Гарантийное письмо об оплате — образец

Определение и юридические нормы

С точки зрения законодательства, гарантийное письмо является элементом документооборота, одним из видов деловой переписки – как правило, между юридическими лицами. Из самого названия документа следует, что гарантийное письмо – это письменный способ подтверждения обязательств или выполнения определенных условий в необходимый срок и в требуемом объеме. Такое дополнительное подтверждение используется, когда обычных договоренностей может оказаться недостаточно.

Гарантийные письма достаточно часто применяются в предпринимательской деятельности, однако, никаких специальных правил, регламентирующих их оформление и использование, в российском законодательстве не закреплено. Поэтому следует руководствоваться стандартными нормами деловодства и стремиться достичь максимально ясных и однозначных формулировок, точно отражающих намерения и обязательства обеих сторон.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressen-GB

Письмо содержит гарантии того, что товар или услуга будут оплачены в определённый срок, обозначенный в документе.

Письмо составляется заказчиком или покупателем. Чаще всего, в качестве покупателя выступает какая-то коммерческая фирма или организация. Далее, документ подписывается главой предприятия заказчика и бухгалтером, после чего отправляется продавцу (поставщику).

Бланк письма

Гарантийное письмо об оплате — образец

Гарантийное письмо не имеет своей утвержденной формы и бланка, поскольку по закону не считается обязательным документом для регистрации ООО. В связи с этим, гарантийное письмо составляется в обычной форме с указанием информации о помещении, реквизитов и данных арендодателя (особенно важен телефон) и проставлением его печати при наличии.

Обратите внимание, что хотя письмо не входит в список обязательных документов для прохождения процедуры государственного оформления ООО, на практике его точно потребуют, если вы в качестве юридического адреса планируете сделать адрес арендованного помещения.

Образец гарантийного письма о выполнении обязательств по договору

По сути, составление гарантийного письма выступает альтернативой заключению договора, когда такое действие по каким-то причинам нецелесообразно.

В отличие от договора, который включает в себя предложение (оферту) и обязательства в соответствии с этим предложением (акцепт), гарантийное письмо выступает как одна из этих составляющих.

Оферта всегда выражает предложение, направленное одному или нескольким адресатам вступить в определенные отношения, причем четко декларирует намерения адресующего. С этой точки зрения, гарантийное письмо может быть сочтено офертой, если в нем содержится:

  • предложение совершить оплату услуг после их оказания;
  • предложение выполнить работу, совершить поставку, оказать услугу.

Письмо-предложение должно быть сформулировано достаточно подробно, ведь оно заменяет собой часть договора, а значит, должно содержать его основные существенные элементы:

  • предмет оферты (товар, услуги, виды работ – конкретное перечисление);
  • сроки выполнения.

Получивший такое гарантийное письмо в случае принятия предложения может выполнить условия или просто явно выразить согласие: данное действие считается соответствующим ответом, то есть выполнением второй части, необходимой для заключения договора. Таким образом, в результате действия гарантийного письма и ответа адресата между ними происходит правовое действие, равнозначное заключению договора (никто не мешает в дополнение к нему подписать и стандартный двусторонний договор).

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsen-GB

Этот документ может выступать и в качестве второго элемента договора – акцепта, то есть намерения принять договорные предложения, если такие предложения уже озвучивались контрагенту ранее. Например, организация получала коммерческое предложение, приняла решение на основании рекламы или информационного сайта партнера. Тогда направление гарантийного письма фактически будет ответом на сделанное, пусть и в неявной форме, предложение договорных отношений.

К ответу требования не так строги, как к предложению: в таком письме достаточно сформулировать однозначный и развернутый ответ – согласие на принятие предложенных условий.

Положительные моменты:

  • можно не оформлять документ, подписываемый обеими сторонами;
  • если требования к оферте и акцепту соблюдены, такие правоотношения абсолютно законны;
  • суд признает гарантийные письма наравне с заключенным договором.

Недостатки обмена гарантийными письмами:

  • объем ограничивает подробное описание условий;
  • невозможно определить все права и обязанности;
  • не оговариваются процедурные моменты;
  • не всегда четко определена ответственность сторон.

Таким образом, юридически правомерны договорные отношения посредством гарантийных писем, однако, не исключены спорные моменты, могущие повлечь судебное разбирательство.

Если стороны заключают контракт, но у одной из них возникают сомнения в том, что оппонент сможет предоставить товар, выполнить услугу или произвести оплату в требуемом объёме и в срок, то она имеет право потребовать гарантийное письмо от своего контрагента.

В случае, если были нарушены обязательства, необходимо вкратце указать причину данной оплошности, не зависящую от действий ответчика, а также принести извинения в связи с этим фактом.

  • Указать какие-либо дополнительные условия и преимущества для заказчика или поставщика, в частности скидки, бонусы, подарки, дополнительные отгрузки и прочие приятные обстоятельства, которые смогут загладить вину стороны договора и возможность дальнейшего сотрудничества с контрагентом.
  • Обязательно зафиксировать сроки выполнения обязательств и завершённость данного действия. То есть все денежные средства поступят на ваш счёт до (указать дату) в объёме, оговоренном в подписанном соглашении.

В случае, если гарантия даётся на оплату товара или услуги, необходимо прописать сумму цифрами или прописью, способ перечисления, этапность производимых платежей и прочие обязательные условия для выполнения финансовых обязательств по договору.

За выполнение гарантий отвечает отправитель письма, то есть исполнитель, который обязуется выполнить свою часть договоренности качественно и в сроки, указанные в документе.

Гарантийное письмо с прописанным исполнением обязательств не заменяет договор. Однако при правильном составлении, оно может помочь в решении споров при их возникновении.

Проверка информации в письме

Бланк гарантийного письма, которое составляется от имени юридического лица, должен содержать все его реквизиты (полное и сокращенное наименование, ИНН, ОГРН, адрес, телефон).

Если документ составляется от имени физического лица, то порядок написания произвольный.

Письмо пишется в простой письменной форме либо на официальном бланке юридического лица, либо на обычной бумаге физическим лицом.

В зависимости от конкретной ситуации гарантирующая сторона должна написать сроки и, в случае необходимости, способы выполнения взятого на нее обязательства.

Безусловно, гарантийное письмо не является документом, обязательным для исполнения, так как не носит нормативного характера. Однако при его составлении стороны надеются на порядочность и исполнительность должника. То есть данные отношения основаны на доверии.

Образец гарантийного письма о выполнении обязательств по договору

Для того, чтобы гарантийное письмо было составлено грамотно и корректно, стоит придерживаться следующих рекомендаций:

  • Соответствующий стиль написания – при написании письма нужно придерживаться делового стиля, ведь гарантийное письмо, в первую очередь, документ.
  • Целесообразность и краткость – не стоит писать слишком много, будет достаточно кратко и лаконично изложить необходимое.
  • Конкретика – исключите слова, несущие в себе неуверенность, стоит четко формулировать предложения, использовать такие слова, например, как гарантируем, обязуемся.
  • Определенность и ясность – текст гарантийного письма должен быть понятный и простой.
  • Недопустимы орфографические и пунктуационные ошибки в письме.

Гарантийное письмо об оплате — образец

Обязательные реквизиты для юридического лица:

  • Наименование организации и его реквизиты
  • Необходимые контактные данные
  • Суть обращения в письме
  • Дата подписания
  • Печать организации, а также подпись ответственного лица

Реквизиты для физических лиц:

  • ФИО
  • Паспортные данные и адрес проживания
  • Суть обращения в письме
  • Подпись

Полезно узнать, какие документы нужны чтобы открыть ИП в 2019 году, а также узнайте, можно ли тратить уставной капитал ООО?

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseen-GB

При выполнении договора подряда, гарантии, предоставляемые обеими сторонами договора друг другу, во многом зависят от внешних факторов, каждый из которых должен быть учтён в письме во избежание возложения на себя лишней ответственности.

Как правило, договор на оказание строительных услуг – это долгосрочный документ, подразумевающий различные этапы работ и платежей по ним, а также оформление сопроводительной документации и сдачу объекта госкомиссии с последующей 5-летней гарантией на выполненные услуги. Таким образом, документ учитывает множество нюансов, а гарантийное письмо составляется как дополнительная официальная бумага, учитывающая следующие обстоятельства:

  • Если были нарушены сроки – прописываются обстоятельства, при которых это произошло, и точная дата окончания данных работ.
  • Когда исполнение гарантийных обязательств зависит от обеспечения подрядчика какими-либо ресурсами, полномочиями, проектной документацией, согласовательными письмами или иными значащими вещами, он должен чётко это указать, определив срок завершения работ в количестве дней после получения указанных данных.
  • В случае, когда заказчик сомневается в качестве работ, подрядчик гарантирует соблюдения СНиП и прочих нормативов, а также при необходимости вызов лаборатории или обеспечение иного контроля с последующим документальным подтверждением.
  • В тех ситуациях, когда со стороны инвестора происходит задержка платежа, и это сильно ударяет по срокам производства работ, заказчик даёт гарантии на оплату услуг с конечным сроком либо предлагает выступить гарантом при оформлении кредитной линии для своего производителя работ.
  • Результатом данного письма должна стать конечная сдача помещения в эксплуатацию для возможности его использования собственниками по прямому назначению, а также получение всех денежных сумм, оговоренных в контракте.

Требование его предоставить – обычное дело в банках при открытии счета. Гарантию оформляют  также в налоговую службу при регистрации предприятия в новом регионе или переводе в новый статус.

«Общество с ограниченной ответственностью “_____________________” настоящим сообщает об отсутствии на “___” _______________ 201__ г. у себя кредиторов».

Конкретные разновидности гарантийных писем

В зависимости от функции, которую призвано выполнить данное гарантийное письмо, различают их виды.

  1. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по оплате. Средства, признанные по гарантийному письму, могут быть предназначены в качестве уплаты за товары, оказание услуг, выполнение той или иной работы либо же на погашение долга. Такое письмо является фактом признания задолженности. Чаще всего оно составляется, когда по каким-то причинам платеж нельзя совершить немедленно либо приходится его перенести.
  2. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по работе, товару или услугам. Такой документ уверяет получателя, что обозначенные в нем обязательства действительно будут выполнены к указанному сроку в определенном объеме. Возможны указания нескольких временных промежутков, если речь идет о поэтапной работе. В таком документе также подтверждается требуемое качество в соответствии с теми или иными стандартами (СНИПами, ГОСТами и т.п.). Подобное гарантийное письмо может быть написано, если возможно нарушение сроков по спецификации или другим документам, либо непосредственно перед заключением соответствующего договора.
  3. Гарантийное письмо, подтверждающее намерения арендодателя. Имеется в виду гарантия присвоения юридического адреса. Такой документ потребуется для предъявления в налоговой, если у организации нет в собственности определенной недвижимости для размещения и указания в учредительных документах. Юрлицо имеет право взять такое помещение в аренду, предоставив налоговикам гарантию, что арендодатель действительно намерен оказывать ему такие услуги.
  4. Гарантийное письмо, подтверждающее будущее трудоустройство. Такое письмо может понадобиться в случае, когда прием на работу имеет для будущего сотрудника важное юридическое значение. Например, подобное гарантийное письмо вправе попросить:
    • студент для предъявления в вуз (некоторые учебные заведения на тех или иных специальностях, особенно в случае обучения на местах госзаказа, выдают диплом только после предоставления справки о будущем официальном трудоустройстве);
    • сотрудник-иностранец (он должен отнести такой документ в службу миграции);
    • освобожденные заключенные, встающие на трудовую стезю (им предстоит отчитываться перед органами админнадзора).

Порядок составления «гарантийки»

Как правило, любое гарантийное письмо не превышает стандартного листа формата А4, печатается на специальном бланке юридического лица-отправителя, подписывается руководящими органами (директором, иногда главным бухгалтером), скрепляется печатью организации. Обязательные реквизиты:

  • номер и дата (в соответствии с регистрацией исходящей документации);
  • название организации-адресата;
  • ФИО получателя (обычно это гендиректор организации);
  • тема письма (сами слова «гарантийное письмо» писать необязательно, так как такого документа как вида деловой переписки юридически не существует);
  • основное содержание (гарантии обязательств, их объем и сроки);
  • данные отправителя;
  • должность, личная подпись и расшифровка ФИО подписавшего документ лица (директора, главного бухгалтера).

Дальнейшие нюансы зависят от вида гарантийного письма. Рассмотрим их подробнее и приведем конкретный пример составления гарантийного письма, призванного выполнить ту или иную функцию.

Задолженности

Оформляя этот документ, вы гарантируете исполнение в будущем взятых на себя обязательств по оплате долга. К перечисленным выше пунктам необходимо добавить сумму задолженности (указывается прописью и цифрами), график ее погашения, номер и дату договора, по которому возник долг.

Чтобы перенести сроки исполнения обязательств или согласовать реструктуризацию долга, можно использовать образец гарантийного письма об отсрочке оплаты. В таком документе нужно указать точный срок, на который должник просит перенести выплаты, а также условия ответственности за его нарушение.

В налоговую

Этот документ необходим при регистрации юридических лиц. Налоговые инспекторы часто требуют от заявителей предоставления гарантийного письма от будущего арендодателя. Таким образом ФНС проверяет адрес создаваемой организации.

В письме важно указать на намерение собственника заключить с регистрируемой организацией договор аренды нежилого помещения, расположенного по конкретному адресу. Также стоит прописать реквизиты правоустанавливающих документов на помещение.

Чтобы собственник арендуемого объекта не сомневался в своевременном расчете по платежам, необходимо заполнить и представить образец гарантийного письма об оплате аренды. В этом документе указывается ссылка на заключенный договор либо потенциальный арендатор будет гарантировать своевременность оплаты при заключении соглашения.

Образец гарантийного письма об оплате помещения понадобится и при возникновении задолженности по ежемесячным платежам. Важно тщательно прописать гарантии, предоставляемые собственнику объекта, так как за несвоевременную оплату аренды договор может быть расторгнут в одностороннем порядке.

На выполнение работ

Гарантийное письмо об оплате — образец

Этот документ предоставляет заказчику исполнитель перед заключением договора. В нем указываются конкретные виды работ или услуг, которые в определенный срок обязуется выполнить подрядчик. На практике для подтверждения добросовестности исполнителя представляется и банковская гарантия.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Такой документ может иметь хождение не только между организациями, но и между предпринимателями – физическими лицами.

Письмо, признающее задолженность и гарантирующее ее погашение, обязательно должно иметь, помимо подписи руководителя, подпись финансово ответственного лица (финдиректора, главбуха).

Адресантом выступает управляющий местного отделения Фонда социального страхования. В начале обязательно приводятся данные ООО или ИП: название, номера регистрационный и ИНН, юридический адрес. В бумаге указывают делопроизводственный номер с датой написания.

В основной части гарантируется полностью выплатить начисленные за определенный срок пособия в законные сроки. Заявляется также готовность принять предусмотренную законом ответственность в случае нарушения обязательств.

Подписывают текст ответственные за социальное страхование – руководитель предприятия и главный бухгалтер.

Образец гарантийного письма на оплату счета необходим, если срок получения продукции не совпадает с моментом перечисления средств. В таком письме важно указать сумму оплаты и наименование товара, реквизиты продавца. В некоторых ситуациях можно прописать ответственность за нарушение обязательства.

Гарантийное письмо об оплате — образец

Унифицированного образца гарантийного письма об оплате за услуги или товары нет. Устанавливать единую форму бессмысленно, так как в каждом случае содержание и текст просьбы-гарантии определяются в индивидуальном порядке. Вот примерный шаблон.

Гарантию составляем на листе формата А4, допустимо использовать фирменный бланк организации. Следуем простым правилам:

  1. В первую очередь прописываем наименование и адрес получателя «гарантийки», указываем должность руководителя компании и его Ф.И.О.
  2. Указываем наименование документации, образец: «гарантийное письмо об оплате за товар».
  3. Подробно расписываем условия и суть обращения. В обязательном порядке указываем реквизиты договора и расчетных документов, прописываем сроки и порядок проведения расчетов между компаньонами. Указываем сумму, которая подлежит перечислению, периодичность платежей и особые условия, при наличии.
  4. Если ГП составляется для корректировки реквизитов, условий соглашения, то необходимо подробно расписать новые условия и реквизиты.
  5. Подписываем документ у руководителя и главного бухгалтера. Ставим дату и печать компании.
  6. Регистрируем документ в журнале исходящей документации.

Так как законодательством нет четко предусмотренной формы для написания гарантийного письма на оплату задолженности, подтверждение выполнения услуг и работ, о приеме на работу и других видов этого письма – написать его довольно просто.

При написании гарантийного письма стоит учесть лишь то, что, если письмо составляется от имени юридического лица, оно должно составляться на бланке юридического лица и содержать необходимые реквизиты. От физического лица гарантийное письмо может быть написанное в произвольной письменной форме.

Гарантийное письмо об оплате задолженности (документ оформляется обязательно на бланке организации, должен быть подписан главным бухгалтером, а также руководителем, должна быть проставлена фирменная печать).

https://www.youtube.com/watch?v=ytdeven-GB

Гарантийное письмо о выполнении работ (составляется аналогично, но гарантии предоставляются на выполнение определенного вида работ в определенный срок)

Дополнительно рекомендуется прочитать информацию о том, как составить письмо о возврате товара, а также как правильно написать претензию?

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector