Тема 6. Распорядительные документы
Законодательная основа корпоративного регулирования доу
Федеральный
закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ “Об
электронной подписи” (с изменениями
на 01 июля 2011 г.).
Федеральный
закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ “О порядке
рассмотрения обращений граждан Российской
Федерации” (с изменениями на 27 июля
2010 г.) (редакция, действующая с 01 января
2011 г.)
https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyen-GB
Федеральный
закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ “О
государственном языке Российской
Федерации”.
Федеральный
закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ “Об
архивном деле в Российской Федерации”
(с изменениями на 27 июля 2010 г.) (редакция,
действующая с 01 января 2011 г.).
Федеральный
закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ “О
коммерческой тайне” (с изменениями
на 11 июля 2011 г.).
Федеральный
закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ “Об
электронной цифровой подписи” (с
изменениями на 8 ноября 2007 г.) (утрачивает
силу с 01 июля 2012 г.).
Федеральный
закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1 “О
государственной тайне” (с изменениями
на 18 июля 2011 г.).
Федеральный
закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ “Об
информации, информационных технологиях
и о защите информации” (с изменениями
на 06 апреля 2011 г.).
Регламентация
вопросов ДОУ на государственном уровне
ведется в нескольких направлениях:
законодательное регулирование;
стандартизация; разработка
нормативно-правовых и нормативно-методических
документов. Высшей юридической силой
обладают законы Российской Федерации.
Отдельные направления деятельности
организаций и предприятий регламентируются
соответствующими законами, указами
Президента РФ и постановлениями
Правительства РФ, приказами и распоряжениями
органов государственной власти и
управления.
Деятельность каждого
предприятия определяется положением
о нем (Уставом). В действующем
законодательстве содержится значительное
количество обязательных для исполнения
норм, правил и требований к документированию
различных направлений деятельности
государственных и негосударственных
организаций, оформлению тех или иных
видов документов, их содержанию и
структуре текста.
Приемы унификации языка служебных документов
Унификация
– это приведение чего-либо к единообразию,
единой системе, форме.
Унификация
документов заключается в установлении
единообразия состава и форм документов,
фиксирующих осуществление однотипных
функций.
Унификация
документов проводится в целях сокращения
количества применяемых документов,
типизации их форм, снижения трудоемкости
их обработки, более эффективного
использования вычислительной техники.
https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin
В
соответствии с Вашим запросом (мотивация)
информируем Вас… (речевое действие).
Как
правило, документы составляются для
того, чтобы либо заключенная в них
информация была принята к сведению,
либо соответствующее решение было
обязательно исполнено.
Цель
совершения речевого действия обусловливает
тип и стиль создаваемого документа,
выбор языковых моделей.
Нормативные акты Президента и Правительства рф
Постановление
Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 «Об
утверждении Правил делопроизводства
в федеральных органах исполнительной
власти» (с изменениями на 07 сентября
2011 г.).
Распоряжение
Правительства РФ от 5 января 2005 г. № 5-р
«Об утверждении перечней федеральных
государственных учреждений и федеральных
государственных унитарных предприятий,
подведомственных Росархиву, Роскультуре
и Роспечати» (с изм. На 10 марта 2009 г.).
Постановление
Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225
«О трудовых книжках» (с изменениями на
19 мая 2008 г.).
Постановление
Правительства РФ от 13 августа 1997 г. №
1009 «Об утверждении Правил подготовки
нормативных правовых актов федеральных
органов исполнительной власти и их
государственной регистрации» (с
изменениями на 29 июля 2011 г.).
Указ
Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об
утверждении перечня сведений
конфиденциального характера» (с
изменениями на 23 сентября 2005 г.).
Постановление
Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. №
1268 «Об упорядочении изготовления,
использования, хранения и уничтожения
печатей и бланков с воспроизведением
Государственного герба Российской
Федерации» (с изменениями на 14 декабря
2006 г.).
Указ
Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об
утверждении перечня сведений, отнесенных
к государственной тайне» (с изменениями
на 21 сентября 2011 г.).
Постановление
Правительства РФ от 4 сентября 1995 г. №
870 «Об утверждении Правил отнесения
сведений, составляющих государственную
тайну, к различным степеням секретности»
(с изменениями на 22 мая 2008 г.).
Распоряжение
Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р
«О сохранности документов по личному
составу высвобождаемых работников».
Жанровые особенности официально-делового стиля
Многообразие
жанров в официально-деловом стиле дает
основание выделить в его составе
официально-документальные и обиходно-деловые
жанры. В официально-документальных
жанрах представлены особенности языка
дипломатии и законов. Обиходно-деловые
жанры отличаются языком служебной
переписки, деловых бумаг.
Точность
и стандартизация официально-делового
стиля влекут за собой употребление
специальных языковых средств, языковых
формул, образующих относительно замкнутую
систему официально-деловой речи.
Жанр дипломатических документов
Язык
дипломатических документов разнообразен:
у него есть своя терминология (атташе,
коммюнике, демарш, саммит, пакт, конвенция),
некоторые термины исконно русские
(посол, посланник, поверенный в делах).
Иногда слова в дипломатии получают
особое, специальное значение. Например,
слово протокол, известное нам в его
общеупотребительном значении (протокол
собрания – документ с записью всего
происходившего на собрании;
Правила
дипломатической вежливости требуют
обращения к высокопоставленным особам
с указанием их титулов и форм титулования
(принц, королева, Его Высочество, Его
Превосходительство и т.п.).
Выработаны
строгие формы начала и окончания
различных документов. Например, личная
нота должна быть написана от первого
лица (от имени того, кто ее подписывает).
Обращение требует добавления слова
уважаемый, а в конце, перед подписью,
обязательна формула вежливости
(«комплимент»): «Прошу Вас, господин
Посол, принять уверения в моем весьма
высоком уважении».
Синтаксис
дипломатических документов отличается
сложностью, в нем преобладают длинные
предложения, осложненные причастными
оборотами, придаточными (преимущественно
определительными и изъяснительными),
пространным перечнем однородных членов,
нередко подчеркнутым графически при
помощи абзацного членения текста.
Состав внутренней нормативно-методической базы доу
https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrighten-GB
Такая
нормативно-методическая база ДОУ
предполагает создание системы работы
с документами, учитывающей специфику
конкретной компании. С этой целью
разрабатываются документы, закрепляющие
состав управленческой документации
компании, требования к формам используемых
в компании документов, правила и процедуры
подготовки и оформления документов,
технологические процессы организации
работы с документами и способы,
обеспечивающие эффективное и рациональное
хранение документов, а также нормативные
документы, которые закрепляют правовой
статус, задачи и функции службы
документации и регламентируют деятельность
ее работников.
В состав
разрабатываемых корпоративных документов
включаются:
-
классификаторы
(справочники, перечни) управленческой
документации (документных систем,
справочной информации и других объектов); -
табель и
альбом форм документов; -
номенклатура
дел компании; -
стандарты,
положения, инструкции, методические
рекомендации по организации
делопроизводства и архивного дела, в
т.ч. с использованием автоматизированных
систем электронного документооборота; -
положение
о службе ДОУ и должностные инструкции
ее работников.
Внутренний
стандартпо управлению документами
может быть разработан на основе
национального стандарта ГОСТ Р ИСО
15489-1-2007 «Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу.
Управление документами. Общие требования».
Инструкция
по делопроизводству определяет
правила, приемы, процессы создания
документов и порядок работы с ними. В
инструкции закрепляется форма организации
документооборота, определяется порядок
работы с документами сотрудников
компании как исполнителей документов,
закрепляются функциональные обязанности
лиц, ответственных за делопроизводство
в структурных подразделениях.
При
разработке инструкции по делопроизводству
можно руководствоваться Типовой
инструкцией по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной
власти. Инструкция по делопроизводству
– это регламентирующий документ не
только для службы ДОУ, но и для всех
сотрудников аппарата управления
компании.
Возникает
необходимость в разработке и других
нормативных документов, в большей
степени учитывающих особенности работы
в условиях функционирования
автоматизированных систем электронного
документооборота. Такими документами
могут быть:
-
регламент
или инструкция по организации работы
с документами в автоматизированной
системе делопроизводства и электронного
документооборота; -
инструкция
по работе с корпоративной электронной
почтой; -
инструкция
пользователя и др.
Положение о
службе ДОУ и должностные
инструкцииее сотрудников разрабатываются
на основании типовых либо примерных
положений или инструкций, а также
организационных документов, регламентирующих
деятельность самой компании (устава,
положений о структурных подразделениях).
При разработке положения о подразделении
необходимо помнить, что оно должно
содержать четкие формулировки, не
допускающие разногласий в вопросе о
том, кто и что должен делать, кто кому
подчинен и т.д.
https://www.youtube.com/watch?v=upload
Пункты положения,
определяющие взаимоотношения службы
ДОУ с другими подразделениями компании,
должны быть согласованы с этими
подразделениями. На основании Положения
о службе ДОУ разрабатывается должностная
инструкция для каждого работника службы.
Должностная инструкция определяет
организационно-правовое положение
работника в структурном подразделении
и условия для его эффективной работы,
регламентирует разграничение обязанностей
и прав между другими сотрудниками, а
также служит основой для устранения
параллелизма и дублирования в выполнении
отдельных операций, для установления
взаимосвязей отдельных должностей.