единая система конструкторской документации. Изображение резьбыГОСТ 2.312-72 Единая система конструкторской документации. Условные изображения и обозначения швов сварных соединенийГОСТ 2.

313-82 Единая система конструкторской документации. Условные изображения и обозначения неразъемных соединенийГОСТ 2.314-68 Единая система конструкторской документации. Указания на чертежах о маркировании и клеймении изделийГОСТ 2.315-68 Единая система конструкторской документации. Изображения упрощенные и условные крепежных деталейГОСТ 2.

316-2008 Единая система конструкторской документации. Правила нанесения надписей, технических требований и таблиц на графических документах. Общие положенияГОСТ 2.317-2011 Единая система конструкторской документации. Аксонометрические проекцииГОСТ 2.501-88 Единая система конструкторской документации.

Правила учета и храненияГОСТ 2.511-2011 Единая система конструкторской документации. Правила передачи электронных конструкторских документов. Общие положенияГОСТ 2.512-2011 Единая система конструкторской документации. Правила выполнения пакета данных для передачи электронных конструкторских документов. Общие положенияГОСТ 21.110-95 Система проектной документации для строительства. Правила выполнения спецификации оборудования, изделий и материалов

ГОСТ 21.113-88 Система проектной документации для строительства. Обозначения характеристик точностиГОСТ 21.114-95 Система проектной документации для строительства. Правила выполнения эскизных чертежей общих видов нетиповых изделийГОСТ 21.302-96 Система проектной документации для строительства. Условные графические обозначения в документации по инженерно-геологическим изысканиямГОСТ 21.

408-93 Система проектной документации для строительства. Правила выполнения рабочей документации автоматизации технологических процессовГОСТ 21.501-2011 Система проектной документации для строительства. Правила выполнения рабочей документации архитектурных и конструктивных решенийГОСТ 21.709-2011 Система проектной документации для строительства.

Правила выполнения рабочей документации линейных сооружений гидромелиоративных системПримечание – При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования – на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю “Национальные стандарты”, который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя “Национальные стандарты” за текущий год.

Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия).

Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

Приложение Е (рекомендуемое). Перечень допускаемых сокращений слов, применяемых в графических документах (дополнение к ГОСТ 2.316)

3.1.1 основная надпись: Совокупность сведений о проектном документе, содержащихся в графах таблицы установленной формы, помещаемой на листах проектной и рабочей документации.

3.1.2 основной комплект рабочих чертежей: Графический документ, содержащий необходимую и достаточную информацию в виде чертежей и схем, предназначенный для производства строительных и монтажных работ определенного вида (марки).

3.1.3 полный комплект рабочей документации: Совокупность основных комплектов рабочих чертежей, необходимых для строительства здания или сооружения, дополненных прилагаемыми и ссылочными документами.

3.1.4 марка: Буквенный или буквенно-цифровой индекс, входящий в обозначение рабочей документации и определяющий ее отношение к определенному виду строительно-монтажных работ, или обозначающий основные отличительные особенности строительных конструкций и их элементов.

спецификация оборудования, изделий и материалов: Текстовый проектный документ, определяющий состав оборудования, изделий и материалов, предназначенный для комплектования, подготовки и осуществления строительства. [ГОСТ 21.110-95, раздел 3]

эскизный чертеж общего вида нетипового изделия: Документ, определяющий исходную конструкцию нетипового изделия, содержащий упрощенное изображение, основные параметры и технические требования к изделию в объеме исходных данных (задания), необходимых для разработки конструкторской документации. [ГОСТ 21.114-95, статья 3.1]

3.1.7 нетиповое изделие: Изделие (конструкция, устройство, монтажный блок) технологических систем, внутренних и наружных систем и сетей инженерно-технического обеспечения зданий и сооружений, впервые разработанное и изготовленное, как правило, на месте монтажа (в заготовительной мастерской монтажной организации).

строительная конструкция: Часть здания или сооружения, выполняющая определенные несущие, ограждающие и (или) эстетические функции. [ГОСТ 21.501-2011, статья 3.3]

строительное изделие: Изделие, предназначенное для применения в качестве элемента зданий, сооружений и строительных конструкций. [ГОСТ 21.501-2011, статья 3.4]

3.1.10

элемент строительной конструкции: Составная часть сборной или монолитной конструкции. [ГОСТ 21.501-2011, статья 3.5]

3.1.11

строительный материал: Материал, в том числе штучный, предназначенный для изготовления строительных изделий и возведения строительных конструкций зданий и сооружений. [ГОСТ 21.501-2011, статья 3.6]

3.1.12 оборудование: Технологическое оборудование (машины, аппараты, механизмы, грузоподъемные и другие технические средства, обеспечивающие соответствующий технологический процесс), а также инженерное оборудование зданий и сооружений, обеспечивающее безопасные и благоприятные условия для жизнедеятельности людей.

3.1.13

координационная ось: Одна из координационных линий, определяющих членение здания или сооружения на модульные шаги и высоты этажей. [ГОСТ 28984-2011, статья 3.12]

3.1.14 план: Вид сверху или горизонтальный разрез здания или сооружения.

3.1.15 фасад: Ортогональная проекция наружной стены здания или сооружения на вертикальную плоскость.Примечание – Различают фасады главный, боковой, дворовый и др.

3.1.16

реквизит документа: Элемент оформления документа, содержащий о нем сведения. Примечание – Как правило, реквизит состоит из атрибутов (составной реквизит). [ГОСТ 2.104-2006, статья 3.1.1]

3.1.17

атрибут документа: Идентифицированная (именованная) характеристика части реквизита. [ГОСТ 2.104-2006, статья 3.1.2]

3.1.18

оформление документа: Проставление необходимых реквизитов и атрибутов, установленных правилами документирования. [ГОСТ 2.104-2006, статья 3.1.3]

3.1.19

подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица. Примечание – Для электронных документов используется аналог собственноручной подписи – электронная цифровая подпись. [ГОСТ 2.104-2006, статья 3.1.4]

3.1.20 обозначение: Реквизит документа, представляющий собой его идентификационный (различительный) индекс.Примечание – Каждому документу присваивают обозначение, которое записывают в установленных местах (в основных надписях, на титульных листах и т.п.).

3.2 Сокращения

В настоящем стандарте использованы следующие сокращения:ДЭ – документ электронный;ЕСКД – Единая система конструкторской документации;САПР – система (системы) автоматизированного проектирования;СПДС – Система проектной документации для строительства;СЭД – система (системы) электронного документооборота.

Таблица Е.1