Договор аренды автомобиля у юридического лица физическим
Акт приема-передачи автомобиля
При аренде авто с водителем или без него договоры будут различатьсястатьи 633, 643 ГК РФ.
В этом случае работник-арендодатель передает свой автомобиль работодателю во временное владение и пользование, а управлять им будет любой сотрудник компаниист. 642 ГК РФ. Кстати, пользоваться арендованным автомобилем может и сам работник-арендодатель, когда машина нужна ему для выполнения его трудовых функций.
Договор № 14
аренды транспортного средства без экипажа
Гражданин Бобров Поликарп Иванович, именуемый в дальнейшем «Арендодатель», с одной стороны, и общество с ограниченной ответственностью «Темный лес» в лице генерального директора Волкова Петра Акимовича (действующего на основании устава), именуемое в дальнейшем «Арендатор», с другой стороны, в дальнейшем совместно именуемые «Стороны», заключили настоящий договор аренды транспортного средства без экипажа (далее — Договор) о нижеследующем:
1. Предмет Договора
1.1. Арендодатель передает во временное владение и пользование Арендатору транспортное средство (далее — Автомобиль), принадлежащее Арендодателю на праве собственности (свидетельство о регистрации транспортного средства серии 77 АВ номер 135542, выдано ГИБДД ЮАО г. Москвы 06.02.2014).Нужно указать, на каком основании работник-арендодатель владеет переданным вам автомобилем:
{amp}lt;если{amp}gt;из свидетельства о регистрации транспортного средства видно, что работник — собственник авто, то к договору аренды не нужно прикладывать никаких иных документов. Имейте в виду, даже если автомобиль зарегистрирован на имя супруга работника-арендодателя, но куплен уже в браке, он является совместной собственностью супругов. Тогда нужно приложить свидетельство о браке;
{amp}lt;если{amp}gt;из свидетельства о регистрации транспортного средства видно, что работник не собственник авто, то к договору лучше приложить доверенность, выданную собственником, из которой следует возможность сдавать доверенное имущество в аренду. ПФР считает, что если вам сдает машину не ее собственник, то с суммы арендной платы нужно начислять страховые взносы. Но суды с этим не согласныПостановления ФАС ЗСО от 03.04.2013 № А27-16823/2012; 15 ААС от 14.04.2015 № 15АП-1676/2015; 19 ААС от 09.02.2015 № А48-3348/2014
1.2. Автомобиль имеет следующие характеристики:
— марка, модель — Volkswagen Golf;
— регистрационный знак — А 341 АМ 67 rus;
— идентификационный номер (VIN) — WVWZZZ2KZ2W044335.
1.3. Автомобиль должен быть передан в исправном состоянии, пригодном для совершения поездок, вместе с пакетом документов, в который входят:
— свидетельство о регистрации транспортного средства, серия 77 АВ, номер 135542, выдано ГИБДД ЮАО г. Москвы 06.02.2014;
— страховой полис ОСАГО, серия ВВВ № 035126453, выдан 07.02.2015 ОАО «Страховка и Ко».
1.4. По соглашению Сторон Автомобиль оценен в 730 000 (семьсот тридцать тысяч) руб.По такой согласованной стоимости вы отразите арендованный автомобиль в бухучете на забалансовом счете 001
2. Права и обязанности сторон
2.1. Арендодатель обязуется:
2.1.1. Оплачивать расходы по содержанию Автомобиля, его страхованию, в том числе в соответствии с правилами ОСАГО, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, включая приобретение горюче-смазочных материалов (бензина и т. д.).
По закону такие расходы должен нести арендатор, но договором можно возложить их на арендодателяст. 646 ГК РФ. Прописав такое условие в договоре арендыст. 646 ГК РФ, вы можете не собирать документы, подтверждающие расходы (в частности, кассовые чеки на покупку ГСМ)
…
2.2. Арендатор обязуется:
2.2.1. Перечислять Арендодателю арендную плату в соответствии с пп. 4.1, 4.2 Договора.
2.2.2. Своими силами осуществлять:
— управление Автомобилем;
— его коммерческую и техническую эксплуатацию.
2.2.3. Поддерживать Автомобиль в рабочем состоянии.Арендатор по закону обязан проводить текущий и капитальный ремонт арендованного авто, поэтому об этом можно не писать в договорест. 644 ГК РФ
А вот если вы готовы взять на себя еще и расходы на эксплуатацию автомобиля, то обязанности сторон могут выглядеть так.
2. Права и обязанности сторон
2.1. Арендодатель обязуется:
2.1.1. Передавать Арендатору не позднее 4-го числа месяца, следующего за месяцем использования Автомобиля, документы, подтверждающие расходы, которые обязан оплачивать Арендатор в соответствии с п. 2.2.4 настоящего Договора.
…
2.2. Арендатор обязуется:
…
2.2.4. Оплачивать расходы, связанные с эксплуатацией Автомобиля для нужд Арендатора:
— на горюче-смазочные материалы и другие расходуемые материалы и принадлежности;
— на мойку Автомобиля и химчистку его салона;
— на платную парковку Автомобиля;
— на страхование, в том числе в соответствии с правилами ОСАГО.Во избежание споров с налоговиками по учету расходов в прибыли лучше в договоре подробнее указывать, какие именно расходы по эксплуатации и страхованию берет на себя ваша компания
В зависимости от распределения расходов на эксплуатацию автомобиля в договоре аренды по-разному будет оформлен порядок расчетов.
Так, если в договоре прописано, что арендодатель сам оплачивает расходы на содержание авто, то работодатель-арендатор будет выплачивать работнику только арендную плату. Никакие документы, подтверждающие расходы на эксплуатацию автомобиля, от работника вам не понадобятся.
4. Порядок расчетов
4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем составляет 50 000 (пятьдесят тысяч) руб. в месяц.
4.2. Арендатор обязан вносить арендную плату за Автомобиль ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления суммы арендной платы на личный банковский счет Арендодателя.
А вот если расходы на арендаторе, то можно предусмотреть такой порядок расчетов.
4. Порядок расчетов
4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем составляет 20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц.
4.2. Арендатор обязан вносить арендную плату за Автомобиль и сумму расходов, потраченную Арендодателем в связи с эксплуатацией Автомобиля,Можно договориться:
{amp}lt;или{amp}gt;о возмещении уже потраченных арендодателем денег на эксплуатацию автомобиля. Допустим, выдавать наличными или перечислять на счет;
{amp}lt;или{amp}gt;о выдаче работнику аванса по его заявлению, а по итогам месяца — об окончательном расчете по авансовому отчету с документами, подтверждающими траты сотрудника ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления денег на личный банковский счет Арендодателя.
Или записать так.
4. Порядок расчетов
4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем состоит:
— из постоянной части в размере 20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц;
— из переменной части в размере суммы, потраченной Арендодателем в связи с эксплуатацией Автомобиля.
4.2. Арендатор обязан вносить постоянную часть арендной платы за Автомобиль ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления суммы арендной платы на личный банковский счет Арендодателя.
4.3. Переменную часть арендной платы Арендатор обязан выплачивать вместе с выплатой зарплаты за месяц, в котором использовался автомобиль.Можно договориться:
{amp}lt;или{amp}gt;о возмещении уже потраченных арендодателем денег на эксплуатацию автомобиля. Допустим, выдавать наличными или перечислять на счет;
{amp}lt;или{amp}gt;о выдаче работнику аванса по его заявлению, а по итогам месяца — об окончательном расчете по авансовому отчету с документами, подтверждающими траты сотрудника
В таком случае работник должен передать машину, сам управлять ею и обслуживать еест. 632 ГК РФ.
Договор № 14
аренды транспортного средства с экипажем
…
2.2. Арендатор обязуется:
2.2.1. Перечислять Арендодателю арендную плату в соответствии с п. 4.1 Договора.
2.2.2. Нести расходы по страхованию Автомобиля.По закону страховать автомобиль должен арендодательст. 637 ГК РФ. Но договором можно предусмотреть эту обязанность за арендатором
…
4. Порядок расчетов
4.1. Плата за пользование Автомобилем составляет
20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц и складывается:
— из арендной платы за пользование Автомобилем — 15 000 руб.;
— из вознаграждения за услуги по управлению Автомобилем — 5000 руб.Платежи по договору аренды с экипажем лучше разбить на две составляющие. Иначе проверяющие из фондов посчитают, что со всей суммы арендной платы по договору аренды с экипажем нужно удержать страховые взносы как с вознаграждения за услуги водителястатьи 634, 636 ГК РФ; Постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № А65-16395/2012
При получении автомобиля по договору аренды (с экипажем или без экипажа) нужно составить и подписать с работником акт приема-передачи. Законодательством его форма не установлена, поэтому разработайте ее самостоятельно. Нужно проверить, чтобы в акте были перечислены и совпадали с указанными в договоре аренды основные технические характеристики передаваемого автомобиля, по которым его можно безошибочно опознать (марка и модель, регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)).
В акте можно также описать техническое и внешнее состояние передаваемого работником автомобиля. К примеру, так.
3. Транспортное средство осмотрено Арендатором. Техническое состояние удовлетворительное, транспортное средство технически исправно.
Внешнее состояние:
— имеется неглубокая царапина длиной 10 см на передней дверце со стороны пассажира;
— на переднем бампере автомобиля есть незначительные потертости.
Иных видимых повреждений нет.Обычно такое описание делается для того, чтобы впоследствии арендодатель не мог потребовать с компании возмещения за дефекты, которые имелись на его автомобиле до передачи машины в ваше пользование
4. Показания одометра при передаче транспортного средства: 42 524 км.
5. Топливо в баке: бензин АИ 95 в количестве 28 л.
| Передал: Арендодатель | Принял: Арендатор генеральный директорООО «Темный лес» | |
 |  |
Сроки договора аренды транспортного средства
Период действия соглашения указывается отдельным пунктом и не имеет каких-либо законодательных ограничений. К соглашению об аренде автомобиля неприменимы: пролонгация на неопределенный срок, преимущественное право аренды и правило его регистрации, при сроках действия более 11 месяцев.
г. _________________ «__»____________ 20__ г.
1.1. Арендодатель передает во временное владение и пользование Арендатору транспортное средство марки ___________________, государственный регистрационный знак _________________, идентификационный номер (VIN) ______________, год выпуска _________, двигатель № _________, шасси (рама) № ________, кузов (коляска) № ___________, паспорт транспортного средства серия _________ № ________________, свидетельство о регистрации (техпаспорт) транспортного средства серия ______ № ___________, выдано _____________________, именуемое в дальнейшем «Транспорт», во временное владение и пользование за плату, а также оказывает Арендатору своими силами услуги по управлению транспортом и по его технической эксплуатации.
1.2. Использование автомобиля не должно противоречить его назначению.
а) в течение всего срока действия настоящего договора поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду транспорта, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей;
б) предоставлять Арендатору услуги по управлению и технической эксплуатации транспорта с обеспечением его нормальной и безопасной эксплуатации в соответствии с целями аренды;
в) обеспечить соответствие состава экипажа и его квалификации требованиям обычной практики эксплуатации транспорта данного вида и условиям настоящего договора. Членами экипажа являются работники Арендодателя и подчиняются распоряжениям Арендодателя, относящимся к управлению и технической эксплуатации, и распоряжениям Арендатора, касающимися коммерческой эксплуатации транспортного средства;
г) страховать транспорт и ответственность за ущерб, который может быть причинен им или в связи с его эксплуатацией.
2.2. Арендатор обязуется:
- уплатить Арендодателю арендную плату в размере, установленном п.3.1 настоящего договора.
2.3. Арендатор вправе без согласия Арендодателя:
- в рамках осуществления коммерческой эксплуатации арендованного транспорта от своего имени заключать с третьими лицами договоры перевозки и иные договоры, если они не противоречат целям использования транспорта.
за использование транспортного средства – _______ (_________________) рублей в день;
оплата услуг экипажа – _______ (_________________) рублей в час.
Общая сумма выплаты по итогам работы за месяц определяется на основании акта. К акту прилагается путевые листы, в которых указывается время работы экипажа, а так же конкретные адреса маршрута следования (основание для оплаты услуг экипажа). Арендная плата за использование транспортного средства рассчитывается по количеству путевых листов.
3.2 Арендная плата вносится Арендодателю ежемесячно не позднее ____ числа месяца, следующего за месяцем, в котором осуществлялось использование автомобиля.
4.1 Договор заключен на неопределённый срок.
5.1. В случае гибели или повреждения арендованного транспорта Арендатор обязан возместить Арендодателю причиненные убытки, если последний докажет, что гибель или повреждение транспорта произошли по обстоятельствам, за которые Арендатор отвечает в соответствии с законом или настоящим договором.
5.2. Ответственность за вред, причиненный третьим лицам арендованным транспортом, его механизмами, устройствами, оборудованием, несет Арендодатель в соответствии с правилами, предусмотренными главой 59 ГК РФ. Он вправе предъявить к Арендатору регрессное требование о возмещении сумм, выплаченных третьим лицам, если докажет, что вред возник по вине Арендатора.
6.1 Договор может быть досрочно прекращен или изменен по соглашению сторон.
6.2 По соглашению сторон арендуемый автомобиль оценен в _______ (_________________) рублей. Данная оценка учитывается при возмещении ущерба.
6.3 Во всем остальном, что не урегулировано настоящим договором, стороны руководствуются действующим законодательством Российской Федерации.
6.4 Все изменения и дополнения к данному договору должны быть составлены в письменной форме и подписаны сторонами.
6.5 Договор составлен на русском языке в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу.
Оплата арендатором арендных платежей
Порядок и сроки платежей арендатора определяется договором. В качестве оплаты могут выступать исключительно денежные средства. При досрочном возврате транспортного средства, арендодатель обязан произвести перерасчет и вернуть часть арендного платежа арендатору.
Договор аренды автомобиля без экипажа (водителя) не может предусматривать переход в собственность арендатора арендуемого движимого имущества, по истечении срока аренды и указания выкупной цены, поскольку не является договором финансовой аренды.
«Маршрутные» документы
Из таких документов видны регулярность использования автомобиля, маршрут движения и время его использования. Поэтому с их помощью вы можете подтвердить:
- факт использования арендованной машины в деятельности компании;
- расходы на ГСМ.
Если у вас не транспортная компания, то вы можете попросить работников, пользующихся арендованными авто, заполнять путевые листы по «вашей» неунифицированной форме. Они могут содержать информацию как за 1 день, так и за неделю или за месяцПисьмо Минфина от 30.11.2012 № 03-03-07/51.
СОВЕТ
Во избежание споров с проверяющими из ПФР и ФСС следите за тем, чтобы работники полноценно заполняли путевые листы. Напомним, что фонды пытаются рассматривать любые выплаты по договорам аренды транспорта как скрытую форму оплаты труда их собственников, на которую нужно начислять страховые взносыПостановление ФАС УО от 26.09.2013 № Ф09-9857/13. А суды могут встать на сторону проверяющих, доначислить взносы и оштрафовать за занижение базы по ним, если у вас, например, нет путевых листов или в них записана ложная информацияПостановление АС УО от 09.07.2015 № Ф09-3788/15.
Еще для подтверждения служебного маршрута можно составлять справку или отчет о движении автотранспорта по сведениям GPS-навигатораПисьмо Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354. В этом документе указывайте характеристики автомобиля, время начала и окончания движения, время стоянки, пробег в километрах.
Пользование и содержание арендуемого имущества
Арендатор за свой счет поддерживает транспортное средство в надлежащем состоянии, производит текущий и капитальный ремонт, в течение всего срока действия соглашения об аренде автомобиля.
Расходы, связанные как с коммерческой, так и с технической эксплуатацией транспортного средства, в том числе покупка запчастей, услуги по ремонту, оплата топлива, осуществляется за счет арендатора.
Страхование транспортного средства и гражданской ответственности лиц, управляющим ТС, осуществляется за счет арендатора. При нанесении ущерба транспортному средству, арендатор обязан возместить соответствующие убытки арендодателю.
В случае, если в соглашении не оговорено обратное, арендатор имеет право от своего имени заключать договоры субаренды и сдавать арендуемое транспортное средство в субаренду третьим лицами, без получения согласия арендодателя. Однако условия эксплуатации, а также цели использования ТС, должны соответствовать первичному договору аренды автомобиля.
По истечении срока аренды, арендатор должен вернуть арендодателю транспортное средство в том состоянии, в котором он его получил или в состоянии, указанном в соглашении. В случае повреждения транспортного средства или задержек в возврате имущества, арендодатель имеет право потребовать от арендатора возмещения понесенных им убытков и неустойку.
Неотделимые улучшения транспортного средства, произведенные за счет арендатора и с согласия арендодателя, должны быть возмещены арендатору в размере стоимости этих улучшений. Отделимые улучшения являются собственность арендатора.
«Расходные» документы
Если по договору вы обязаны оплачивать работнику расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, то, помимо «маршрутных» документовПисьма Минфина от 16.11.2011 № 03-03-06/1/763, от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118, вам понадобятся документы, подтверждающие все расходы. Например, чеки на покупку ГСМ или омывающей жидкости, на оплату мойки, парковки или страховки автомобиля.
| Содержание операции | Дт | Кт |
| Деньги из кассы выданы под отчет | 71 «Расчеты с подотчетными лицами» | 50 «Касса» (51 «Расчетные счета») |
| Затраты на эксплуатацию автомобиля приняты к учету в составе МПЗ | 10 «Материалы» | 71 «Расчеты с подотчетными лицами» |
| Затраты на эксплуатацию автомобиля списаны в состав расходов | 20 «Основное производство» (91 «Прочие доходы и расходы») | 10 «Материалы» |
Если же вы договорились, что работник сначала тратит на эксплуатацию машины свои деньги, а вы по итогам месяца их ему возмещаете, то в бухучете вы:
- сначала примете к учету затраты на эксплуатацию автомобиля (Дт счета 10 «Материалы» – Кт счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»);
- затем выдадите работнику деньги из кассы или перечислите их на его счет (Дт счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кт счета 50 «Касса» (51 «Расчетные счета»)).
Кадровые документы
С их помощью можно, в частности, урегулировать, кто и для каких целей использует арендованный автомобиль. К примеру, это может быть приказ руководителя компании такого содержания.
ООО «Темный лес»
ПРИКАЗ № 8
О закреплении арендованного автомобиля
В связи с необходимостью обеспечить сохранность и целевое использование арендованного автомобиля в деятельности ООО «Темный лес»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Назначить руководителя отдела снабжения Белкина А.С. ответственным за содержание и эксплуатацию арендованного легкового автомобиляФонды видят в выплатах по договорам аренды авто скрытую форму оплаты труда арендодателя, с которой нужно уплатить страховые взносы. И суды могут поддержать инспекторов из фондов, если в компании, в частности, не назначен работник, который должен ездить на арендованном автомобилеПостановление АС УО от 09.07.2015 № Ф09-3788/15. Поэтому лучше не полениться сделать лишний приказ, чтобы не спорить с фондами, хотя обязанности издавать подобные документы законодательством не предусмотрено марки Volkswagen Golf, регистрационный знак — А 341 АМ 67 rus, идентификационный номер (VIN) — WVWZZZ2KZ2W044335.
2. Поручить руководителю отдела снабжения Белкину А.С.:
— оформлять документы, связанные с содержанием и эксплуатацией закрепленного за ним легкового автомобиля;
— передавать указанные документы в бухгалтерию не позднее 3-го числа месяца, следующего за расчетным.
| Генеральныйдиректор | | П.А. Волков |
| С приказомознакомлен |  | А.С. Белкин |
21.07.2015
Не забудьте, что с арендной платы, выплачиваемой работнику-арендодателю, нужно удержать НДФЛподп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 226 НК РФ; Письмо Минфина от 25.12.2012 № 03-04-06/3-366 (п. 1). Страховые взносыч. 3 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ уплачивать не нужно, за исключением той части, которую вы выделите как вознаграждение за управление автомобилем при аренде машины с экипажем.
С суммы возмещаемых работнику расходов, связанных с эксплуатацией машины, НДФЛ и страховые взносы не уплачиваютсяподп. «ж» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; статьи 41, 209 НК РФ.
