Инвентаризация при смене генерального директора

Меняем директора, передаем дела — алгоритм действий

При смене руководителя организации передача документов, до того находящихся в распоряжении предыдущего директора, — типичная процедура, проистекающая из логики корпоративных правоотношений. Как правило, речь идет об оригиналах соответствующих документов, и если предыдущий руководитель не передаст их новому — восстановить их во многих случаях крайне сложно. Особенно если это документы, относящиеся к следующим категориям:

  • учредительные (регистрационные);
  • первичка;
  • лицензии и разрешительные документы;
  • доверенности;
  • международные договоры.

Факт передачи указанных источников фиксируется в отдельном акте приема-передачи документов при смене директора организации. Он составляется в 2 экземплярах.

1. Бывшим (увольняющимся) и новым руководителем.

Но в этом случае может возникнуть проблема: с момента передачи документов увольняющийся руководитель может утерять фактический доступ к необходимым сведениям и не сможет полноценно исполнять еще актуальные обязанности.

2. Бывшим (увольняющимся) руководителем и его заместителем (штатным или назначенным).

В этом случае необходимые сведения еще действующий директор может запрашивать у заместителя, у которого будет доступ к документам. После выхода нового директора на работу заместитель может сразу же передать ему полученные документы (как вариант — с помощью аналогичного по структуре акта).

Если это необходимо, акт может дополняться различными приложениями, например:

  • ксерокопиями важнейших документов (они также могут заверяться передающей и принимающей стороной);
  • описями документов (соответственно, в самом акте могут приводиться ссылки на описи).

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о смене главного бухгалтера в организации.

Инвентаризация при смене генерального директора

Сегодня вы узнаете:

  • Как подготовиться к смене главбуха;
  • Как организовать передачу ответственности;
  • Кого необходимо уведомить об изменениях.

Работать главбух может по бессрочному или срочному трудовому договору. С ним возможно установление полной материальной ответственности, при которой сотрудник должен целиком возмещать причиненный фирме ущерб. В остальных ситуациях отвечать за ущерб компании сотрудник может в объеме не более своей средней зарплаты.

Представить главного бухгалтера к увольнению по инициативе руководителя можно, если:

  • Сотрудник разгласил коммерческую тайну, установленную законом (к подобной тайне не относятся финансовое состояние предприятия, учредительные и налоговые документы);
  • Бухгалтер причинил серьезный ущерб имуществу фирмы;
  • Произошла смена собственника предприятия (с выплатой бывшему сотруднику надлежащей компенсации).

Уход бухгалтера с должности сильно отличается от увольнения любого другого сотрудника. Как лицо, взаимодействующее с государственными органами и ведущее большой документооборот, бухгалтер обязан перед своим уходом передать все дела своему преемнику, руководителю, иному ответственному лицу.

Процедура передачи обязанностей необходима даже в случае смены главного бухгалтера при смене руководителя, потому что главбух «привязан» к предприятию и его бухгалтерии, а не к директору.

Если работник уходит с должности по собственному желанию, до расторжения трудового договора есть еще две недели. Иной срок специальной «отработки» для главного бухгалтера законодательно не предусмотрен. За это время руководителю предстоит не только найти замену главбуху, но и выпустить приказ, провести проверку всех бумаг, а также инвентаризацию.

Законодательно процедура передачи дел при увольнении главбуха никаким образом не закреплена, и на каждом предприятии вырабатывается своя последовательность.

Этап 1.Руководитель издает приказ, содержащий:

  • причина смены главного бухгалтера;
  • перечень полномочий должности, передаваемой новому сотруднику;
  • ответственные лица и прочие (даже сторонние) участники процедуры;
  • сроки, в которые надлежит передать все полномочия;
  • срок закрытия учетных процессов (согласно срокам налоговой отчетности).

Этап 2. Бухгалтер завершает текущие учетные процессы:

  • делает требующиеся бухгалтерские записи;
  • сдает в налоговую отчетность;
  • готовит первичные документы;
  • все бумаги подшиваются.

Инвентаризация при смене генерального директора

Сроки, отведенные на все учетные процессы, фиксируются в приказе директора. Но в любом случае процесс не может затянуться дольше, чем на две недели.

Этап 3. Проводится инвентаризация финансовых средств.

Это обязательная практика при увольнении материально ответственных сотрудников, даже если с ними не был заключен договор о подобной ответственности. Основание для проверки – статья 12 Закона о бухучете.

В крупной организации затруднительно проверить все имущество, поэтому можно провести выборочную инвентаризацию:

  • доходов и расходов фирмы;
  • вложений;
  • дебетовой и кредиторской задолженностей.

Документ с итогами инвентаризации подписывается в трех экземплярах. Один остается в бухгалтерии, остальные подшиваются к экземплярам акта приема-передачи старого и нового сотрудников.

Этап 4. Проверяется состояние бухгалтерии: учредительные документы, акты проверок и так далее.

Инвентаризация при смене генерального директора

Полностью проверить состояние бухучета можно с помощью аудиторских компаний.

Проверку документов при смене главного бухгалтера может осуществить руководитель, сам бухгалтер, сторонние аудиторы или новый бухгалтер. Последнему особенно сложно не растеряться.

Ему необходимо знать, что именно нужно проверять:

  • учредительные документы;
  • учетная политика компании, документооборота;
  • оформление первичных документов;
  • отчетность – содержание, оформление, подписи, отметки о приеме;
  • расчетные документы, банковские выписки;
  • итоги инвентаризации;
  • акты проверок за 3 года;
  • данные о недостачах.

Этап 5. В свободном виде формируется акт приема-передачи, отражающий положение дел в организации на дату передачи полномочий.

Дата размещения статьи: 29.08.2015

Инвентаризация при смене генерального директора

Смена руководителя в организации может происходить по разным причинам, одна из которых – личное желание расторгнуть трудовой договор.

Однако руководитель не рядовой сотрудник, в соответствии со своей должностью он имеет дело с многочисленными финансовыми и правовыми документами, на которых проставляется его подпись. Поэтому, уходя из организации, он обязан передать все дела своему правопреемнику.

В статье приведем рекомендации, которыми учреждение может руководствоваться при смене руководителя.

Расторжение трудовых отношений с руководителем

Руководитель организации, в соответствии с нормами ТК РФ, так же как и другие сотрудники учреждения, может быть уволен по общим основаниям прекращения трудового договора, перечисленным в ст. 77 ТК РФ (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя (учредителя) и т.п.). Однако ст.

278 ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для расторжения трудового договора с руководителем организации:- отстранение от должности руководителя организации-должника в соответствии с законодательством о несостоятельности (банкротстве);- принятие уполномоченным органом юридического лица, либо собственником имущества организации, либо уполномоченным собственником лицом (органом) решения о прекращении трудового договора;

– иные основания, предусмотренные трудовым договором.Если расторжение трудового договора происходит по инициативе работника – руководителя организации, то он, в соответствии со ст. 280 ТК РФ, обязан уведомить об этом работодателя (собственника имущества организации, его представителя) в письменной форме не позднее чем за один месяц до увольнения.

Один месяц – тот срок, в течение которого учредитель бюджетного учреждения обязан передать дела от увольняемого руководителя его правопреемнику. И здесь есть одна особенность. По общему правилу приказ о расторжении договора по инициативе сотрудника издается в последний день его работы, указанный в заявлении (ст. 80 ТК РФ).

Принять на освободившуюся должность новое физическое лицо работодатель (собственник имущества, учредитель) может только на следующий день после увольнения работника. Это обусловлено тем, что штатная единица руководителя учреждения в организации только одна, кроме того, в учреждении просто не может быть двух руководителей в течение одного рабочего дня.

Собственнику имущества (учредителю бюджетного учреждения) следует учитывать, что ст. ст. 80 и 280 ТК РФ не обязывают работника, в том числе руководителя, весь месяц находиться на своем рабочем месте. Руководитель вправе подать заявление о предстоящем увольнении, временно отсутствуя на рабочем месте по причине болезни, отпуска или командировки.

Более того, ни одна из статей ТК РФ не запрещает ему в данный период использовать свой отпуск.Далее. Существенный момент увольнения – выдача руководителю трудовой книжки и других документов по письменному заявлению сотрудника, а также окончательный расчет, связанный с выплатой заработной платы и компенсации за неиспользованные отпуска (если они имеются).

При прекращении трудового договора с руководителем организации в соответствии с п. 2 ст. 278 ТК РФ при отсутствии виновных действий (бездействия) руководителя ему выплачивается компенсация в размере, который устанавливается трудовым договором, но не ниже трехкратного среднего месячного заработка.Следовательно, порядок передачи дел собственнику имущества (учредителю) учреждения необходимо организовать таким образом, чтобы не было нарушений трудового законодательства.

Для этого с целью передачи дел от бывшего руководителя его правопреемнику собственник имущества (учредитель) может создать комиссию, в обязанности которой будет входить выполнение всех мероприятий, требующих длительного времени.Другим вариантом, по мнению автора, может стать привлечение учредителем независимой аудиторской компании, которая проведет проверку в организации и представит свое заключение учредителю и новому руководителю.

В чем заключается процедура передачи дел?

Законодательно процедура передачи дел при смене руководителя организации государственного (муниципального) учреждения не регламентирована.

Проведение инвентаризации при смене материально ответственного лица

Юридические советы

Колосков Дмитрий · 10.09.2019 2019-09-10

Увольнение и другие обстоятельства могут стать основанием для проведения инвентаризации при смене материально ответственного лица (далее также — МОЛ).

Порядок ее проведения и оформления подробно регламентирован законодательством Российской Федерации. Результатом проведения такой инвентаризации могут стать излишки или недостача.

Как правильно провести такую инвентаризацию и оформить ее результаты документально, рассмотрим ниже.

Законодательство РФ предусматривает несколько случаев, при которых проведение инвентаризации является необходимостью. Одним из таких случаев является смена одного материально ответственного лица на другое (пункт 27 ПБУ от 29 июля 1998 года № 34н).

Эту операцию необходимо осуществить в день передачи дел от одного лица другому (пункт 1.5 Методических рекомендаций от 13 июня 1995 года N 49).

Порядок подготовки к проведению инвентаризации таков:

  • утверждение членов комиссии, принимающих участие в инвентаризации;
  • определение срока для проведения рассматриваемой операции;
  • определение имущества для инвентаризации;
  • издание руководителем организации приказа по форме № ИНВ-22 .

При проведении самой инвентаризации комиссия применяет сплошной способ проверки. При этом материальные ценности, являющиеся предметом рассматриваемой операции, считаются, определяется их вес, размер и т.п.

Часто возникает вопрос, может ли материально ответственное лицо проводить инвентаризацию. Ответ: может, если его материальная ответственность в данном случае не является предметом инвентаризации. Этот ответ одинаков как для передающего, так и принимающего лица.

Руководству организации надлежит обеспечить условия и оказать необходимое содействие в проведении рассматриваемой операции для получения наиболее объективного и полного результата инвентаризации.

Очевидно, что в случае отсутствия у комиссии при проведении инвентаризации МОЛ возможностей для полного подсчета и измерения материальных ценностей ее результаты вряд ли можно считать объективными.

Сведения, полученные по результатам проверки, должны быть документально зафиксированы.

Для этого используются:

  • инвентаризационная опись по форме № ИНВ-1 ;
  • инвентаризационная опись по форме № ИНВ-3 .

Эти документы надлежит воспроизвести в 3 экземплярах каждый (по экземпляру для передающего МЦ и принимающего их и один для бухгалтерии).

Факт завершения инвентаризации и передачи МЦ фиксируется подписями присутствующих при ее проведении лиц (в т.ч. передающего и принимающего лица).

Важно отметить, что увольнение материально ответственного лица без проведения инвентаризации не допускается.

Проведением инвентаризации процесс смены материально ответственных лиц для целей учета не заканчивается.

Лицу, ответственному за ведение бухучета в организации, надлежит сверить сведения, полученные по результатам проведения инвентаризации, со сведениями, которые содержатся в бухгалтерском учете.

Если инвентаризация при смене МОЛ выявила разночтения, необходимо информацию о них включить в сличительные ведомости (формы № ИНВ-18 , ИНВ-19 ).

Если по результатам инвентаризации комиссией обнаружены излишки, то в учете необходимо их оприходовать по рыночной стоимости.

Такая стоимость может быть определена:

  • оценщиком;
  • организацией самостоятельно при помощи общедоступных источников.

Если выявлена недостача, то она:

  • либо признается естественными издержками (если ее размер не превышает установленных пределов);
  • либо взыскивается за счет виновных лиц;
  • либо списывается на финансовый результат.

Если по результатам инвентаризации после увольнения материально ответственного лица выявлена недостача материальных ценностей или иного имущества в пределах установленных норм, то она учитывается в составе материальных расходов. Периодом признания расходов признается период, в который обнаружена такая недостача.

Если нормы превышены и имеется виновное в недостаче лицо, то ее сумма одновременно учитывается в расходах и доходах или на дату признания этим лицом факта и размера причинения ущерба, или на дату вступления в силу решения суда, ставшего основанием для возмещения ущерба.

На складе организации планируется смена материально ответственного лица. Какова процедура передачи товара в данной ситуации? Обязательно ли проводить инвентаризацию, или же достаточно оформить акт приема-передачи товара?

В силу п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон N 129-ФЗ) при смене материально ответственных лиц в организации обязательно должна проводиться инвентаризация.

Закон не определят, что именно следует подразумевать под сменой материально ответственных лиц, поэтому и изменение состава таких лиц, по нашему мнению, следует оценивать как смену материально ответственного лица.

Общий порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее – Указания).

Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации, работников бухгалтерии и других специалистов. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц.

Таким образом, порядок проведения инвентаризации является единым для всех организаций и предполагает осуществление уполномоченными лицами организации, в присутствии материально ответственных лиц, фактических действий по проверке сохранности имущества с составлением необходимых документов.

Кроме обязательных инвентаризаций, организация может проводить и ревизии, как плановые, так и внеплановые.

Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа

Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:

  • в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
  • в ст. 24 закона «О банках…» от 02.12.1990 № 395-1 — однако юрисдикция данных норм распространяется только на кредитно-финансовые правоотношения.
  • в п. 10.5 «Основных правил работы архивов», отраженных в решении Коллегии Росархива от 06.02.2002 (обязательны для государственных организаций).

Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации. Суд установил, что требование о передаче документов должно предъявляться бывшему генеральному директору, а при смене директора печать, учредительные, бухгалтерские и иные документы должны передаваться вновь избранному руководителю организации. Апелляция оставила решение арбитража в силе.

Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому.

1. Закрепляющие основные перечни документов, подлежащих передаче от бывшего директора к новому (заместителю).

В данные перечни могут входить, как мы отметили выше:

  • учредительные (регистрационные) документы;
  • первичка;
  • лицензии и разрешительные документы;
  • доверенности;
  • международные соглашения.

Также можно определить такие категории:

  • бухгалтерская документация (та, что находится в распоряжении непосредственно генерального директора);
  • ценные бумаги, векселя и прочие финансовые документы;
  • свидетельства о праве собственности и иные правоустанавливающие документы;
  • прочие документы (например, докладные и служебные записки, внутрикорпоративные отчеты).

2. Регламентирующие составление директором, передающим свои полномочия, акта, в котором в соответствии с основными перечнями, также установленными Положением, будут передаваться документы.

Данный акт, как мы отметили в начале статьи, составляется в 2 экземплярах: первый отдается бывшему директору, второй — новому (или заместителю директора).

3. Регламентирующие дополнение директором акта приема-передачи документов различными приложениями.

Локальный норматив может дополняться положениями, устанавливающими должностную обязанность секретаря директора содействовать своему начальнику в подготовке акта и приложений.

1. Информационный блок, в котором отражаются:

  • дата, место составления акта;
  • Ф. И. О. увольняющегося директора;
  • Ф. И. О. нового директора (заместителя).

2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.

3. Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).

Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:

  • порядковый номер позиции;
  • наименование передаваемых документов (номера описей по группам передаваемых документов);
  • число листов передаваемых документов (количество документов в описях);
  • необходимые примечания.

4. Блок с подписями:

  • лица, передающего полномочия и документы;
  • лица, принимающего полномочия и документы.

В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.

– учредительные и регистрационные документы организации;- первичные бухгалтерские документы, в том числе свидетельства в отношении объектов недвижимого имущества, принадлежащих учреждению;- договоры (контракты, соглашения), связанные с финансово-хозяйственной деятельностью организации;- лицензии, оформленные на учреждение, если оно осуществляет лицензируемый вид деятельности;

– другие существенные документы, связанные с деятельностью учреждения.Заметим, что данная процедура не является обязательной, но при возникновении спора (например, об утере каких-либо документов) будут иметься необходимые доказательства (подписанный акт передачи с описью передаваемых документов и ценностей), которые можно будет представить в суд.

Акт передачи дел составляется в произвольной форме, поскольку, как было отмечено, на законодательном уровне данная процедура не регламентирована, следовательно, и форма акта приема-передачи дел при смене руководителя организации законодательно не утверждена.Отметим, что новый руководитель организации вправе провести осмотр помещений, документов или ценностей для подтверждения их наличия (сохранности).

Данную процедуру можно организовать путем проведения выборочной или сплошной инвентаризации. Статьей 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Федеральный закон N 402-ФЗ) регламентировано, что случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, устанавливаются экономическим субъектом.

Исключением из этого правила являются случаи, когда проведение инвентаризации обязательно и порядок ее проведения устанавливается законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами.Таким образом, поскольку проведение инвентаризации при смене руководителя организации не является обязательным, учредитель вправе сам определить порядок ее проведения (сплошной или выборочный).Для справки.

При проведении инвентаризации следует руководствоваться требованиями, установленными Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее – Методические указания N 49). Порядок проведения инвентаризации утверждается при составлении учреждением учетной политики (ст. 11 Федерального закона N 402-ФЗ, п. 6 Инструкции N 157н).

Что следует инвентаризировать при передаче дел?

Новому руководителю будет необходима информация о составе и наличии имущества. Как правило, чаще всего инвентаризируются материальные объекты: денежные средства в кассе учреждения, материальные запасы на складе, основные средства. Как мы уже отмечали, инвентаризация может быть выборочной.

Если смена руководства в организации приходится на начало года, то данные о проведенной годовой инвентаризации перед составлением отчета за прошедший год уже имеются. Поэтому можно ограничиться проведением инвентаризации только денежных средств и материальных запасов. Особое внимание нужно уделить инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками и потенциальными поставщиками услуг.

30 Федерального закона N 83-ФЗ в обязанности органа государственной власти (государственного органа), органа местного самоуправления, осуществляющего функции и полномочия учредителя бюджетного учреждения, при заключении трудового договора с руководителем бюджетного учреждения входит указание условия о расторжении трудового договора по инициативе работодателя в соответствии с ТК РФ при наличии у бюджетного учреждения просроченной кредиторской задолженности, превышающей предельно допустимые значения, установленные органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя.

——————————– Федеральный закон от 08.05.2010 N 83-ФЗ “О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений”.Заметим, что наличие кредиторской задолженности во многих случаях, но не всегда является не чем иным, как следствием неправильного решения руководителя учреждения.

Предельно допустимые значения просроченной кредиторской задолженности для бюджетных учреждений устанавливаются нормативными актами. Наличие кредиторской задолженности в определенном объеме является основанием для расторжения трудового договора с руководителем бюджетного учреждения. В качестве примера можно привести Постановление администрации городского округа Химки МО от 08.12.

2010 N 1685, которым утвержден Порядок определения предельно допустимого значения просроченной кредиторской задолженности муниципальных бюджетных и автономных учреждений, превышение которого влечет расторжение трудового договора с руководителем муниципального бюджетного и автономного учреждения по инициативе работодателя в соответствии с ТК РФ.

Пунктом 3 данного Порядка установлено предельно допустимое значение просроченной кредиторской задолженности учреждения, которое не должно превышать 10% объема источников финансового обеспечения деятельности учреждения (финансовых требований по доходам и объемам финансирования, определяемых методом начисления) на 1 января года, следующего за отчетным.

При этом объем предельно допустимого значения просроченной кредиторской задолженности учреждения определяется по каждому источнику в отдельности: по субсидии на выполнение муниципального задания, целевым субсидиям; бюджетным инвестициям; иным источникам финансового обеспечения в соответствии с законодательством РФ.

Таким образом, для нового руководителя информация о наличии кредиторской задолженности будет наиболее важной, поскольку именно за превышение ее предельно допустимого значения он может быть уволен с должности собственником имущества (учредителем).В соответствии с Методическими указаниями N 49 инвентаризация обязательств проводится в рамках проверки расчетов с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами и заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Проверяются следующие счета:- 205 00 “Расчеты по доходам”;- 206 00 “Расчеты по выданным авансам”;- 208 00 “Расчеты с подотчетными лицами”;- 302 00 “Расчеты по принятым обязательствам”;- 303 00 “Расчеты по платежам в бюджеты”.Для проверки достоверности данных по расчетам с контрагентами в бухгалтерском учете составляются акты сверки расчетов в двух экземплярах.

Подписанные руководителем и главным бухгалтером организации акты вместе с сопроводительным письмом направляются поставщику товаров, работ, услуг или заказчику для согласования расчетов. Контрагент проставляет на акте свои сведения о расчетах, тем самым подтверждая либо опровергая данные, представленные учреждением, составившим акт.

Один экземпляр акта возвращается контрагентом в учреждение.По итогам сверки расчетов может быть выявлена (подтверждена) дебиторская или кредиторская задолженность. В случае если учреждение в ходе проведения сверки расчетов установит (подтвердит) наличие дебиторской задолженности, контрагенту будет направлено письмо с указанием суммы задолженности, срока и порядка ее погашения.

Если в учреждении будет выявлена (подтверждена) кредиторская задолженность, то следует принять все возможные меры к ее погашению.В ходе проведения инвентаризации необходимо обратить внимание на течение срока исковой давности по дебиторской задолженности, так как по его окончании будет ограничена возможность учреждения воспользоваться судебной защитой в случае нарушения его прав.Для справки.

Согласно ГК РФ различают следующие сроки исковой давности:- общий, равный трем годам (ст. 196);- специальный (ст. 197). Для отдельных видов требований он может быть короче или длиннее общего срока.В заключение отметим, что для оформления итогов инвентаризации расчетов с дебиторами (кредиторами) используются формы документов, утвержденные Приказом Минфина России N 173н .

К ним относятся инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) и акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Опись формируется инвентаризационной комиссией и содержит:- сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности;- общую сумму задолженности по данным бухгалтерского учета, а также сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности.

——————————– Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н “Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению”.

Приказ на инвентаризацию при смене директора образец

Для составления приказа воспользуйтесь формой ИНВ-22 или используйте другую, утвержденную локальным нормативным актом, форму. Проследите за тем, чтобы документ содержал все обязательные реквизиты. Далее приведена пошаговая инструкция заполнения бланка приказа о проведении инвентаризации на складе (образец Госкомстата).

  1. Укажите полное название документа: приказ, распоряжение или постановление.
  2. В шапку бланка впишите название предприятия.
  3. Укажите код документа по ОКУД (0317018).
  4. Заполните поле с кодом организации по ОКПО.
  5. В основной части приказа укажите тип проверки (плановая, внеплановая, выборочная, полная) и ее цели.
  6. Перечислите членов комиссии. Укажите должности и Ф.И.О. Имена и отчества сокращают до инициалов, фамилию пишут полностью.
  7. Перечислите материальные ценности, в отношении которых проводится ревизия.
  8. Затем укажите, что проверка проходит на складе предприятия.
  9. Укажите даты начала и окончания проверки.
  10. Объясните, почему ревизия необходима.
  11. Зафиксируйте сроки сдачи итоговой документации в бухгалтерию.
  12. Заверьте приказ у руководителя организации.
  13. Присвойте номер по номенклатуре дел и зарегистрируйте в журнале приказов по форме ИНВ-23.
  14. Ознакомьте с распоряжением членов комиссии и сотрудников подразделений, где будет проходить проверка.
  15. Вручите председателю и членам комиссии письменное уведомление о ревизии.

Руководитель организации несет ( материальную ответственность (ст. 277 ТК РФ) в полном объеме) и обязан по требованию учредителей возглавляемого юридического лица компенсировать все убытки, если договор или закон не предусматривает их частичное возмещение.

Помимо материальной директора организаций несут следующие виды ответственности:

  • дисциплинарную;
  • административную;
  • гражданско-правовую;
  • уголовную.

Описание действий проверяющих лиц Издание приказа о начале проверки По форме ИНВ-22, утвержденной Федеральной службой статистики РФ Подготовка к ревизии Собрание членов комиссии: руководитель с главным бухгалтером проводит инструктаж, проверяющим передаются последние приходно-расходные документы с отчетами, берутся расписки с ответственных лиц о передаче этих документов бухгалтерии и комиссии;

опломбирование помещений, где имеются на хранении ценности и будет проходить инвентаризация, проверка приборов измерения на исправность Ревизия реального имущества, финансовых обязательств Ревизия осуществляется путем взвешивания, обмеривания, пересчета, описывания материальных ценностей; по результатам подготавливаются описи в 2 экземплярах, где принявший имущество руководитель расписывается о его получении, а сдавший — о его передаче; сопутствующие оформленные документы (акты обмеров, расчеты и т.

Могут включаться в группу проверяющих представители внутреннего аудита и уполномоченные лица независимых организаций. В случае значительного объема предстоящих работ формируются рабочие комиссии, а при их малом количестве процедуру вправе провести ревизионная комиссия.

Стержневые функции уполномоченных лиц — подготовка, обеспечение прохождения процесса, инструктажа, контрольной проверки. Предусмотренные проверкой мероприятия проходят в несколько последовательных этапов.

Этот документ содержит перечень всех ценностей, находящихся под ответственностью сменяющегося работника, их учётное количество, покупную цену и рыночную стоимость. Помимо этого, в акте необходимо отобразить реквизиты приёма и сдачи учтённого имущества и дату, когда было подтверждено наличие ценностей.

Акт приёма-передачи может быть оформлен на основании инвентаризационных документов. Законодательно определенной формы данного документа не существует, поэтому он оформляется в свободном порядке с учётом вышеизложенных нюансов.

  • опломбирование комнат, в которых будет работать комиссия;
  • проверка соответствия фактического наличия имущественных объектов данным учета и фиксация данного факта в инвентаризационных ведомостях;
  • далее силами бухгалтерии составляется сводная ведомость (рекомендованы формы № ИНВ-18 и № ИНВ-19), отражающая расхождения фактического и учтенного количества материальных ценностей и визируемая каждым членом инвентаризационной комиссии;
  • председатель инвентаризационной комиссии и главный бухгалтер организации готовят предложения по урегулированию вопросов с расхождением фактического и учтенного количества отдельных позиций;
  • корректировка выявленных грехов в бухгалтерском учете на основании принятого решения об урегулировании расхождений.
  • Ответственность руководителя Руководитель организации несет ( материальную ответственность (ст.

Передача дел

Данная процедура законодательно не регламентирована. Форма ее свободная, но документальное ее оформление обязательно.

Непременно потребуется акт приемки-передачи, содержание которого будет определяться в зависимости от вида деятельности компании и ее величины, структуры и особенностей передаваемых дел. Обычно в документе перечисляют то, что хранится непосредственно у руководителя:

  • учредительные документы;
  • банковские бумаги;
  • свидетельства и договора, удостоверяющие право собственности компании на имущество;
  • лицензии;
  • печать и штампы, фирменные бланки;
  • ключи от сейфов, кабинетов, банковских ячеек;
  • технику и иные ценные вещи, которыми пользовался руководитель и т.д.

Акт может быть дополнен:

  • фотографиями;
  • протоколами осмотра;
  • описанием состояния отдельных проектов;
  • описью содержимого сейфа и прочим.

Бумага составляется в 2 экземплярах, подписываемых уходящим начальником и тем человеком, который придет на эту должность.

При смене ответственного лица помимо акта инвентаризации, необходимо оформить акт приёма-передачи имущества.

Данный документ освобождает ответственное лицо от текущей должности, после чего следует заключение договора с другим работником.

Важный нюанс: процедуру приёма-передачи учтённых ценностей следует завершить до увольнения или назначения на другую должность предыдущего ответственного лица, поскольку только так получится урегулировать возникающие разногласия сразу, без продолжительных разбирательств.

Таким образом, смена материально ответственного лица — это процесс, возможный только после осуществления инвентаризации, процедура проведения которой определена на законодательном уровне. На основании результатов проверки оформляется акт приёма-передачи имущества, освобождающий от должности материально-ответственное лицо.

Только после этого руководитель имеет право заключить договор с другим сотрудником, издав при этом Приказ о смене материально-ответственного лица по типовой форме распорядительной документации.

Прежде чем приступить к мероприятиям сверки присутствующего в компании или у ИП имущества (основных средств, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов или материально-производственных запасов) и данных, зафиксированных в ее бухгалтерской базе, следует сформировать соответствующее распоряжение.

Решение о необходимости проверки принимается руководством компании. Частота инспекций и их виды определяет учетная политика или отдельные распоряжения руководителя. Приказ о проведении внеплановой инвентаризации составляют по образцу, утвержденному локальными нормативными актами. Унифицированная форма этого документа утверждена 18 августа 1998 г.

Если проверка проводится в конце года, руководитель компании заранее выпускает соответствующее распоряжение.

Главный бухгалтер компании (или другое уполномоченное лицо) составляет, согласовывает и утверждает официальный приказ о проведении годовой инвентаризации (образец 2018 года).

Узнайте о семи главных делах секретаря в конце года.

Унифицированной формы приказа не существует, он оформляется на основании принятой в каждом конкретном предприятии системы делопроизводства или на бланке установленной формы для организационных документов. Этот документ должен содержать обязательные реквизиты: наименование организации, название документа (Приказ о смене материально-ответственных лиц), дату его составления.

В преамбуле руководитель указывает цели и основания для смены ответственного лица.

Далее следует слово «ПРИКАЗЫВАЮ», а затем – текст о смене материально-ответственного лица и перечень переходящего под его ответственность имущества.

Обобщенные требования к инвентаризации Постановление Федеральной службы государственной статистики РФ № 88 от 18.08.98, последняя редакция Список форм первичной документации по части инвентаризации, их использование, заполнение Первостепенной задачей инвентаризации при замене главы организации (либо ее собственника) является проверка:

  • реального наличия имущества, включая находящегося на ответственном хранении, неучтенного и его остатков (средства, товары, продукция в готовом виде, финансовые и капитальные вложения, нематериальные и другие активы);
  • состояния всех видов финансовых обязательств (резервы, займы, кредиторские и дебиторские обязательства, прочие пассивы);
  • полноты, достоверности соответствующих сведений по бухучету.

Процедура проходит по месту нахождения имущества и требует документального доказательства результатов.

В любой организации хотя бы раз в год проводится инвентаризация материальных ценностей. Для этого необходимо назначить специальную комиссию из числа уполномоченных работников и издать приказ о проведении инвентаризации.

Поэтому рассмотрим образец заполнения приказа о проведении инвентаризации 2018 подробнее и научимся составлять этот документ правильно. Когда нужна инвентаризация Образец приказа о проведении инвентаризации обычно требуется в некоторых случаях, перечисленных в п.

Для проведения инвентаризации основных средств, находящихся на балансе и числящихся на забалансовых счетах бюджетного учета у материально ответственных лиц Трубчаниновой И.Е., Воробушкина О.А., Зеленкина В.В. назначить рабочую инвентаризационную комиссию в составе: Председательзаместитель руководителя ОРГАНИЗАЦИИ К.А. Кокошников Члены комиссии:специалист финансового отдела В.Н.

Инвентаризация при смене руководителя: понятие и процедура

Начальник любой организации несет полную материальную ответственность. Потому инвентаризация при смене руководителя, которая проводится на дату передачи дел, – обязательный этап в процедуре передачи дел.

Передача дел

Бумага составляется в 2 экземплярах, подписываемых уходящим начальником и тем человеком, который придет на эту должность.

Нормативная база

Инвентаризация – проверка:

  • наличия ценностей юридического лица (ИП), числящихся на балансе;
  • их сохранности;
  • соответствия условий хранения;
  • обязательств перед кредиторами и банками;
  • прав требования денежных средств;
  • складского учета и хозяйства;
  • реальности данных.

Ее периодичность определена Приказом Минфина РФ № 34н от 29.07.1998 (ст. 27), это:

  • смена учредителя и директора, прочих материально ответственных лиц;
  • грабеж, кража;
  • стихийное бедствие;
  • реорганизация, присоединение ООО к ООО пошаговая инструкция для проведения инвентаризации во всех подобных ситуациях аналогична.

В процессе необходимо проверить все имущество юридического лица и все виды финансовых обязательств вне зависимости от их территориального нахождения. Также нужно удостовериться в наличии и корректности учета материально-производственных запасов, не принадлежащих компании, но находящихся у нее на учете, то есть полученные:

  • на ответственное хранение;
  • в аренду;
  • на переработку.

Проверке подлежит и не учтенное по тем или иным причинам имущество, остатки по всем счетам.

Инвентаризация при смене руководителя проводится инвентаризационной комиссией. Подобный орган должен быть на каждом предприятии. Ее состав утверждается в начале каждого года руководством компании специальным приказом, распоряжением, постановлением (рекомендована форма № ИНВ-22).

Членами инвентаризационной комиссии могут быть бухгалтера, внутренние и внешние аудиторы, специалисты иных служб.

Если предполагается большой объем работ, создается рабочая инвентаризационная комиссия.

Отсутствие даже одного члена данного органа делает результаты проверки недействительными.

Этапы работ

И замена генерального директора в ООО, и смена единственного учредителя в ООО пошаговая инструкция по инвентаризации будет единой в обоих случаях.

Смена учредителя и смена директора всегда должна сопровождаться проверкой, проводимой поэтапно:

  1. составление и визирование приказа о проведении инвентаризации;
  2. проведение собрания членов инвентаризационной комиссии, в процессе которого необходимо:
    • определить объекты проверки;
    • распределить обязанности;
    • составить и утвердить индивидуальные планы работы;
    • провести инструктаж;
  3. запрос у директора последних приходно-расходных документов, а также расписок о сдаче аналогичных бумаг в бухгалтерию или членам комиссии;
  4. подготовка инвентаризационных описей с отражением численности имущества по данным учета;
  5. опломбирование комнат, в которых будет работать комиссия;
  6. проверка соответствия фактического наличия имущественных объектов данным учета и фиксация данного факта в инвентаризационных ведомостях;
  7. далее силами бухгалтерии составляется сводная ведомость (рекомендованы формы № ИНВ-18 и № ИНВ-19), отражающая расхождения фактического и учтенного количества материальных ценностей и визируемая каждым членом инвентаризационной комиссии;
  8. председатель инвентаризационной комиссии и главный бухгалтер организации готовят предложения по урегулированию вопросов с расхождением фактического и учтенного количества отдельных позиций;
  9. корректировка выявленных грехов в бухгалтерском учете на основании принятого решения об урегулировании расхождений.

Нормативная база

Инвентаризация при смене руководителя: нужна ли, как проводить

Нужна ли инвентаризация при смене руководителя? Да, ее организация – не право, а обязанность фирмы. Если увольняется генеральный директор, проверка проводится одновременно с передачей дел преемнику. Нарушение этого правила влечет наложение на компанию штрафных санкций.

Процедура ревизии ценностей помогает проверить:

  • фактическое наличие имущества, отраженного в бухгалтерском учете компании (деньги в кассе, запасы на складе, основные фонды);
  • состояние финансовых обязательств компании (кредиторская и дебиторская задолженность, резервы);
  • соответствие данных бухгалтерского учета реальному положению дел.

Ревизия проходит по месту нахождения проверяемого имущества. Ее проведение – задача инвентаризационной комиссии, назначаемой директором.

В нее входят представители администрации фирмы и бухгалтерии, работники других отделов (например, кладовщики, руководители производственных цехов), внешние эксперты (аудиторы).

Если любой из членов комиссии отсутствует во время ревизии, ее итоги признаются недействительными.

Практика показывает, что оптимальный момент проведения ревизии – последний рабочий день руководителя. Она инициируется приказом, который подписывает старый директор до того, как будет уволен. Со следующего дня в должность вступает новый управленец.

Приказ о проведении инвентаризации

Чтобы инициировать процедуру инвентаризации, директор издает приказ по унифицированному образцу ИНВ-22 или на бланке, утвержденном внутренними правилами организации. В него включается следующая информация:

  • номер и дата приказа;
  • название компании;
  • перечень активов, подлежащих проверке;
  • список лиц, входящих в инвентаризационную комиссию, ФИО и должность ее руководителя;
  • дата проведения ревизии;
  • причина ее начала (смена руководителя).

Составленный приказ об инвентаризации при смене руководителя заверяется собственноручной подписью гендиректора и всех упомянутых в нем работников. Документ регистрируется в специальном журнале, который работодатель ведет по форме ИНВ-23.

Когда документальная база готова, инвентаризационная комиссия приступает к проверке ценностей компании. Для этого ее члены приходят в место их хранения (например, на склад) и определяют количество запасов. Если для ревизии требуются весы или иная техника, ее обязана предоставить фирма-наниматель.

Как правило, ревизоры разбиваются на группы, проверяющие ценности независимо друг от друга. Когда они заканчивают обход склада, сверяют «показания». Двойной контроль помогает избежать возможных ошибок. На время проведения ревизии склад закрывается, т.е. делается недоступным ля третьих лиц.

Итоги проверки фиксируются в инвентаризационной описи. Ее формат зависит от того, какие именно ценности подлежали пересчету. Например, действующее законодательство предлагает следующие унифицированные бланки:

  • ИНВ-1 – если проводится проверка наличия основных активов (например, оборудования);
  • ИНВ-1а – если ревизии подлежат нематериальные активы (лицензии, результаты НИОКР);
  • ИНВ-3 – если комиссия проверяет наличие запасов на складе (готовая продукция, сырье, материалы);
  • ИНВ-2 – если проверка ценностей занимает не один, а несколько дней из-за большого объема работы.

Компания вправе использовать унифицированный бланк ведомости или разработать собственный образец. Вне зависимости от выбранной формы в документе указывается следующая информация:

  • наименования и (или) артикулы ТМЦ;
  • их количество в соответствии с данными бухучета;
  • их реальное количество (в штуках, кг);
  • счета учета, на которых отражены упомянутые ценности.

Согласно действующим правилам, опись составляется в двух экземплярах. Один остается на складе, второй передается в бухгалтерию компании. Это документ, подлежащий обязательному хранению в организации в течение 5-ти лет.

Чтобы подтвердить достоверность результатов инвентаризации, руководство фирмы вправе назначить постконтроль. Для повторной проверки на склад направляется представитель инвентаризационной комиссии и лицо, ранее не задействованное в ревизии. Они проводят пересчет ценностей и отражают его итоги документально.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Это обусловлено тем, что штатная единица руководителя учреждения в организации только одна, кроме того, в учреждении просто не может быть двух руководителей в течение одного рабочего дня.

обственнику имущества (учредителю бюджетного учреждения) следует учитывать, что ст. ст. 80 и 280 ТК РФ не обязывают работника, в том числе руководителя, весь месяц находиться на своем рабочем месте.

Руководитель вправе подать заявление о предстоящем увольнении, временно отсутствуя на рабочем месте по причине болезни, отпуска или командировки.

Более того, ни одна из статей ТК РФ не запрещает ему в данный период использовать свой отпуск. алее. Существенный момент увольнения — выдача руководителю трудовой книжки и других документов по письменному заявлению сотрудника, а также окончательный расчет, связанный с выплатой заработной платы и компенсации за неиспользованные отпуска (если они имеются).

Передача документов по акту: нюансы

Речь идет о следующих нюансах:

1. Поскольку увольняющийся генеральный директор имеет статус материально ответственного лица (ст. 277 ТК РФ), то перед передачей документов ему нужно провести инвентаризацию имущества и бумаг, удостоверяющих имущественные права организации (п. 22 Методических указаний по приказу Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н), например ценных бумаг, векселей.

2. Одновременно с инвентаризацией имущества полезно инициировать аналогичную процедуру в отношении всех передаваемых документов. Если каких-то документов будет недоставать, сведения об этом можно отразить в акте или в отдельном приложении к нему (собственно в нем же могут фиксироваться результаты инвентаризации документов).

3. Подтверждение подлинности и комплектности переданных документов может быть осуществлено с привлечением третьих лиц, например главного бухгалтера, финансового директора. При этом они могут осуществлять указанные действия как члены специальной комиссии (порядок ее созыва также может регламентироваться локальным нормативом). В составе комиссии могут присутствовать и иные специалисты — например, документовед, бухгалтер.

Бывает, что компетенций нового генерального директора недостаточно для того, чтобы определить подлинность или комплектность того или иного финансового документа — в этом случае без привлечения специалистов фирмы (иногда и независимых экспертов) не обойтись.

В свою очередь, подпись на акте нового генерального директора (заместителя), удостоверяющая факт получения им документов от бывшего, а также подпись главного бухгалтера может заверяться присутствующим нотариусом.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector