Какие документы нужны при увольнении сотрудника
Справки, которые выдаются работнику при увольнении
Обязательные к выдаче документы при увольнении сотрудника выдаются в его последний день работы.
Бывает, что человек по известным только ему мотивам отказывается забирать свои бумаги, или вручить их не представляется возможным из-за его отсутствия. Чтобы не возникло претензий к работодателю по поводу задержки документов, по адресу проживания направляют письменное уведомление.
Уволенному сотруднику сообщают:
- о необходимости явиться за документами;
- или дать согласие на пересылку их почтой.
Таким образом, работодатель снимет с себя ответственность за несвоевременность выдачи трудовой книжки, любой из справок, обязательных при увольнении.
Если бывший сотрудник обратится за какими-либо документально оформленными сведениями о его деятельности у работодателя, информацию готовят в течение трех дней.
Чаще всего работники запрашивают у работодателей справки о зарплате при увольнении. Правда, они бывают нескольких «видов».
Начнем со справки о заработной плате за текущий год и два предшествующих года для расчета соцстраховских пособий (пп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). Она составляется по утвержденной форме (Приложение N 1 к Приказу Минтруда от 30.04.2013 N 182н). Очевидно, что запросить такой документ у своего работодателя может любой работник, который собирается продолжить свою трудовую деятельность в другой организации.
Еще одна «зарплатная» справка, выдаваемая при увольнении, – это справка о среднем заработке для определения размера пособия по безработице. Она может понадобиться тем сотрудникам, которые после увольнения, к примеру, по сокращению штата, предполагают обратиться в службу занятости населения за назначением пособия по безработице (п. 1,2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1).
Вместе с другими справками при увольнении по собственному желанию или по иным основаниям работник может запросить форму 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ). В ней указываются сведения о доходах работника с начала года по дату его увольнения.
Документы при увольнении от работодателя прописываются в заявлении. Кадровики не обязаны определять, что конкретно нужно подготовить для выдачи. Документов за время работы сотрудника может скопиться множество, поэтому выбор нужных справок и документов оставлен за работником-заявителем.
Заявитель не обязан разъяснять основания, по которым он испрашивает справки, связанные со своими трудовыми взаимоотношениями. Он не должен докладывать, для чего ему нужна эта документация, и как он планирует её использовать.
— Прошу выдать копии следующих документов: … (далее — приведён их перечень).
Например, этот реестр может быть следующим:
- справка о доходах физ. лица (2-НДФЛ) за период с ___ по ___— 2 экземпляра;
- справка о среднем заработке за 3 месяца для службы занятости — 1 экз.;
- справка о размере заработной платы по форме №182Н за период с ___ по ___ (указать период, по которому нужны данные) — 1 экз.;
- записка-расчёт (справка о расчётных суммах при прекращении трудового договора) — 1 экз.;
- выписки-справки о начисленных и уплаченных страховых взносах из отчётности во внебюджетные фонды (может быть выдана только за период начиная с 2017 года, СЗВ-М — с начала 2016):
- выкопировка из трудовой книжки;
- медицинская книжка (запрашивается, если сдавалась или оформлялась при принятии на работу);
- копия приказа о приёме на работу;
- копия трудового договора;
- копия решения о расторжении трудового договора;
- копия приказа о переводе на вышестоящую должность;
- (или) приказ о поощрении;
- характеристика с указанием данных (можно перечислить сведения, которые должны быть указаны в документе);
- оригиналы сертификатов о пройденных тренингах (если были, аналогичные бумаги заверять работодателем не нужно).
При увольнении стоит запросить у работодателя полный пакет всех нужных документов, они могут пригодиться в различных инстанциях, делается это бесплатно и в любой момент, но если предприятие или ИП будет вдруг закрыто, получить справки будет проблематично
Необходимые бумаги должны быть оформлены надлежащим образом и заверены организацией или частным предпринимателем. Заявление должно быть зарегистрировано ответственным сотрудником. Ключевым требованием к формированию документации является:
- присутствие даты и регистрационного номера справки;
- подпись должностного лица, кем был утверждён или подготовлен бланк;
- если выдаётся копии, то на документе ставится отметка, где хранится подлинник;
- все ксерокопии должны быть заверены визой директора, ИП или кадровика, обладающего правом подписи.
После верификации копии документа нужно;
- поставить должность ответственного лица;
- расшифровку визы (Ф. И. О.);
- поставить дату, когда была подготовлена ксерокопия;
- поставить оттиск печати (необязательно, но если таковая имеется на предприятии, можно).
Образец верификации копии документа по ГОСТу выглядит так, обратите внимание на правильную расшифровку ФИО ответственного лица: сначала идёт имя и отчество
Важно знать несколько моментов при подготовке ксерокопий:
- визирует копию ответственный сотрудник, который сам лично её сделал и(или) сличил копию и оригинал;
- печать, которой ратифицируется документ, может быть не только основной печатью организации, а и печатью «для копий», «для документов» или подразделения, например, службы управления персоналом;
- если у предприятия основной печатью является гербовый оттиск, его на копиях ставить нельзя, в этом варианте допускается использование любой другой печати («для документов», например).
В заявлении на выдачу документов, связанных с работой, можно указать все необходимые, например, вышеперечисленные справки, другие документы
Справка по главному налогу — стандартному тринадцати процентному сбору на доход физ. лиц — один из самых нужных финансовых документов для наёмного работника (в некоторых случаях, например, нерезидент РФ выплачивает в госбюджет не 13%, а 30%).
Форма 2-НДФЛ — это свидетельство того, что предприятие выплатило НДФЛ за работника в госказну в полном объёме.
Свидетельство об уплате подоходного налога может пригодиться в различных жизненных ситуациях. Разберёмся, для чего может понадобиться этот документ:
- если уволенный планирует обращаться в суд или в инспекцию по труду, инициируя споры, касающиеся его работы;
- если работнику назначены алименты, или этот вопрос может когда-либо возникнуть;
- при оформлении визовой карты и для обращения в посольство;
- при увольнении по достижению пенсионного возраста (эту справку требует ПФР);
- если человек планирует взять под опеку ребёнка;
- 2-НДФЛ обязательна для подачи документов в ИФНС, в частности, при оформлении налоговых вычетов (имущественного, социального, на образование детей), в том числе при сдаче комплекта бумаг по этому вопросу для компенсации на новой работе;
- для подтверждения личных доходов при взятии кредита в банке;
- для расчёта пособия по нетрудоспособности на новом рабочем месте;
- при оформлении субсидий или льгот.
Особый случай — когда человек приобретает право на налоговый вычет за приобретение недвижимости и проводит его через работодателя, предприятие выплачивает ему зарплату полностью, не удерживая НДФЛ. После прекращения трудовых взаимоотношений с предыдущим работодателем документ из ИФНС, который подтверждает право работника на вычет, должен быть передан в бухгалтерию по новому месту работы. Для этого в налоговую инспекцию сдаётся полный пакет документации, в который входит справка 2-НДФЛ.
Как правило, такая справка выдаётся за каждый календарный год: полностью или частично отработанный.
В форму 2-НДФЛ категорически запрещено вносить корректировки. Если же в документе была допущена ошибка, нужно распечатывать и подписывать новый бланк. Поэтому бухгалтерам, которые готовят данную справку, рекомендуется внимательно относиться к её оформлению.
Наиболее распространёнными просчётами при заполнении бланка, отражающего объём дохода физ. лица, считаются:
- финансовый документ не подписан нанимателем;
- на справке нет визы главного бухгалтера и её расшифровки (ставится в блоке «налоговый агент»), заполняется эта часть только ручкой синего цвета;
- дата указана некорректно, должна стоять строго в определённом формате (число, месяц, год);
- ранее ошибкой было то, что оттиск печати мог быть поставлен не в том месте (он должен быть расположен над надписью М.П.), но в новом бланке даже нет места для этого.
Дополнительные документы, выдаваемые работодателем при увольнении сотрудника в 2019 году
Кроме того, по запросу сотрудника бывши работодатель должен отсканировать ему копии документов, которые связаны с его трудовой деятельностью. Однако, стоит напомнить, что работник может получить только те сведения, которые касаются лишь его личности.
Итак, вот список справок выдаваемых работнику по особому ходатайству:
- информация о штатном расписании;
- разнообразные приказы о несчастных случаях, взысканиях, поощрениях, а также награждениях;
- выписки из личного дела работника;
- выписки о продолжительности его работы.
При увольнении сотрудника работодатель, помимо трудовой книжки, должен выдать на руки еще ряд документов. Часть из них выдается по запросу уволенного сотрудника, а некоторые документы нужно выдать обязательно. Как расстаться с сотрудником безболезненно и избежать претензий, расскажем в данной статье.
Процесс увольнения работника по собственному желанию начинается с момента представления им письменного заявления. Заявление работник должен написать за две недели до даты увольнения, если иной срок не установлен законом (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Срок исчисляется со дня, следующего за днем подачи заявления.
На основании заявления работодатель оформляет приказ о прекращении трудового договора (форма № Т-8 или Т-8а). Работник ставит свою подпись в приказе в графе «С приказом ознакомлен» (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). По просьбе увольняющегося работодатель обязан выдать заверенную копию приказа.
Кроме трудовой книжки, работодатель выдает документы о заработной плате и стаже работника.
Как подтвердить факт выдачи-получения справок при увольнении?
Поскольку закон обязывает ряд документов выдать непосредственно в последний рабочий день увольняемому работнику или в течение 3 дней со дня обращения, естественно, нарушение этих сроков грозит ответственностью.
Чтобы не возникло конфликтов, инспектор отдела кадров, а при выдаче справок – бухгалтер, заносят информацию с уточнением выдачи документов в специально заведенный журнал.
Получив документы на руки, человек расписывается лично.
Отказ или нарушение установленных сроков для выдачи документов – игнорирование требований трудового законодательства и гарантированных прав рабочих.
При подтверждении фактов задержки выдачи документов, виновные должностные лица понесут административное наказание в виде штрафа. Одновременно и сама компания, выступающая юридическим лицом, может быть оштрафована. Если ранее за аналогичные нарушения собственника или руководителя уже привлекали к ответственности, сумма штрафа будет значительно больше.
Если речь идет о невыдаче вовремя трудовой книжки, работодателю придется:
- компенсировать средний заработок за все дни, пока не отдаст документы владельцу;
- в некоторых ситуациях возместить нанесенный моральный вред.
Чтобы этого не случилось, готовя приказ на увольнение, одновременно оформляют обязательные справки.
Остальные копии документов и справочная информация, касающаяся трудовой деятельности у работодателя, предоставляются по заявлению. Поэтому не стоит бояться, что все рабочее время придется тратить лишь на подготовку справок уволенным работникам.
Давайте рассмотрим несколько обязательных правил выдачи документов при увольнении, соблюдать которые обязаны кадровики каждого предприятия в 2019 году:
- все документы предоставляются сотрудникам исключительно под их подпись;
- кадровик не имеет права отказать работнику в выдаче какого-либо документа, если он не передал обходной лист в отдел кадров;
- процедура передачи справок и форм должна длиться не более 3 суток;
- в случае, если в установленный законодательством срок работник не является – все запрошенные им справки должны быть отправлены ему заказным письмом.
Если наниматель хочет подстраховаться от возможных претензий от уходящего сотрудника, нужно своевременно получить от него подтверждение того, что все запрошенные бумаги выданы в полном объёме и в установленный законодательством срок. Особенно стоит обращать внимание на этот момент, если человек просит руководителя или кадровиков завизировать копию своего заявления о выдаче справок. Если уволенный попробует обвинить фирму в задержке или отказе от выдачи бумаг, можно будет обосновать несостоятельность таких притязаний.
Нередко бывает, что работник теряет документы, а потом обвиняет работодателя в том, что их не получил. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуем составить некую справку-подтверждение, в которой дать список документов при увольнении: перечислить все формы и копии бумаг, выдаваемых на руки работнику.
Такой импровизированный отчет обязательно должен подписать работник с указанием даты ознакомления и получения документов. Кроме того, не забудьте попросить работника расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учета, а в отношении формы СЗВ-М закон обязывает получить с сотрудника расписку о получении этого документа.
Трудовая книжка
Выдать трудовую книжку работодатель обязан в последний рабочий день сотрудника (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
В трудовой книжке нужно указать:
- порядковый номер записи об увольнении;
- дату увольнения;
- причину увольнения, сославшись на ТК РФ. Например, так: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, п. 3 ст. 77 ТК РФ»;
- наименование документа, на основании которого вносится запись, номер и дата документа. Например, приказ № 267 от 11.05.2017.
Запись в трудовой книжке нужно заверить печатью и подписями увольняемого работника и сотрудника, заполнившего трудовую книжку (п. 35 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Что делать, если документы не выдают
В ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выдать своему увольняющемуся сотруднику все документы, связанные с его трудовой деятельностью у этого нанимателя. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, некоторые — по письменному заявлению работника.
Документы должны быть подготовлены и выданы работнику в течение трёх календарных дней после подачи письменного прошения. Как правило, заявление пишется на начальника отдела кадров и на имя главного бухгалтера. Проблем с выдачей бумаг не возникает.
Но может случиться и так, что работодатель не желает выдавать документы, мотивируя это различными причинами. Например, начальник в отпуске и не может заверить копии. Это наиболее «популярная» причина для отказа.
Уважительных причин для отказа в выдаче документов уволившемуся сотруднику нет. Это прямая обязанность работодателя, и он не имеет права от неё уклонятся. За уклонение его можно привлечь к административной ответственности.
Если работодатель не желает отдавать документы, у бывшего работника есть два законных способа:
- написать заявление с просьбой о выдаче в двух экземплярах и подать через секретаря. Он зарегистрирует бумагу в качестве входящего документа, запишет в журнал дату принятия и номер по порядку. Точно такие же сведения он укажет и на экземпляре работника;
- направить заявление заказным письмом с уведомлением и описью вложенного. Уведомление должно быть вручено сотруднику, который принимает почтовые отправления. Он распишется о получении. Это будет считаться фактом принятия заявления к рассмотрению.
В течение трёх дней после получения заявления работодатель должен подготовить копии оригиналов всех документов, связанных с трудовой деятельностью заявителя. Если он этого не сделает, работник имеет право:
- написать жалобу в инспекцию по труду;
- написать жалобу в прокуратуру.
Подать жалобу можно одновременно в эти два надзорных органа. Они уполномочены проводить проверки работодателей относительно нарушения трудового законодательства. Подать жалобу можно:
- при личном посещении;
- почтовым отправлением;
- через интернет с помощью официального сайта одного из этих надзорных органов.
Сейчас наиболее популярный способ подачи обращений от граждан – с помощью онлайн – приёмных через официальные сайты государственных органов. Срок рассмотрения обращения – 30 дней с момента регистрации документа. При подаче жалобы через интернет, датой регистрации является дата получения заявителем электронного уведомления.
В жалобе на работодателя необходимо указать причину её подачи. В данном случае стоит применить такую формулировку: «Прошу привлечь работодателя за нарушение трудового законодательства к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ и выдать предписание о выдаче мне, в соответствии со ст. 62 ТК РФ, документов за период моей работы».
Соответствующими надзорными органами будет проведена проверка. Если такое нарушение совершено впервые, то работодателю может быть вынесено только предупреждение или наложен минимальный штраф. Если же подобное происходит регулярно, и работодатель уже привлекался к ответственности со стороны инспекции или прокуратуры, то размер штрафа возрастает в несколько раз.
Справки о заработке
Работодатель обязан выдать уволенному работнику в день увольнения справку о сумме заработка за два календарных года. Такая обязанность вменяется компании п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ .
Справка пригодится работнику на новом месте работы, если он, например, заболеет. Справку нужно заполнить по форме, утвержденной Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н .
По просьбе работника необходимо выдать ему справку о зарплате за последние три месяца. С такой справкой работник может встать на учет в службу занятости (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).
Также на практике принято выдавать уволенным работникам справку по форме 2-НДФЛ. По такой справке новый работодатель, в частности, сможет определить право работника на вычеты. Например, если доход превысил установленный лимит, работнику не положены детские вычеты. Если работодатель не выдал справку 2-НДФЛ, работник вправе письменно запросить ее (п. 3 ст. 230 НК РФ).
Ответственность работодателя за отказ и задержку
Трудовое законодательство определяет несвоевременную выдачу персональной рабочей документации нарушением прав сотрудника и налагает при этом на предприятие и ответственных лиц следующие санкции:
- 1 000 ₽ — 5 000 ₽ за задержку или отказ для руководителя или другого должностного лица;
- 30 000 ₽ — 50 000 ₽ для компании;
- задержка трудовой позиционируется инспекцией по труду и судами, как лишение человека права заниматься трудовой деятельностью, и грозит нанимателю принудительной выплатой среднего заработка работника за весь период вынужденного прогула;
- кроме этого, при серьёзных нарушениях деятельность компании может быть приостановлена для проверки на срок до трёх месяцев, а при повторном нарушении — от одного до трёх лет.
Чтобы избежать финансовых проблем, нужно выполнять все законные требования работника, в том числе безвозмездно готовить и направлять почтой (заказным письмом с описью вложения) все запрошенные справки.
Если работодатель пытается ограничить бывшего сотрудника в предоставлении ему документов, входящих в список обязательных при увольнении – работник должен так:
- оформить заявление (нужно 2 экземпляра), в содержании которого указать все формы и акты, которые должен был выдать наниматель;
- зарегистрировать данное заявление в журнал у секретаря, после чего занести запись об этом на экземпляр заявления.
Как правило, этого хватает и работодатель, видя, что увольняющийся знает свои права, сам выдаёт документы в трёхдневный срок. Однако, если этого не случилось, опытные юристы нашего сайта рекомендуют сразу же писать жалобу сразу в прокуратуру и трудовую инспекцию!
Обычно, вопрос решается в течение 30 дней, а работник получает денежную компенсацию.
Сведения персонифицированного учета
Работодатель при увольнении работника должен представить ему данные персучета (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ ).
Указанные данные содержатся в следующих отчетных формах:
- СЗВ-М;
- СЗВ-СТАЖ (выдается с 2017 года);
- раздел 3 расчета по страховым взносам (действует с 2017 года);
- раздел 6 формы РСВ-1 ПФР (если нужны данные за периоды до 2017 года).
Сведения выдаются в виде выписки из перечисленных форм. Полностью форму уволенному сотруднику выдать нельзя, так как в ней содержатся персональные данные и других работников. Конечно, если в компании трудится всего один человек, можно выдать непосредственно указанные формы, заверенные должным образом.
Обратите внимание, что закон не предусматривает выдачу данных персучета на основании письменного заявления. Таким образом, это прямая обязанность работодателя. Выдать данные о начисленных взносах и стаже работодатель обязан наравне с трудовой книжкой.
Законодательство не конкретизирует период, за который нужно выдать данные персонифицированного учета. Поэтому период работодатель определяет сам.
Ответственность за невыдачу сведений персучета законодательством не предусмотрена. Но сотрудник может обратиться в суд и, возможно, выиграет дело.
Прочие документы
Работник вправе получить от работодателя документы, непосредственно связанные с его рабочими функциями. Для этого увольняющемуся сотруднику нужно подать заявление с перечнем необходимых документов. Работодатель, в свою очередь, обязан представить заверенные копии запрашиваемых документов (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
В частности, работнику могут понадобиться копии приказов о приеме и увольнении, о переводе или совмещении и т. п.
Невыдача запрашиваемых копий может быть расценена как административное правонарушение (ст. 5.27 КоАП РФ). За это полагается штраф от 30 000 до 50 000 рублей на организацию.
Эксперт сервиса Норматив
Рогачева Е.А.
